Mitgliederversammlung im Verein

Das Gesetz trifft für den Ablauf der Mitgliederversammlung nur wenige Vorgaben. Eine davon aber ist, dass Sie ihre Form gestalten und in der Vereinssatzung festlegen. Halten Sie die abgestimmten Formalitäten von der Einladung über die Mitgliederversammlung bis zur Beschlussfassung ein – gerne werden formale Fehler herangezogen, um Beschlüsse zu kippen, wenn sich Mitgliedergruppen nicht durchsetzen konnten.

Die Jahreshauptversammlung ist eine ordentliche Mitgliederversammlung. Ebenso wie die außerordentliche Mitgliederversammlung soll sie so durchgeführt werden, dass die Vereinsaufgaben erledigt und Beschlüsse gefasst werden können. Der Vorstand leitet die Mitgliederversammlung, sofern die Satzung keinen anderen Versammlungsleiter vorsieht.

Während die Tagesordnungspunkte einer außerordentlichen Mitgliederversammlung individuell formuliert werden, bestimmt der Vorstand die Tagesordnung einer ordentlichen Jahreshauptversammlung schon mit der Vereinssatzung. Aber mit einem fristgerechten Antrag – dem sogenannten Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung – können die Vereinsmitglieder weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen.

Legen Sie in Ihrer Satzung am besten ein besonderes Prozedere für gewichtige Ergänzungen zur Tagesordnung fest. Zum Beispiel, wenn die Satzung oder der Vereinszweck geändert oder der Verein aufgelöst werden soll. In diesen Fällen müssen Sie die Mitglieder rechtzeitig und möglichst eindeutig informieren, damit ihnen genug Zeit bleibt, um sich vorzubereiten. Ansonsten können Sie selbst ermessen, ob Sie sie zusammen mit der Einberufung der Versammlung über neue Punkte informieren, oder ob es ausreicht, diese anfangs bekanntzugeben. Geben Sie die neuen Punkte nicht rechtzeitig vorher bekannt, können die Mitglieder darüber diskutieren, aber nichts beschließen.

Das Protokoll der vorherigen Jahreshauptversammlung muss nicht unbedingt verlesen werden. Oft geben die Vorsitzenden eine Zusammenfassung oder legen das Protokoll zur Einsicht aus. Kleinere Vereine senden es häufig zusammen mit der Einladung zur aktuellen Mitgliederversammlung.

Wollen Sie in Ihrem Verein einen Beschluss fassen, zum Beispiel über die Höhe des Mitgliedsbeitrags oder ob bestimmte Informationen auf der Vereins-Website veröffentlicht werden, sollten Sie den Antrag dazu präzise formulieren und zu einer Ja-Nein-Entscheidung aufbereiten. Prüfen Sie, ob sich der Antrag mit dem Tagesordnungspunkt deckt, ob er mit Vereinsnormen, Mitgliedschaftspflichten, Bescheiden, Verträgen und Rechtsvorschriften vereinbar ist und zweckmäßig. Nur dann ist der Beschluss am Ende auch wirksam.

Jedes Vereinsmitglied hat eine Stimme, die es persönlich abgeben oder auf einen Vertreter übertragen kann. Besagt die Satzung nichts anderes, entscheidet die relative Mehrheit den Beschluss. Satzungsänderungen allerdings können per Gesetz nur mit einer Mehrheit von 75 Prozent beschlossen werden, und nur wenn restlos alle dafür sind, können die Vereinsmitglieder den Vereinszweck ändern.

Bei der Einladung zur Mitgliederversammlung müssen Sie darauf achten, dass Sie alle teilnahmeberechtigten Mitglieder einladen. Gleichgültig, ob sie ein Stimmrecht haben oder nicht. Somit müssen Sie also auch passive und fördernde Mitglieder einladen, Ehrenmitglieder und auch Minderjährige. Das Teilnahmerecht kann Mitgliedern nicht entzogen werden, auch nicht über die Satzung. Schließen Sie jemanden aus, können die auf der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse angefochten werden.

So laden Sie ein:

Vereine dürfen zur Mitgliederversammlung per E-Mail einladen

Schreibt eine Vereinssatzung die schriftliche Einladung zur Mitgliederversammlung vor, können die Mitglieder auch per E-Mail eingeladen werden. Laut OLG unterscheidet sich dieses Schriftformerfordernis deutlich von der im allgemeinen Wirtschaftsleben vereinbarten Schriftform. Im Wirtschaftsleben strebe man wegen der Bedeutung bestimmter Erklärungen, zum Beispiel der Kündigung eines Vertragsverhältnisses, durch das Schriftformerfordernis eine größere Rechtssicherheit an. Bei der Einladung zu einer Vereinsmitgliederversammlung seien diese Funktionen demgegenüber von gänzlich untergeordneter Bedeutung (OLG Hamm, Az.: 27 W 104/15).

Das Protokoll einer Mitgliederversammlung spielt eine große Rolle im Vereinsrecht: In der Endfassung beglaubigt, ist es der rechtliche Nachweis der getroffenen Aussagen, Entscheidungen und Beschlüsse der Vereinsmitglieder. Bei berechtigtem Interesse dürfen die Mitglieder Einsicht nehmen oder wenn das Protokoll ohnehin für eine Anmeldung beim Vereinsregister vorgesehen ist.

Das BGB verlangt, dass die Satzung eine Vorschrift über die Protokollierung gefasster Beschlüsse enthält. Wirksam sind die Beschlüsse aber auch dann, wenn sie nicht protokolliert wurden, solange die Satzung nichts anderes sagt. Nur können Sie im Streitfall nichts belegen. Aber: Ein Beschluss über eine Vorstands-, Vereinszweck-, oder Satzungsänderung muss protokolliert und öffentlich beglaubigt werden, damit das Amtsgericht den Eintrag im Vereinsregister entsprechend abändern kann.

Geführt und unterzeichnet wird das Protokoll durch den Protokollanten. Er wird entweder von der Satzung dazu bestimmt oder durch den Leiter der Mitgliederversammlung. Neben dem Protokollführer verantwortet der Leiter die Richtigkeit des Protokolls.

Von Gesetz wegen reicht ein Ergebnisprotokoll aus, in dem nur die Ergebnisse der Beschlüsse und Wahlen vermerkt werden. Ein Ablaufprotokoll umfasst auch die Anträge und die Diskussionen und Redebeiträge in indirekter Rede. Ist in der Satzung keine Form festgelegt, entscheidet der Versammlungsleiter, ob ein Ablauf- oder ein Ergebnisprotokoll geführt wird. In jedem Fall muss es aber sachlich und objektiv formuliert werden, eigene Kommentare oder Einschätzungen haben darin nichts zu suchen.

Zeitnah nach der Mitgliederversammlung wird das Protokoll – am besten über den Computer, aber in jedem Fall deutlich lesbar – in die Endfassung gebracht und unterschrieben. Vollständig wird die Beurkundung der Beschlüsse mit einem Beleg der ordnungsgemäßen Einberufung und der Anwesenheitsliste.

Einwände zum Protokoll sollten zeitig vorgebracht werden. Grundsätzlich haben Mitglieder das Recht dazu, wenn ihre Erklärungen nicht korrekt oder unvollständig wiedergegeben wurden oder wenn sie sich durch die Niederschrift beleidigt oder diskriminiert fühlen. Geändert wird das Protokoll dann, wenn alle Unterzeichner zustimmen. Die Änderung wird gesondert vermerkt und unterschrieben.