Newsletter für Vereine: Was Sie über Tools, Datenschutz & Co. wissen müssen
Immer mehr Vereine setzen auf Newsletter. Erfahren Sie, welche Dinge bei Erstellung und Versand beachtet werden müssen und wie Sie E-Mails für Ihren Verein am besten gestalten.
22.02.2023 • 5 min Lesezeit
Mit Vereinsnewslettern Mitglieder informieren und den Club repräsentieren
Informationen, die früher per Brief oder auf Mitteilungsblättern versandt wurden, gelangen heutzutage oft auf digitalem Weg – per E-Mail – an die Adressaten. In den vergangenen Jahren haben Newsletter als Kommunikationskanal stark an Bedeutung gewonnen: Über 60 Prozent deutscher Newsletter-Abonnenten erhalten mehrmals täglich ein Mailing. Kein Wunder also, dass auch immer mehr Sportvereine über Newsletter kommunizieren und diese in ihre Öffentlichkeitsarbeit einbinden. So halten sie nicht nur Mitglieder und Kursteilnehmer über das Geschehen innerhalb des Clubs auf dem Laufenden, sondern treten auch regelmäßig gezielt mit Sponsoren, Förderern und anderen Zielgruppen in Kontakt.
Vereinsnewsletter sind gerade deshalb gut geeignet, weil die Abonnenten – im Gegensatz zu kommerziell ausgerichteten Unternehmen – ehrliches Interesse besitzen. Zudem sind Mails im Vergleich zu Print-Materialien günstiger und schneller erstellt.
Vier gute Gründe, einen Newsletter im Verein zu etablieren
Ein Newsletter macht sich sowohl für die interne (Mitglieder, Ehrenamtliche etc.) als auch externe (Presse, Sponsoren etc.) Kommunikation eines Vereins bezahlt.
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Mitgliederbindung
Mit einem Newsletter können Vereinsmitglieder einfach erreicht und auf dem Laufenden gehalten werden. Berichten Sie im Vereinsnewsletter von Turnieren, Jubiläen oder sportlichen Erfolgen und halten alle Beteiligten nah am Geschehen dran. -
Mehr Transparenz und Feedback
Über eine regelmäßige Kommunikation per Newsletter kann der Verein Rückblicke und Ausblicke teilen, Treffen und Versammlungen ankündigen und sich bei Bedarf auch kritisches Feedback holen. So fühlen sich die Abonnenten noch mehr wie ein Teil des Sportvereins. -
Neue Mitglieder gewinnen
Ein Newsletter kann auch dazu genutzt werden, neue Vereinsangebote zu kommunizieren und so interessierte Menschen im Umfeld des Sportclubs für seine Arbeit zu begeistern. -
Wertschätzung für Sponsoren und Ehrenamtliche
Indem Geldgeber und ehrenamtliche Mitarbeitende regelmäßig Erwähnung finden und mitunter auch direkt adressiert werden, lässt sich das Vereinsnetzwerk festigen.
Gerade die anfänglichen Hürden beim Aufsetzen eines Newsletters können abschreckend wirken. Ein Newsletter für Vereine bedeutet zusätzlichen Arbeitsaufwand. Nicht nur das Versenden, sondern auch das Zusammentragen von Informationen, das Texten und die Bildbearbeitung bedarf Ressourcen. Sobald der Prozess der regelmäßigen Newsletter-Erstellung klar definiert ist und Sie mit den Aufgaben vertraut sind, ist ein Mailing für Ihren Verein jedoch kein Hexenwerk. Inzwischen gibt es zudem diverse Tools, die die Erstellung und den Versand Ihres Vereinsnewsletters vereinfachen.
Das richtige Newsletter Tool für Vereine wählen
Prinzipiell können Newsletter entweder über den eigenen Webspace (also beispielsweise über eine interne Mailfunktion oder ein Plug-in) versendet werden oder über einen externen Zustelldienst.
Letzterer besitzt den Vorteil, dass viele weitere Funktionen wie Anmeldeformulare für die Website, Baukastensysteme zur individuellen Gestaltung der E-Mails sowie Reports und Analysen möglich sind. Newsletter Tools sind auf den Versand von E-Mails spezialisiert und daher bei den meisten E-Mail-Providern auf sogenannten Whitelists gelistet. So werden Ihre Verein-Mails nicht als Spam markiert.
Weitere Vorteile von Newsletter Tools für Vereine sind:
- übersichtliches Anlegen und Verwalten von Empfängerlisten
- professionelle Gestaltung der E-Mail
- Prüfung spezifischer Einstellungen wie z. B. der Betreffzeile
- einfache Auswertung der Mailings
- nützliche Anmerkungen zu datenschutzrelevanten Aspekten
Gut zu wissen: Wir empfehlen Vereinen ein Newsletter Tool zu wählen, das sämtliche Daten auf Servern innerhalb Deutschlands oder der EU speichert.
Fünf Tipps und Tricks für Ihren Newsletter
Sie sind sich noch nicht sicher, wie Sie Ihren Vereinsnewsletter am besten aufsetzen? Mit diesen fünf Tipps und Tricks kommen Sie schnell ein gutes Stück weiter:
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Setzen Sie auf gesunden Minimalismus:
Ein Newsletter muss nicht aus zehn verschiedenen Meldungen und Nachrichten bestehen. Weniger ist hier mehr. Konzentrieren Sie sich also immer wieder auf die zentrale Botschaft, fassen Sie sich kurz und lockern Sie Texte, wenn möglich, mit Bildern auf. -
Legen Sie die richtige Gestaltung fest:
Hat Ihr Verein bereits ein Corporate Design, bestimmte Logos oder wiedererkennbare Vereinsfarben? Dann passen Sie das Design Ihres Newsletters entsprechend an. Denken Sie auch daran, dass die meisten E-Mails heutzutage über das Smartphone gelesen werden. Ihr Design sollte sich responsiv verhalten. -
Kommunizieren Sie offen:
Wenn möglich, dann sollte als Absender des Newsletters eine Person genannt sein – und nicht der Verein als Ganzes. Schreibt etwa der Pressewart den Newsletter, dann sollte auch sein Name erwähnt werden. -
Binden Sie Unterstützer und Sponsoren ein:
Durch Logos, Fotos und Verlinkungen zu Websites können Sie nicht nur auf Ihren Verein aufmerksam machen, sondern auch auf sein Unterstützernetzwerk. -
Vergessen Sie die Kündigungsoption nicht:
Abonnenten eines Newsletters müssen stets die Möglichkeit haben, diesen wieder abzubestellen. Ermöglichen Sie Lesern in Ihrem Vereinsmailing das Abmelden (sogenanntes Opt-out). Meist wird das in der Fußzeile mit einem „Wenn Sie den Newsletter abbestellen möchten, klicken Sie hier“ oder Ähnlichem getan.
Wichtig: Achten Sie bei Fotos und Bildern auf das Persönlichkeitsrecht der abgebildeten Personen und das Urheberrecht.
Analyse und Auswertung: Newsletter für Vereine optimieren
Um herauszufinden, wie erfolgreich Ihr Newsletter war, haben Sie die Möglichkeit, einige Kennzahlen auszuwerten. Dies ermöglicht Ihnen einen Einblick in das Nutzerverhalten Ihrer Abonnenten und deckt mögliche Verbesserungspotenziale auf.
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Zustellrate:
Die Zustellrate gibt an, wie viele Abonnenten auch tatsächlich den Newsletter im Postfach erhalten haben. Nur weil Sie eine Mail an 500 E-Mail-Adressen versenden, kommen nicht automatisch alle an. Das kann an Tippfehlern oder einer veralteten Adresse liegen.
Tipp: Räumen Sie Ihre Empfängerliste also am besten regelmäßig auf. -
Öffnungsrate:
Die Öffnungsrate zeigt, wie viele Abonnenten Ihren Newsletter tatsächlich gelesen bzw. geöffnet haben. Oft ist der Betreff schon entscheidend darüber, ob ein Mailing überhaupt geöffnet wird.
Tipp: Machen Sie mit einer ansprechenden Betreffzeile Lust aufs Lesen der E-Mail. -
Klickrate:
Anhand dieser Metrik können Sie herausfinden, wie viele Leser im Newsletter – sofern vorhanden – auf Links zu weiterführenden Themen (bspw. auf Ihrer Vereinswebsite ) geklickt haben. Die Klickrate ist somit ein gutes Indiz, welche der versendeten Inhalte besonders interessant für die Leser waren.
Tipp: Animieren Sie Abonnenten zum Klicken, indem der Link- bzw. Button Text klare Aufforderungen enthält, wie beispielsweise „Jetzt mehr erfahren“ oder „Hier entlang zum Vorverkauf“.
Um einen Newsletter für Vereine nachhaltig zu optimieren, heißt es, verschiedene Optionen zu testen und Ihre Erfahrungswerte zu bündeln. In einigen Fällen reicht eine einfache Umstrukturierung im Aufbau oder ein neues Wording schon aus, um die oben aufgezählten Analyse-Metriken zu verbessern. Probieren Sie auch mit Bildern oder interaktiven Inhalten mehr Leser zu begeistern.
E-Mail-Newsletter: Achten Sie auf Aktualität und Relevanz
In der Regel werden E-Mail-Newsletter um einen aktuellen Anlass oder eine zentrale Meldung herum aufgebaut. In der Vereinsarbeit kann das zum Beispiel eine Einladung zum nächsten großen Vereinsevent oder die Ankündigung neuer Sportangebote sein. Je nachdem, an wen sich der Newsletter richtet, können hier aber natürlich auch andere Themen im Fokus stehen, zum Beispiel die wichtigsten Neuigkeiten aus der Arbeit des Vereinsvorstands oder das richtige Verhalten bei einem Sportunfall.
Ergänzt werden kann der Newsletter mit kleineren Meldungen, ansprechenden Bildern und weiterführenden Links. In keinem Fall fehlen sollten zudem auch formelle Aspekte wie eine direkte Ansprache der Newsletter-Abonnenten, aussagekräftige Überschriften oder Hervorhebungen und das Versanddatum.
Melden Sie sich doch bei einigen Newslettern an und lassen sich von verschiedenen Möglichkeiten bei Layout und Ähnlichem inspirieren.
Empfänger segmentieren für zielgruppenspezifische Ansprache
Sollten Sie eine große Zahl an Abonnenten besitzen, kann eine Segmentierung innerhalb der Empfängerliste sinnvoll sein. So können Sie Vereinsmailings gesondert an Zielgruppen mit unterschiedlichen Interessen ausspielen, zum Beispiel Fußballturnierneuigkeiten an Fußballinteressierte und Informationen zum Kindersport an Eltern. Vereinsübergreifende Themen wie Inklusion im Sportverein oder die /vereinsversicherung/werte-sport/ können natürlich in allen Segmenten platziert werden bzw. in übergreifenden Mails geschickt werden.
Rechtliche Grundlagen und DSGVO beim Newsletter Versand
Bei der Erstellung von Newslettern wird oft vergessen, dass diese einer ganzen Reihe von rechtlichen Vorschriften unterliegen. So ist beispielsweise klar vorgeschrieben, dass die Abonnenten eines Newsletters dem Empfang zuvor ausdrücklich zugestimmt haben müssen. Das funktioniert über das Double-Opt-in Verfahren (DOI). Dabei müssen Nutzer der Newsletter-Anmeldung über eine Bestätigungsmail zustimmen.
Überlegen Sie gut, in welcher Frequenz Ihr Newsletter erscheinen soll – und bleiben Sie bei dem Rhythmus. Ein zusätzlicher Sonder-Newsletter zu einem wichtigen Thema ist sicher ok, aber wenn Sie ein wöchentliches Aussenden angekündigt haben, kann es Ärger geben, wenn Sie plötzlich noch viel öfter verschicken. Das könnte als unerlaubte E-Mail-Werbung gewertet werden, wie ein Gerichtsurteil des Kammergerichts Berlin (Az.: 5 U 1043/20) zeigt.
Die sogenannte Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt fest, dass bei der Anmeldung zu einem Newsletter in der Regel keine verpflichtenden personenbezogenen Daten abgefragt werden dürfen. Die Angabe der E-Mail-Adresse des Empfängers sollte an dieser Stelle genügen. Andere Felder dürfen nicht als Pflichtfelder gekennzeichnet sein, sondern müssen ausdrücklich als „freiwillig“ markiert werden. Liegen dem Verein personenbezogene Daten wie der Name und das Geburtsdatum von Newsletter-Abonnenten vor, müssen diese nach der Abmeldung vom Newsletter endgültig und vollständig gelöscht werden.
Ist das Anmeldeformular auf der Webseite des Vereins eingebunden, dann sollte dieses außerdem einen Verweis auf die Datenschutzerklärung enthalten. In dieser sollte unter anderem dargelegt werden, welche personenbezogenen Daten der Verein erhebt und aus welchem Grund – und ob eine Newsletter-Software für den Versand verwendet wird.
Darüber hinaus gilt auch für Newsletter eine Impressumspflicht. Das bedeutet im Falle eines Vereinsnewsletters, dass der Verein als juristische Person klar benannt werden muss, dass eine Anschrift und ein direkter Kontakt angegeben werden und dass auch die Vereinsnummer angefügt ist.
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