Checkliste für Veranstaltungen im Verein
Ob eine Veranstaltung gelingt, hängt davon ab, wie gut sie geplant und durchgeführt wird. Unsere Tipps für Ihre Veranstaltungsplanung.
14.04.2025 • 8 min Lesezeit
Verein als Veranstalter – Sicherheit geht vor
Die Veranstaltung des eigenen Vereins stärkt den Zusammenhalt und ist eine Chance, neue Mitglieder zu gewinnen. Sie soll aber auch allen Gästen eine schöne Zeit bereiten. Aber was ist, wenn etwas passiert, was so nicht vorgesehen war? Veranstalter können von Mitgliedern und Gästen für entstandene Schäden haftbar gemacht werden und damit den Vorstand in ernste Schwierigkeiten bringen. Mit durchdachter Veranstaltungsplanung und koordinierter Durchführung lassen sich solche Szenarien meistens verhindern. Und wenn doch mal etwas schiefgeht, hilft der richtige Versicherungsschutz.
Veranstaltungen, die einen öffentlichen Charakter haben, müssen in der Regel angemeldet werden. Häufig muss auch ein (temporärer) Nutzungsänderungsantrag gestellt werden, wenn man den eigentlichen Nutzen einer baulichen Anlage ändert. Das ist z.B. dann der Fall, wenn Sie die Lagerhalle Ihres Vereinsheims zu einem Oster- oder Weihnachts-Basar machen oder wenn das Sommerfest des Vereins aus Platzmangel auf einen an das Vereinsgelände angrenzenden Parkplatz ausgedehnt werden soll. Die Notwendigkeit zur Anmeldung einer Veranstaltung besteht auch, wenn diese zwar privat ist, aber die Öffentlichkeit davon beeinträchtigt sein könnte. Wenn mit einer Geruchs- oder Lärmbelästigung zu rechnen ist, können ebenfalls Ausnahmegenehmigungen erforderlich werden.
Der erste Schritt ist daher, das Veranstaltungskonzept zumindest grob zu planen und das Vorhaben frühzeitig von einer Behörde genehmigen zu lassen. Zuständig ist meistens das Ordnungsamt bzw. das Bürgermeisteramt, manchmal aber auch das Bauamt oder das Grünflächenamt. Das hängt vom Veranstaltungsort und der behördlichen Struktur ab. Bei der Genehmigung sind häufig auch Genehmigungsfristen zu beachten – in der Regel mindestens vier Wochen.
Gut zu wissen: Planen Sie eine gewinnorientierte Veranstaltung, muss das Finanzamt nicht vorher informiert werden. Jedoch dürfen Sie nicht vergessen, die finanziellen Ergebnisse des Events im Rahmen der Steuererklärung zu melden.
Wie viele Damentoiletten, Herrentoiletten, Urinale und Toiletten für Rollstuhlfahrer vorhanden sein müssen, hängt von der Anzahl der Besucherinnen und Besucher ab. Je nach Bundesland können die Werte hier unterschiedlich sein. Eine erste Orientierung bieten die folgenden Zahlen aus der sogenannten Muster-Versammlungsstättenverordnung. Die ermittelten Zahlen werden auf ganze Zahlen aufgerundet. Mindestens eine je zwölf der erforderlichen Toiletten muss barrierefrei sein.
Beispiel: Sie erwarten 500 Besucher. Dann brauchen Sie bei den Damen drei Toiletten für die ersten 100 Besucher plus für die 400 weiteren Besucher 1,2 Toiletten je 100 Besucher (4 x 1,2) also insgesamt acht Damentoiletten. Bei den Herren sind es ein Toilettenbecken für die ersten 100 Besucher plus für die 400 weiteren Besucher 0,4 Toilettenbecken je 100 Besucher (4 x 0,4) also insgesamt drei Toilettenbecken. Sowie bei den Urinalbecken zwei plus (4 x 0,8) also sechs insgesamt.
| Besucher | Damentoiletten | Herrentoiletten | |
| Toilettenbecken | Toilettenbecken | Urinalbecken | |
| bis 100 | 3 | 1 | 2 |
| über 100, je weitere 100 | 1,2 | 0,4 | 0,8 |
| über 1.000, je weitere 100 | 0,9 | 0,3 | 0,6 |
| über 20.000, je weitere 100 | 0,6 | 0,2 | 0,4 |
Einige Bundesländer ändern aktuell ihre Verordnungen, sodass nur noch „ausreichend“ Toiletten vorhanden sein müssen. Es gibt dann keine festen Rechnungen mehr. Veranstalter müssen die Art und den Ablauf der Veranstaltung berücksichtigen, also ob es sich um eine Messe mit Besuchern über den Tag verteilt handelt oder ein Fußballspiel mit Halbzeitpause.
Planung des Sicherheitskonzepts für Veranstaltungen und Zusammenarbeit mit Behörden
Einen Überblick über die Vorschriften gibt die Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV). Viele Vorschriften sind aber Baurecht und damit Landesrecht. Hier hilft ein Blick in die Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes.
Die Behörde hat das Recht, dem Veranstalter Auflagen zu machen. Art und Umfang ergeben sich aus den Bestimmungen vor Ort. Dabei kann es um Belange des Umweltschutzes gehen, aber auch um den Schutz der Anwohner vor Belästigung durch Lärm, Abfälle oder hohes Verkehrsaufkommen.
Bei Großveranstaltungen ab 5.000 Besuchern ist ein Sicherheitskonzept zwingend erforderlich. Bereits darunter sollten Planungen zur Vorsorge und dem Verhalten bei Not- und Gefahrenfällen allerdings auch selbstverständlich sein.
Da Sie als Veranstalter keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit von Rettungsdienst, Feuerwehr und Polizei haben, sollten Sie die entsprechenden „privaten“ Gegenstücke wie Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache und Ordnungsdienst bei der Veranstaltung einbinden. Im Vorfeld sollten aber dennoch Abstimmungstermine mit Polizei und Feuerwehr stattfinden. Ansprechpartner sind die jeweiligen Leitstellen.
Biegen Sie sich keine Vorschriften zurecht, sondern klären Sie im Zweifel möglichst frühzeitig, ob die rechtlichen Bestimmungen auf Ihr Vorhaben zutreffen. Im Schadensfall müssen Sie lückenlos nachweisen können, dass Sie alle Bestimmungen eingehalten und das Ereignis nicht hätten abwenden können.
Sanitätsdienst bei Sportveranstaltungen
Gerade bei Sportveranstaltungen ist die Anwesenheit von Sanitätern wichtig. Der Sanitätsdienst darf für gewöhnlich keine Krankentransporte durchführen und ersetzt somit nicht den Rettungsdienst.
Wie viele Sanitäter anwesend sein müssen, ist nicht gesetzlich geregelt. Jedoch kann die zuständige Behörde den Einsatz einer bestimmten Anzahl von Sanitätern verpflichtend festhalten. Vorgaben gibt es außerdem von vielen Landesverbänden. Die Hinweise finden sich dann in den Merkblättern zur Veranstaltungsvorbereitung oder in den Prüfungsordnungen. Zudem kann die Anwesenheit eines Arztes gefordert sein. Die Mindestqualifikation ist der Rettungssanitäter, der zudem die Notfallausrüstung mit sich führt und so in der Lage ist, bei schweren Verletzungen oder akuten Erkrankungen die Erstversorgung bis zum Eintreffen des Notarztes durchzuführen. Es empfiehlt sich daher, bei der Planung einen Sanitätsdienst mit einzubeziehen.
Zusätzliche Verantwortlichkeiten bei der Eventplanung
- Relevante Funktionen definieren, z. B. Veranstalter, Vermieter, Dienstleister
- Abgrenzungen der Aufgabenbereiche formulieren und dokumentieren (professionelle Dienstleister können evtl. bei Sicherheitskonzept oder Genehmigungsplanung unterstützen)
- Zeitpensum und Budget kritisch kalkulieren, um Fehler zu vermeiden
- Professionelle und finanzielle Ressourcen schaffen
- Verträge berücksichtigen, die einzuhalten sind
- Richtlinien des Datenschutzes einhalten, z. B. Bildrechte und DSGVO bei der Erstellung von Fotos und Tonaufnahmen
Welche Sicherheitsvorschriften gelten für Veranstaltungen?
Um Risiken zu minimieren, müssen Sie über mögliche Gefahren bei kleinen und großen Events Bescheid wissen. Dazu sollten folgende Themen geklärt werden:
Identifizieren und benennen Sie baulich und anlagebedingte Risiken (insbesondere Elektroinstallationen, Gas/Kohle-Grill, Heizpilze, Fritteuse – Stichwort: Fettbrand). Bestimmen sie einen zuständigen Brandschutzbeauftragten , der Risiken durch Materialien individuell bewertet und etwa mit feuerfester Dekoration reduzieren kann. Halten Sie auch die gesetzlich vorgeschriebene Anzahl von Feuerlöschern und Rauchmeldern ein – diese ist abhängig von der Grundfläche des Gebäudes und spezifischen Brandrisiken. Als Faustregel gilt mindestens ein Feuerlöscher pro 100 Quadratmeter. Bei großen Veranstaltungen kann zudem eine Brandsicherheitswache notwendig sein.
Ausgebildete Fachkräfte sollten technisches Versagen und Bedienfehler verhindern, Elektrotechnik überwachen, die statische Sicherheit insbesondere von Sonderkonstruktionen checken, Stromanschlüsse prüfen und einen Notfallplan bei Stromausfall erstellen. So ist insbesondere in Gebäuden und in den Abendstunden eine mögliche Notstromversorgung wichtig.
Zu seinen Aufgaben gehören die Überwachung der Parkplätze, Verkehrsführung, Beaufsichtigung und das Freihalten der Rettungswege. Außerdem das Lotsen und die Kommunikation mit Rettungskräften, das Überwachen von Jugendschutzmaßnahmen und der Höchstzahl der Besucher, sowie Personen- und Taschenkontrollen. Er überprüft stark alkoholisierte Personen, setzt Ihr Hausrecht durch und schlichtet Auseinandersetzungen mit Platzverweisen. Dabei muss ggf. die Polizei hinzugezogen werden, da der Ordnungsdienst keine „höheren Rechte“ hat als jeder Bürger.
Unwetter, zum Beispiel mit umstürzenden Bäumen oder fliegenden Gegenständen, Schneefall, Hochwasser und starke Hitze sind unberechenbare Faktoren. Je nach Art und Größe der Veranstaltung ist es sinnvoll eine Sicherheitskoordinierung in Form eines Krisenstabs im Vorfeld einzurichten, um schnell reagieren zu können.
Übrigens: Die Veranstaltungsausfallversicherung der ARAG ist für genau solche Fälle da. Sie leistet bei katastrophenartigen Wettereinflüssen, die eine Gefahr für Leib und Leben der an der Veranstaltung beteiligten Akteurinnen und Akteure und des Publikums darstellen wie Hochwasser, Hagelschlag, Blitzschlag, schwere Gewitter, Überschwemmung der Veranstaltungsstätte bzw. der Zufahrten oder Zuwege oder Sturm.
Veranstaltungsprogramm strukturieren
Legen Sie die Dauer und den Umfang der Veranstaltung fest, also Beginn und Ende. Das Format sollte auf das Zielpublikum abgestimmt sein. Ziel ist, den Aufenthalt der Gäste möglichst bis zum Ende der Veranstaltung angenehm zu gestalten. Deshalb empfehlen sich:
- Gepflegte Toilettenanlagen und Personal, das für die Reinhaltung sorgt
- Stromversorgung, ggf. Notstromversorgung für den Abend und innerhalb von Gebäuden
- Überdachte Sitzplätze in ausreichender Zahl bei Vorführungen
- Unterhaltungsprogramme
- Künstlerinnen und Künstler unter Vertrag nehmen
- Eine Veranstaltungsausfallversicherung
- Ausreichend kompetente Ansprechpartner bei Fragen
- Speisen und Getränke
- Beschilderung für Toiletten, Catering, Notausgänge/Fluchtwege etc.
- Vermisstensammelstelle für Kinder mit professioneller ausgewiesener Betreuung
- Zusätzliche Verkaufsstände und Unterhaltungsangebote für Familien
Gut zu wissen: Sorgen Sie für ausreichend Helferinnen und Helfer vor Ort. Diese müssen schon in die Planung mit einbezogen werden, damit die Aufgaben möglichst früh verteilt werden können. Jede Veranstaltung kann nur gelingen, wenn sie von den Vereinsmitgliedern mitgetragen, organisiert und durchgeführt wird.
Dazu gehört auch, zu erkennen, ab wann die Helfer mit der Planung und Durchführung überfordert sind. Übersteigt das Vorhaben die Möglichkeiten des Vereins und der Helfenden, sollte die Veranstaltung in professionelle Hände gegeben werden. Trotzdem kann der Verein weiter an der Planung und Durchführung beteiligt sein.
Den perfekten Veranstaltungsort auswählen
Beim Veranstaltungsort muss es sich nicht um das vereinseigene Gelände oder die Vereinsgaststätte handeln. Sie können auch Gebäude und Flächen der Kommune anfragen und mieten. Der Vorteil liegt darin, dass hier die Voraussetzungen für gewöhnlich besonders gut – und die Örtlichkeiten in der Region bekannt sind. Eine Ortsbesichtigung liefert Ihnen Aufschluss darüber, ob die Infrastruktur für die Umsetzung der Ideen geeignet ist. Das gilt besonders für Veranstaltungen auf unbefestigten Flächen.
Übrigens: Bei der Entscheidung für den passenden Ort hilft auch die Nachbereitung der letzten Veranstaltungsplanung. Was gut und was weniger gut funktioniert hat, hilft Ihnen, das aktuelle Vorhaben noch besser zu planen.
Der Veranstaltungsort sollte die Grundbedingungen erfüllen, die den Schwerpunkt der Veranstaltung ausmachen. Dazu gehören:
- Trinkwasserversorgung
- Technische Ausstattung
- Ausreichende Stromversorgung
- Catering oder Küche vor Ort
- Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, bei Bussen und Bahnen ggf. Sondertaktung abstimmen
- Parkmöglichkeiten, auch für Reisebusse
- Anforderungen für die konkreten Vorhaben (passendes Gelände)
- Einfache Müllentsorgung
- Ausreichend Platz für die zu erwartenden Besucher (besonders schwierig bei kostenlosen Events im Freien, da die Besucherzahlen schwer zu kalkulieren sind)
- Bestuhlungsplan mit erforderlichen Fluchtwegbreiten (falls nötig)
- Aufstellflächen und Anfahrtswege für Rettungskräfte
Die Veranstaltung erfolgreich bewerben
Für die Bewerbung Ihrer Vereinsfeier gibt es mehrere Möglichkeiten. Die eigenen Mitglieder können über einen Newsletter und postalisch informiert werden. Für Follower und Fans eigenen sich Social-Media-Kanäle. Je nach Größe der Veranstaltung sind gesonderte Informationen für die Anwohner empfehlenswert, z. B. mit professionellen Flyer. Auf Plakaten muss der Veranstalter benannt werden. Persönliche Einladungen ergehen außerdem an den Bürgermeister, an Vertreter der Kommunalpolitik, an Sponsoren und an andere Personen, die für den Verein wichtig sind.
Gerade bei großen öffentlichen Veranstaltungen empfiehlt sich der Kontakt zur lokalen Presse. Das sollte in der Pressemitteilung in jedem Fall enthalten sein:
- Datum
- Ort
- Eintrittspreise
- Art der Veranstaltung
- Auftritte und Vorführungen
- Fotos von früheren Veranstaltungen
- Ansprechpartner
- Sponsoren
- Hinweise zur Anreise & Parkmöglichkeiten
Welche Versicherung für Veranstaltungen abschließen?
Versicherungen schützen den Verein und den Vorstand im Falle von Schäden, wie sie im Rahmen einer Veranstaltung eintreten können. Verbandsangehörige Vereine erhalten über ihren Dachverband häufig Versicherungsschutz, der auch für Veranstaltungen gilt. Hier sollte der Vorstand allerdings gründlich prüfen, ob der Versicherungsschutz alle Risiken abdeckt, denn das ist nicht immer der Fall. Die ARAG bietet Zusatzversicherungen für Vereine und Verbände, die für einen umfangreichen Schutz sorgen. Die Versicherungen müssen rechtzeitig zur Veranstaltungsplanung abgeschlossen sein.
Richtet der Verein die Veranstaltung für einen Dritten aus, greifen eigene Versicherungen in aller Regel nicht! Vereine sollten sich daher vor der Zusage an ihren Versicherer wenden. Ein Beispiel sind Veranstaltungsausfälle, die nicht von klassischen Versicherungen abgedeckt sind und die der Verein nicht immer verhindern kann. Eine Veranstaltungsausfallversicherung hingegen schützt den Verein.
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