Auf den Punkt

 
  • Egal, ob Vereinsjubiläum, Weihnachtsfeier oder Mitgliederehrung: An Anlässen für Vereinsfeiern mangelt es nicht.
  • Wollen Sie nicht nur Vereinsmitglieder einladen, dann lohnt es sich, Ihre Party auch mit Flyern oder Einladungen nach außen zu kommunizieren.
  • Live-Konzerte, Jubiläumsturniere, Festreden: Je nach Art der Feier kann das Partyprogramm bunt gestaltet werden.
  • Werden Essen oder Getränke auf dem Vereinsfest serviert, müssen bei der Lebensmittel- und Personalhygiene gewisse Standards eingehalten werden.

Warum Vereinsfeste wichtig sind

Vereine werden nicht nur von den Sportangeboten getragen, die sie ihren Mitgliedern bieten, sondern auch und insbesondere durch ihre gemeinschaftliche und soziale Atmosphäre. Eine zentrale Aufgabe der Vereinsverantwortlichen ist es deshalb nicht nur für professionelles Training und eine angemessene Ausstattung zu sorgen, sondern auch für gute Laune und ein geselliges Vereinsleben. Eine wichtige Rolle spielen dabei nicht zuletzt Vereinsfeste und -veranstaltungen. Denn hier kommen Mitglieder zusammen und können sich auch abseits der täglichen Vereinsarbeit kennenlernen und austauschen.

Zudem bieten Feste – ganz egal ob Vereinsjubiläum, Weihnachts- und Sommerfest oder Tag der offenen Tür – eine ganze Reihe von Vorteilen für Vereine:

  1. Stärkung der Vereinsgemeinschaft
  2. Steigerung der Bekanntheit des Vereins
  3. Positive Effekte für die Mitgliedergewinnung
  4. Einnahmen- und Spendengenerierung
 

Vereinsjubiläum: Immer Grund zum Feiern

Ob 1. oder gar 100-Jähriges: Vereinsjubiläen eignen sich besonders als Anlass für Vereinsfeste, weil sie dem Verein eine passende Möglichkeit bieten, auf die eigene Geschichte zurückzublicken und bestimmte Meilensteine zu feiern.

Zudem können auf einer Jubiläumsfeier verdiente Mitglieder geehrt oder gewisse Projekte des Sportvereins in den Mittelpunkt gerückt werden. Und nicht zuletzt sorgen runde Geburtstage in der Regel auch für öffentliche und mediale Aufmerksamkeit, die Vereine nutzen können, um für ihre Arbeit und um neue Interessenten und Sponsoren zu werben.

Ein Vereinsjubiläum kann sich sowohl auf das Bestehen des gesamten Sportvereins an sich beziehen als auch auf die Gründung gewisser Abteilungen oder die Mitgliedschaft einzelner langjähriger Mitglieder.

Weihnachtsfeier im Verein: Das Jahr festlich ausklingen lassen

Eine ähnlich gute Möglichkeit für eine ausgelassene Vereinsfeier wie ein Jubiläum bietet das alljährliche Weihnachtsfest. Dieses ist nicht zuletzt perfekt für eine Vereinsfeier geeignet, weil es neben einer Neujahrsfeier gleichzeitig auch als gelungener Jahresabschluss dienen kann.

Angesichts der Tatsache, dass die Vereinsmitglieder hier womöglich das letzte Mal vor Jahresende zusammenkommen, ist eine Weihnachtsfeier der perfekte Moment, um auf die Ereignisse des Jahres zurückzublicken, die Highlights Revue passieren zu lassen und einen kleinen Ausblick in die Zukunft des Vereins zu wagen – sei es durch eine offizielle Festrede oder eine Foto-Slideshow im Hintergrund.

Vereinsfeier planen: Die richtige Organisation ist das A und O

Um nicht in Stress zu verfallen, empfiehlt sich für die Planung Ihrer Vereinsfeier eine Vorlaufzeit von mindestens zwei bis drei Monaten. So haben Sie genug Zeit, damit das Fest zum vollen Erfolg wird. Auch das Datum spielt dabei eine wichtige Rolle. Feiertage, Ferientermine oder Parallelveranstaltungen werden zur Konkurrenz für Ihre Vereinsfeier. Sorgen Sie dafür, dass so viele Menschen wie möglich den Termin an dem gewählten Datum wahrnehmen können. Damit kein wichtiger Organisationspunkt unter den Tisch fällt, verdeutlicht die Grafik einige wichtige Punkte und die empfohlene Reihenfolge, in der Sie die Vereinsfeier planen.

Wie soll gefeiert werden?

An Anlässen für eine Vereinsfeier besteht kein Mangel. Doch wie soll diese Feier eigentlich genau aussehen – und mit welcher Art von Festivitäten erreichen Sie Ihre Vereinsmitglieder am besten? Wir haben ein paar Ideen für Sie zusammengestellt:

  • Die gute alte Party: Sei es ein Abend mit Snacks und Getränken im Vereinsheim oder eine Tanzparty in einer angemieteten Festhalle – das gefällt den meisten und Sie machen in der Regel nichts falsch.
  • Das Jubiläumsturnier: Sie wollen einen besonderen Anlass feiern, aber den Kern des Vereinslebens – den Sport – dabei nicht aus den Augen verlieren? Dann kombinieren Sie Ihre Feier doch einfach mit einem besonderen Jubiläumsturnier oder -wettkampf.
  • Das Ehemaligentreffen: Geht es bei Ihrer Vereinsfeier vor allem um die Geschichte des Vereins und seiner Mitglieder? Dann laden Sie doch einfach auch ehemalige Mitglieder und Helfer ein und passen Sie das Programm entsprechend an.

Damit das Vereinsfest zum vollen Erfolg wird – Gäste einladen und Mitglieder informieren

Wollen Sie zu Ihrem Fest Gäste anlocken, die nicht aus dem direkten Vereinsumfeld kommen? Dann brauchen Sie dafür die richtige Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Wichtig sind hierbei auch die entsprechenden Einladungen. Denn wie sollen Interessierte sonst herausfinden, was Sie planen?

Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Einladungsschreiben sowohl auf die Angabe der wichtigsten Eckdaten (Datum, Ort, Anlass, Uhrzeit etc.) als auch auf die richtigen Versandkanäle. Laden Sie nur Vereinsmitglieder ein, dann kann es bereits ausreichen, die Einladungen per E-Mail-Verteiler zu verschicken oder als Flyer auf dem Vereinsgelände auszulegen. Wollen Sie wiederum ein größeres Publikum anlocken, dann sollten Sie sich auch um andere Kommunikationswege bemühen. Je nach gewünschter Größe der Feier eignen sich hierfür Inserate in lokalen Zeitschriften, Hinweise in Ihrem Newsletter oder auf der Vereinshomepage, Posts bei Social Media oder der Aushang von Plakaten in der Gemeinde.

Einladungen für Ehrengäste zum Vereinsjubiläum wiederum sollten Sie unbedingt postalisch verschicken.

Mit Reden zum Vereinsjubiläum begeistern

Feiert Ihr Verein einen besonderen Moment, dann sollte dieser auch ausreichend gewürdigt werden. Besonders gut gelingt dies in der Regel mit einer Festrede, die entweder von einem Vereinsverantwortlichen (z. B. dem Vorstand) oder gar von einem Gast gehalten wird. Hierfür kommen zum Beispiel prominente Sponsoren bzw. Unterstützer des Vereins oder Repräsentanten der Gemeinde, wie der Bürgermeister o. Ä. in Frage.
Damit eine Rede ihr Ziel nicht verfehlt, sollte der Verein dem Redner jedoch immer ein paar Details mit auf den Weg geben und die wichtigsten Punkte verschriftlichen.

  • Was soll auf dem Vereinsfest gefeiert werden?
  • Welche Errungenschaften des Vereins stehen im Mittelpunkt?
  • Soll die Rede eher sachlich und fachlich oder persönlich sein?
  • Wie viel Zeit ist für die Rede vorgesehen?

Je mehr Orientierungspunkte Sie dem Redner mitgeben, desto besser kann dieser sich vorbereiten.

 

Vereinsbesitz zuverlässig absichern

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Vereinsfest organisieren: Ideen für ein spannendes Programm

Sind der Zeitpunkt und der Ort für Ihre Vereinsfeier erst mal festgelegt, dann ist es als Nächstes an der Zeit, das entsprechende Programm zu planen. Doch welche Programmpunkte kommen für so ein Fest infrage? Wir haben einige Ideen für Sie zusammengestellt:

  • Sektempfang oder Willkommenscocktail
  • Grußworte, Festreden und Ansprachen
  • Turniere oder Legendenspiele mit feierlichen Siegerehrungen
  • Flohmärkte und Tombolas (z. B. zugunsten wohltätiger Zwecke)
  • Ehrungen und Auszeichnungen von Vereinsmitgliede
  • Live-Konzerte und artistisches Bühnenprogramm
  • Diashows oder Foto-Präsentationen
  • Tanzparty mit DJ

Verlieren Sie bei der Planung des Programmes nicht die Zeit aus den Augen. Zu wenig Aktion kann zu langen Wartezeiten und Langeweile führen. Übermäßig viele Programmpunkte hingegen wirken unter Umständen gezwungen und hektisch. Planen Sie daher die Acts mit entsprechenden Zeiten ein. Weitere Tipps erhalten Sie in unserem Artikel Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung.

Verpflegung auf der Vereinsfeier planen: Catering oder Selbstgemachtes?

Nicht fehlen darf auf einer Vereinsfeier die entsprechende Verpflegung: Von alkoholischen und alkoholfreien Getränken über Snacks für zwischendurch bis hin zum Mittag- oder Abendessen. Für diesen Service kann der Verein entweder selbst sorgen oder einen entsprechenden Zulieferer bzw. Dienstleister wie einen Catering-Service engagieren. Letzterer kann nicht nur die entsprechenden Speisen, Snacks und Getränke bereitstellen, sondern auch das nötige Personal und Geschirr.

Ob Sie für die Verköstigung auf Ihrem Vereinsfest einen Dienstleister beauftragen oder vereinsintern selbst delegieren und erledigen, sollten Sie vor allem von den verfügbaren Kapazitäten und dem vorhandenen Budget abhängig machen. Denn Catering-Services sind kostspielig, besonders, wenn sie für einen ganzen Abend oder sogar einen ganzen Tag für viele Personen gebucht werden müssen.

Eventuell ist Ihr Vereinsfest auch eine geeignete Gelegenheit, potenzielle Sponsoren aus der Gastronomie anzuschreiben. Diese könnten dann mit Eigenwerbung auf Ihrer Vereinsfeier auftreten. Sie sparen dann wiederum bei den Kosten für Essen, Getränke oder Service.

Hygienevorschriften bei Vereinsfesten

Oft in Vergessenheit gerät bei Vereinsfeiern mit entsprechendem Speise- und Getränkeangebot, dass hier bestimmte lebensmittelrechtliche Vorgaben eingehalten werden müssen (auch, wenn für Vereinsfeste gewisse Erleichterungen gelten). So sollte der Veranstalter des Festes sowohl auf die Lebensmittelhygiene achten als auch auf die Personalhygiene.

Zur Lebensmittelhygiene gehört dabei unter anderem:

  • fachgerechte Kühlung und Lagerung von Fleisch
  • richtige Entsorgung von Resten
  • Dokumentation von Lieferscheinen und Rechnungen
  • Trennung von Abfällen und Reinigungsmitteln
  • Schutz bestimmter Geräte vor Schmutz, Staub und Ungeziefer

Zur Personalhygiene gehören wiederum die Einhaltung von Hygienestandards wie:

  • regelmäßiges Händewaschen
  • Tragen von Kopfbedeckungen und Einmalhandschuhen bei der Essenszubereitung
  • Verwendung entsprechender Zangen und anderer Instrumente beim Kontakt mit Lebensmitteln

Zudem sollte Personal, das Anzeichen einer Krankheit oder Hautkrankheit zeigt, nicht eingesetzt werden bzw. unter keinen Umständen in Kontakt mit Küchenoberflächen oder Lebensmitteln kommen.

Allergenkennzeichnung bei Vereinsfesten

Auch wenn bei vielen Events und Veranstaltungen mittlerweile die Zusatzstoffe in den jeweiligen Speisen angegeben werden (etwa Phosphat, Konservierungsstoffe und Farbstoffe sowie Allergene), ist ein komplettes Zutatenverzeichnis bei Vereinsfesten in der Regel nicht qua Gesetz erforderlich. Zudem hat die EU-Kommission zuletzt klargestellt, dass auch die Regeln zur Allergenkennzeichnung nur an Orten wie Kantinen, Bäckereien und Gasthäusern gelten, nicht jedoch im ehrenamtlichen Bereich. Trotzdem sollten Sie sich im besten Fall bei Ihren Gästen über etwaige Lebensmittelunverträglichkeiten informieren und/oder versuchen, bestmöglich auf diese hinzuweisen (z. B. auf mögliche Allergene wie Erdnüsse, Weizen oder Sellerie).

Die ARAG Sportversicherung steht Ihnen auch bei Ihrem Vereinsfest zur Seite. Für die Vorbereitung, Durchführung und für die Aufräumarbeiten besteht der volle Versicherungsschutz der Sportversicherung. Die offiziell beauftragten Helfer sind auch dann versichert, wenn sie kein Mitglied im Verein sind.

 

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