Die Veranstaltung des eigenen Vereins stärkt den Zusammenhalt und ist eine Chance, neue Mitglieder zu gewinnen. Sie soll aber auch allen Gästen eine schöne Zeit bereiten. Aber was ist, wenn etwas passiert, was so nicht vorgesehen war? Veranstalter können von Mitgliedern und Gästen für entstandene Schäden haftbar gemacht werden und damit den Vorstand in ernste Schwierigkeiten bringen. Mit durchdachter Veranstaltungsplanung und koordinierter Durchführung lassen sich solche Szenarien meistens verhindern. Und wenn doch mal etwas schiefgeht, hilft der richtige Versicherungsschutz .

Welche Genehmigungen braucht man für eine Veranstaltung?

Veranstaltungen, die einen öffentlichen Charakter haben, müssen in der Regel angemeldet werden. Häufig muss auch ein (temporärer) Nutzungsänderungsantrag gestellt werden, wenn man den eigentlichen Nutzen einer baulichen Anlage ändert. Das ist z.B. dann der Fall, wenn Sie eine Lagerhalle zu einem Oster- oder Weihnachts-Basar machen. Oder wenn das Sommerfest des Vereins aus Platzmangel auf einen an das Vereinsgelände angrenzenden Parkplatz ausgedehnt werden soll. Die Notwendigkeit zur Anmeldung besteht auch, wenn die Veranstaltung zwar privat ist, aber die Öffentlichkeit davon beeinträchtigt sein könnte. Dabei geht der Gesetzgeber sehr weit. Direkte Beeinträchtigungen entstehen bei hohen Besucherzahlen und nötigen Parkplätzen. Ist darüber hinaus mit viel Lärm oder starker Geruchsbelästigung zu rechnen, können Ausnahmegenehmigungen erforderlich werden, die aber die Erfordernisse der reinen Veranstaltungsgenehmigung sprengen.

Der erste Schritt ist daher, die Veranstaltung zumindest grob zu planen und das Vorhaben frühzeitig mit der zuständigen Behörde abzustimmen und genehmigen zu lassen. Zuständig ist meistens das Ordnungsamt bzw. das Bürgermeisteramt, manchmal aber auch das Bauamt oder das Grünflächenamt. Das hängt vom Veranstaltungsort und der behördlichen Struktur ab. Bei der Genehmigung sind häufig auch Genehmigungsfristen zu beachten – in der Regel mindestens vier Wochen.

Welche Genehmigungen braucht man für eine Veranstaltung?

Folgende Genehmigungen und Vorbereitungen sind verpflichtend oder empfehlenswert:

  • Glasfreier Getränkeausschank und Verköstigung. Hier ist ein Gewerbeschein erforderlich – Stichwort: Gaststättenerlaubnis.
  • Anmeldung GEMA bei Live-Musik oder Musik vom Band
  • Finanzamt bei gewinnorientierten Veranstaltungen
  • Haftpflichtversicherung abschließen, für Sportvereine besteht bei satzungsgemäßen Vereinsveranstaltungen Versicherungsschutz über den Sportversicherungsvertrag des Landessportbunds/Landessportverbands
  • Unter anderem müssen Zelte über 75 qm und Bühnen über 100 qm angemeldet und genehmigt werden. Sie gelten als genehmigungspflichtige fliegende Bauten.
  • Hinweis auf Jugendschutzgesetz anbringen
  • Toiletten in ausreichender Menge zur Verfügung stellen: Anlässlich des Betriebs von Bierzelten oder ähnlichen vorübergehenden Gaststättenbetrieben, sollten in unmittelbarer Nähe des Veranstaltungsorts ausreichende und einwandfreie Toilettenanlagen vorhanden sein.

Vereine, die gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich tätig sind, brauchen keinen Gewerbeschein für den Getränkeausschank, wenn die Bewirtung an höchstens drei Tagen im Jahr stattfindet. Der Veranstalter muss die Absicht haben, einen Ertrag zu erzielen.

Ein Rechenbeispiel

Bei Gaststätten in sogenannten fliegenden Bauten (z.B. Bierzelten), für die eine Gestattung zum Ausschank alkoholischer Getränke beantragt wird, sind pro angefangene 350 qm mindestens 1 Herrentoilette, 2 Urinalbecken oder 2 m Rinne und 2 Damentoiletten mit jeweils Handwaschgelegenheiten und hygienisch bedenkenloser Möglichkeit für das Händetrocknen erforderlich.
Für Versammlungsstätten wird die Menge der benötigten Toiletten nach der Personenzahl berechnet und nicht nach Quadratmetern. Das regelt die Versammlungsstättenverordnung VStättV(O) des jeweiligen Bundeslandes.
Vereinfacht kann man sagen, dass die Versammlungsstättenverordnung für Veranstaltungen in Räumen ab einer Größe von 200 Besuchern und im Freien ab einer Größe von 1.000 Besuchern gilt.

Besucher Damentoiletten Herrentoiletten
Toilettenbecken Toilettenbecken Urinalbecken
bis 100 3 1 2
bis 1.000, je 100 1,2 0,4 0,6
über 20.000, je weitere 100 0,6 0,2 0,4

Quelle: EVVC
Stand 12.12.2017

Beispiel: Sie erwarten 500 Besucher, dann brauchen Sie (500:100 x 1,2 =) 6 Damentoiletten sowie (500:100 x 0,4 =) 2 Herrentoiletten und (500:100 x 0,8 =) 4 Urinalbecken. Es ist bei der Berechnung immer auf die nächste ganze Zahl aufzurunden. Außerdem muss für Rollstuhlbenutzer eine ausreichende Zahl geeigneter, barrierefrei erreichbarer Toiletten vorhanden sein – mindestens eine je 12 der insgesamt erforderlichen Toiletten.

Bedenken Sie, dass die Hygienevorschriften für die Lebensmittel, wie auch für die Toilettenanlagen streng ausgelegt werden müssen und keinen Spielraum lassen.

Zusammenarbeit mit Behörden
Einen Überblick über die Vorschriften gibt die Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV). Viele Vorschriften sind aber Baurecht und damit Landesrecht. Hier hilft ein Blick in die Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes.

Die Behörde hat das Recht, dem Veranstalter Auflagen zu machen. Art und Umfang ergeben sich aus den Bestimmungen vor Ort. Dabei kann es um Belange des Umweltschutzes gehen, aber auch um den Schutz der Anwohner vor Belästigung durch Lärm, Abfälle oder hohes Verkehrsaufkommen.

Bei Großveranstaltungen ab 5.000 Besuchern ist ein Sicherheitskonzept zwingend erforderlich. Bereits darunter sollten Planungen zur Vorsorge und dem Verhalten bei Not- und Gefahrenfällen allerdings auch selbstverständlich sein.

Da Sie als Veranstalter keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit von Rettungsdienst, Feuerwehr und Polizei (hoheitliche Aufgaben) haben, sollten Sie die entsprechenden „privaten“ Gegenstücke wie Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache und Ordnungsdienst bei der Veranstaltung einbinden. Im Vorfeld sollten aber dennoch Abstimmungstermine mit Polizei und Feuerwehr stattfinden. Ansprechpartner sind die jeweiligen Leitstellen.

Biegen Sie sich keine Vorschriften zurecht, sondern klären Sie im Zweifel möglichst frühzeitig, ob die rechtlichen Bestimmungen auf Ihr Vorhaben zutreffen. Im Schadensfall müssen Sie lückenlos nachweisen können, dass Sie alle Bestimmungen eingehalten und das Ereignis nicht hätten abwenden können (Beweislage).

Sanitätsdienst bei Sportveranstaltungen
Bei Sportveranstaltungen ist die Anwesenheit von Sanitätern wichtig. Der Sanitätsdienst darf für gewöhnlich keine Krankentransporte durchführen. Er ersetzt also nicht den Rettungsdienst. Für den Einsatz von Sanitätern gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, sondern lediglich Empfehlungen der Sanitätsorganisationen, die privatwirtschaftlich organisiert sind. Allerdings kann die Behörde, die die Veranstaltungsgenehmigung erteilt, den Einsatz von einer bestimmten Anzahl von Sanitätern verpflichtend festhalten. Vorgaben gibt es außerdem von vielen Landesverbänden. Die Hinweise finden sich dann in den Merkblättern zur Veranstaltungsvorbereitung oder in den Prüfungsordnungen. Hier kann auch die Anwesenheit eines Arztes gefordert sein. Die Mindestqualifikation ist der Rettungssanitäter, der zudem die Notfallausrüstung mit sich führt und so in der Lage ist, bei schweren Verletzungen oder akuten Erkrankungen die Erstversorgung bis zum Eintreffen des Notarztes durchzuführen. Es empfiehlt sich daher, bei der Planung einen Sanitätsdienst mit einzubeziehen.

Dafür sind Sie außerdem verantwortlich:

  • Funktionen definieren, z.B. Veranstalter, Vermieter, Dienstleister
  • Abgrenzungen der Aufgabenbereiche formulieren und dokumentieren
  • Eignung der Verantwortlichen überprüfen und ggf. (Teil-)Verantwortung an professionelle Dienstleister abgeben. Diese können unter anderem beim Sicherheitskonzept, bei der Genehmigungsplanung oder bei der Veranstaltungsleitung unterstützen.
  • Zeitpensum kritisch kalkulieren, um Fehler zu vermeiden
  • Professionelle und finanzielle Ressourcen schaffen
  • Verträge berücksichtigen, die einzuhalten sind
  • Richtlinien des Datenschutzes einhalten, z.B. bei der Erstellung von Bild- und Tonaufnahmen

Welche Sicherheitsvorschriften gelten für Veranstaltungen?

Um Risiken zu minimieren, müssen mögliche Gefahren analysiert werden. Dazu gehören folgende Fragen:

Brandschutz

Baulich und Anlage bedingte Risiken (insbesondere Elektroinstallationen, Gas/Kohle Grill, Heizpilze, Friteuse – Stichwort: Fettbrand) identifizieren und benennen, den zuständigen Brandschutzbeauftragten festlegen, Risiken durch Materialien reduzieren, Schulungen der Helfer durchführen.

Technik

Ausgebildete Fachkräfte sollten technisches Versagen ausschalten, Elektrotechnik überwachen, Stromanschlüsse prüfen, Bedienfehler ausschalten und einen Notfallplan bei Stromausfall erstellen.

Stromversorgung mit Notstromversorgung

insbesondere in Gebäuden und in den Abendstunden.

Sicherheitsdienst

Zu seinen Aufgaben gehören die Überwachung der Parkplätze, Verkehrsführung, Beaufsichtigung und das Freihalten der Rettungswege. Außerdem das Lotsen und die Kommunikation mit Rettungskräften, das Überwachen von Jugendschutzmaßnahmen und der Höchstzahl der Besucher, sowie Personen- und Taschenkontrollen. Er überprüft stark alkoholisierte Personen, setzt Ihr Hausrecht durch und schlichtet Auseinandersetzungen mit Platzverweisen. Dabei muss ggf. die Polizei hinzugezogen werden, da der Ordnungsdienst keine „höheren Rechte“ hat als jeder Bürger.

Höhere Gewalt/Rettungskräfte und Notfallplan

Unwetter (Umstürzende Bäume, fliegende Gegenstände), Schneefall, Hochwasser, starke Hitze. Je nach Art und Größe der Veranstaltung ist es sinnvoll eine Sicherheitskoordinierung in Form eines Krisenstabs im Vorfeld einzurichten, um schnell reagieren zu können.

Statische Sicherheit

insbesondere von Sonderkonstruktionen.

Flucht- und Rettungswege

Nach § 6 und 7 MVStättV müssen die Flucht- und Rettungswege der Versammlungsstätte bestimmte Anforderungen erfüllen. Gegebenenfalls ist eine ingenieurtechnische Planung und Berechnung erforderlich – bei großen Veranstaltungen in Ausnahmefällen sogar mit Computersimulation.

Format der Veranstaltung strukturieren

Format und Dauer der Veranstaltung betreffen Umfang, Beginn und Ende. Das Format sollte auf das Zielpublikum abgestimmt sein. Ziel ist, den Aufenthalt der Gäste möglichst bis zum Ende der Veranstaltung angenehm zu gestalten. Deshalb empfehlen sich:

  • Gepflegte Toilettenanlagen und Personal, das für die Reinhaltung sorgt
  • Stromversorgung, ggf. Notstromversorgung für den Abend und innerhalb von Gebäuden
  • Überdachte Sitzplätze in ausreichender Zahl bei Vorführungen
  • Unterhaltungsprogramme
    Schließen Sie Verträge mit Künstlern und denken Sie an eine Veranstaltungsausfallversicherung.
  • Ausreichende Zahl von kompetenten Ansprechpartnern bei Fragen mit klarer Kompetenzverteilung Es gilt die Regel: "Wer Anweisungen gibt, ist auch verantwortlich!" Oberster Entscheider und Verantwortlicher ist der Veranstaltungsleiter.
  • Speisen und Getränke
  • Beschilderung für Toiletten, Catering, Notausgänge/Fluchtwege etc.
  • Vermisstensammelstelle für Kinder mit professioneller, ausgewiesener Betreuung

Bei Familien ist immer damit zu rechnen, dass sich nicht alle für das Hauptthema der Veranstaltung interessieren. Durch zusätzliche Verkaufsstände und Unterhaltungsangebote lässt sich dieser Anforderung gut begegnen.

Unbedingt zu beachten ist, dass ausreichend Helfer vor Ort sein sollten. Diese müssen schon in die Planung mit einbezogen werden, damit die Aufgaben möglichst früh verteilt werden können. Jede Veranstaltung kann nur gelingen, wenn sie von den Vereinsmitgliedern mit getragen, organisiert und durchgeführt wird. Dazu gehört auch, zu erkennen, ab wann die Helfer mit der Planung und Durchführung überfordert sind. Übersteigt das Vorhaben die Möglichkeiten des Vereins und der Helfer, sollte die Veranstaltung in professionelle Hände gegeben werden. Trotzdem kann der Verein weiter an der Planung und Durchführung beteiligt sein.

Die Organisation wird somit von einem Team durchgeführt und liegt nicht in der Hand einer einzelnen Person. Jeder Helfer erhält dazu eine Checkliste mit seinen Aufgaben.

Format der Veranstaltung strukturieren

Den perfekten Veranstaltungsort auswählen

Beim Veranstaltungsort muss es sich nicht um das vereinseigene Gelände handeln. Es ist auch möglich, auf erlaubte Flächen oder Gebäude, wie auch Flächen der Kommune auszuweichen. Achtung, im öffentlichen Raum gelten andere Regelungen für die Planung, ganz besonders beim Verkehrskonzept.

Der Vorteil liegt darin, dass hier die Voraussetzungen für gewöhnlich besonders gut – und die Örtlichkeiten in der Region bekannt sind. Eine Ortsbesichtigung liefert Aufschluss darüber, ob die Infrastruktur für die Umsetzung der Ideen geeignet ist. Das gilt besonders für Veranstaltungen auf unbefestigten Flächen.

Sehr hilfreich ist es, wenn die Betreiber der Anlage oder des Gebäudes das Catering übernehmen und mit ihrer Erfahrung bei der Planung helfen. Bei der Entscheidung für den passenden Ort hilft auch die Auswertung aus der letzten Veranstaltungsplanung. Die Antworten auf die Fragen, was gut und was weniger gut funktioniert hat, tragen nun dazu bei, dass das aktuelle Vorhaben noch besser gelingt.

Der Veranstaltungsort sollte die Grundbedingungen erfüllen, die den Schwerpunkt der Veranstaltung ausmachen. Dazu gehören:

  • Trinkwasserversorgung
  • Veranstaltungstechnik
  • Ausreichende Stromversorgung
  • Catering oder Küche vor Ort
  • Gute Erreichbarkeit und Parkmöglichkeiten auch Busse und Bahnen ggf. berücksichtigen und mit dem örtlichen Verkehrsbetrieb evtl. eine Sondertaktung abstimmen
  • Anforderungen für die konkreten Vorhaben/passendes Gelände
  • Einfache Müllentsorgung
  • Ausreichend Platz für die zu erwartenden Besucher Dies ist besonders schwierig bei Veranstaltungen, bei denen der Eintritt frei ist und die draußen stattfinden, da hier die Besucherzahlen äußerst schwer zu kalkulieren sind. Gegebenenfalls muss ein Bestuhlungsplan mit erforderlichen Fluchtwegbreiten zur Genehmigung vorgelegt werden
  • Aufstellflächen und Anfahrtswege für Rettungskräfte

Die Veranstaltung erfolgreich bewerben

Für die Bewerbung gibt es mehrere Möglichkeiten. Neben den eigenen Mitgliedern, die über einen Mailverteiler oder auf dem Postweg informiert werden, empfiehlt sich der Kontakt zur lokalen Presse.

Je nach Größe der Veranstaltung sind gesonderte Informationen für die Anwohner empfehlenswert, z.B. als Postwurfsendung. Flyer und Prospekte sollten professionell erstellt werden. Auf Plakaten muss der Veranstalter benannt werden. Persönliche Einladungen ergehen außerdem an den Bürgermeister, an Vertreter der Kommunalpolitik und an Personen, die für den Verein wichtig sind. Für die Verbreitung der Einladung empfehlen sich außerdem die sozialen Netzwerke. Ein Tagungsplaner garantiert, dass die Helfer am Tag der Veranstaltung jederzeit den Überblick behalten und die Abläufe strukturiert bleiben.

Eine Pressemitteilung enthält alle wichtigen Informationen für die Öffentlichkeit:

  • Datum
  • Ort
  • Eintrittspreise
  • Art der Veranstaltung
  • Auftritte und Vorführungen
  • Fotos von früheren Veranstaltungen
  • Ansprechpartner
  • Sponsoren
  • Hinweise zur Anreise & Parkmöglichkeiten

Welcher Versicherungsschutz ist wichtig?

Versicherungen schützen den Verein und den Vorstand im Falle von Schäden, wie sie im Rahmen einer Veranstaltung eintreten können. Verbandsangehörige Vereine erhalten über ihren Dachverband häufig Versicherungsschutz, der auch für Veranstaltungen gilt. Hier sollte der Vorstand allerdings gründlich prüfen, ob der Versicherungsschutz alle Risiken abdeckt, denn das ist nicht immer der Fall. Die ARAG bietet Zusatzversicherungen für Vereine und Verbände, die für einen umfangreichen Schutz sorgen. Der Umfang ergibt sich aus Praxisbeispielen. Die Versicherungen müssen rechtzeitig zur Veranstaltungsplanung abgeschlossen sein.

Richtet der Verein die Veranstaltung für einen Dritten aus, greifen eigene Versicherungen nicht! Vereine sollten sich daher vor der Zusage an ihren Versicherer wenden. Ein Beispiel für mögliche Regressansprüche sind Veranstaltungsausfälle, die nicht von klassischen Versicherungen abgedeckt sind und die der Verein nicht immer verhindern kann. Eine Veranstaltungsausfallversicherung hingegen schützt den Verein.

Könnte Sie auch interessieren

Mitgliederversammlung im Verein

Die Mitgliederversammlung ist das wichtigste Organ Ihres Vereins. Sie bedarf einer bestimmten aber gestaltbaren Form, um wirksame Beschlüsse zu fassen.

Kassenwart vs. Vereinsvorstand – Wer darf was?

Darf sich der Vorstand in die Aufgaben des Kassenwarts einmischen. Ein Beispiel wie weit die Befugnisse von Vorstand und Kassenwart reichen.

Datenschutz im Verein

Sobald Sie den Namen Ihres Vereinsmitglieds oder auch nur die IP-Adresse eines Anderen digital registrieren, wird es notwendig, diese personenbezogenen Daten zu schützen.