Mitgliederversammlung im Verein
Die Mitgliederversammlung oder Jahreshauptversammlung ist das größte Organ des Vereins. Was Sie wissen müssen.
Auf den Punkt
- Bei Mitgliederversammlungen werden grundlegende Entscheidungen und Beschlüsse über Vereinsangelegenheiten getroffen.
- Zuständigkeiten, Einladungsfristen und zeitliche Abstände der Mitgliederversammlung werden in der Vereinssatzung bestimmt.
- Die Leitung der Mitgliederversammlung kann von einem Vorstandsmitglied, meist dem oder der 1. Vorsitzenden, übernommen werden. Eine schriftführende Person erstellt das Protokoll.
- Bei einer Abstimmung wird in der Regel die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen benötigt, um einen Beschluss zu fassen.
Was ist eine Mitgliederversammlung?
Die Mitgliederversammlung entscheidet die grundlegenden Angelegenheiten des Vereins: Sie wählt den Vorstand, beschließt die Satzung und hat ein Recht auf Auskunft gegenüber dem Vorstand. Als wichtigstes Vereinsorgan kann die Mitgliederversammlung neben vielfältigen Beschlüssen auch die Satzung ändern und den Verein auflösen.
Einberufen wird die Jahreshauptversammlung – sofern die Satzung nichts anderes vorsieht – durch das in der Satzung genannte Einberufungsorgan. Unter § 58 Nr. 4 BGB ist festgelegt, dass die Satzung die „Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung zu berufen ist“ und die „Form der Berufung“ regeln soll. Einberufen wird immer dann, wenn es die Satzung vorsieht oder es im Interesse des Vereins für sinnvoll gilt. Kommt der Vereinsvorstand oder das Einberufungsorgan dem nicht nach, können die Mitglieder eine Einberufung zur Mitgliederversammlung erzwingen.
Was sind die genauen Aufgaben der Mitgliederversammlung?
Die Mitgliederversammlung ist das wichtigste Organ eines Vereins und hat die höchste Entscheidungsgewalt. Die Hauptaufgaben bestehen aus:
- Wahl des Vorstands und anderer Organe wie Kassenprüfer oder Beirat
- Entlastung des Vorstands basierend auf Rechenschaftsbericht und Jahresrechnung
- Beschlussfassung über Satzungsänderungen
- Entscheidung über die Höhe der Mitgliedsbeiträge
- Genehmigung des Haushaltsplans
- Entscheidung über Grundlegendes wie Fusion oder Auflösung des Vereins
- Behandlung von Anträgen der Mitglieder und Diskussion über Vereinsprojekte
Unterschied zwischen ordentlicher und außerordentlicher Mitgliederversammlung
Das Gesetz macht keinen Unterschied zwischen ordentlicher und außerordentlicher Mitgliederversammlung. Je nach Satzung können sich Einberufungszeiten und -fristen jedoch voneinander unterscheiden.
Ordentliche Mitgliederversammlung
Eine ordentliche Mitgliederversammlung findet turnusmäßig statt – meist einmal jährlich. Je nach Verein kann sie aber auch alle zwei, drei oder vier Jahre abgehalten werden. In der Satzung sind Tagesordnungspunkte und die Form der Einladung (zum Beispiel über das schwarze Brett im Vereinshaus, per Brief oder E-Mail) größtenteils festgelegt.
Außerordentliche Mitgliederversammlung
Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann vom Vorstand einberufen oder auch von den Mitgliedern eingefordert werden. Wenn die Satzung keine abweichende Aussage enthält, dann hat der Vorstand nach § 37 BGB eine Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn mindestens zehn Prozent der Mitglieder dies vom Vorstand verlangen – man spricht von einem Minderheitenvotum. Auch zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung ist satzungsgemäß einzuladen.
Ablauf der Mitgliederversammlung – das gilt es zu beachten
Der Ablauf der Mitgliederversammlung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Damit jedoch im Nachhinein nichts angefochten werden kann, sollten Sie die Formalitäten von Einladung bis zur Beschlussfassung einhalten. Gerne werden in der Praxis formale Fehler herangezogen, um Beschlüsse zu kippen, wenn sich Mitgliedergruppen nicht durchsetzen können.
Die Jahreshauptversammlung soll so durchgeführt werden, dass die Vereinsaufgaben erledigt und Beschlüsse gefasst werden können. Ein Vorstandsmitglied leitet die Mitgliederversammlung, sofern die Satzung keinen anderen Versammlungsleiter vorsieht.
Die Versammlungsleitung muss:
- die Mitgliederversammlung eröffnen und einen Protokollführer oder eine Protokollführerin ernennen, sofern keiner per Satzung bestimmt ist
- die ordnungsgemäße Einberufung sowie die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung feststellen
- die Tagesordnungspunkte sowie deren Reihenfolge bekannt geben, genehmigen lassen und aufrufen
- jedes Mitglied gleich behandeln und gegebenenfalls Redezeiten der Vereinsmitglieder beschränken, ihnen das Wort entziehen, sie ermahnen und sie bei massiven Störungen von der Mitgliederversammlung ausschließen
Jedes Vereinsmitglied hat ein Rederecht, ein Antragsrecht und einen Anspruch auf Auskunft. Jeder darf seine Meinung frei äußern, auch als scharfe oder negative Kritik. Jedoch ohne beleidigend zu werden. Sollte es auf der Mitgliederversammlung mal zu heiß hergehen, kann die leitende Person verhältnismäßige Ordnungsmaßnahmen anordnen.
Tagesordnung der Jahreshauptversammlung
Die Tagesordnungspunkte einer ordentlichen Mitgliederversammlung ergeben sich größtenteils aus der Satzung und werden bereits in der Einladung vom Vorstand bestimmt. Die Tagesordnung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung wird hingegen individuell formuliert. Mit einem fristgerechten Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung können Vereinsmitglieder weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen, soweit die Satzung das vorsieht.
Legen Sie in Ihrer Satzung am besten ein besonderes Prozedere für wichtige Ergänzungen zur Tagesordnung fest. Zum Beispiel, wenn die Satzung oder der Vereinszweck geändert oder der Verein aufgelöst werden soll. In diesen Fällen müssen Sie die Mitglieder rechtzeitig und möglichst eindeutig informieren, damit ihnen genug Zeit bleibt, um sich vorzubereiten. Ansonsten können Sie selbst ermessen, ob Sie sie zusammen mit der Einberufung der Versammlung über neue Punkte informieren, oder ob es ausreicht, diese anfangs bekanntzugeben. Geben Sie die neuen Punkte nicht rechtzeitig vorher bekannt, können die Mitglieder darüber diskutieren, aber nichts beschließen.
Das Protokoll der vorherigen Jahreshauptversammlung muss nicht unbedingt verlesen werden. Oft geben die Vorsitzenden eine Zusammenfassung oder legen das Protokoll zur Einsicht aus. Viele Vereine versenden es zusammen mit der Einladung zur aktuellen Mitgliederversammlung.
Mögliche Tagesordnungspunkte einer Mitgliederversammlung
- Begrüßung durch den Versammlungsleiter oder die Versammlungsleiterin
- Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit
- Jahresbericht des Vorstands für das abgelaufene Jahr
- Kassenbericht oder Finanzbericht des Kassenwarts bzw. Schatzmeisters
- Bericht des Kassenprüfers oder der Kassenprüferin, sofern vorhanden
- Aussprache zu den Berichten, zum Beispiel zum Tätigkeitsbericht
- Entlastung des Vorstands (kann im Rechtsstreit Organe vor Schadensersatzansprüchen bewahren)
- Genehmigung des Haushaltsplans für das laufende oder kommende Jahr
- Aussprache über die Vereinsziele
- Bei Neuwahlen: Wahl eines Wahlvorstands, Wahl der oder des Vorsitzenden etc.
- Verschiedenes und Anträge (u. a. Tagesordnungspunkte der Mitglieder)
Abstimmung und Beschluss der Mitgliederversammlung
Sie wollen in Ihrem Verein einen Beschluss fassen, zum Beispiel über die Höhe des Mitgliedsbeitrags oder ob bestimmte Informationen auf der Vereins-Website veröffentlicht werden? Dann sollten Sie den entsprechenden Antrag präzise formulieren und zu einer Ja-Nein-Entscheidung aufbereiten. Prüfen Sie, ob sich der Antrag mit dem Tagesordnungspunkt deckt, ob er mit Vereinsnormen, Mitgliedschaftspflichten, Bescheiden, Verträgen und Rechtsvorschriften vereinbar und zweckmäßig ist. Nur dann ist der Beschluss am Ende auch wirksam.
Jedes Vereinsmitglied hat eine Stimme, die es persönlich abgeben kann. Das Stimmrecht kann nur auf eine vertretende Person übertragen werden, wenn dies die Satzung erlaubt. Eine Ausnahme stellen gesetzliche Vertreter dar. Zur Entscheidung: Besagt die Satzung nichts anderes, entscheidet die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
Gut zu wissen: Laut § 33 BGB können Satzungsänderungen nur mit einer Mehrheit von 75 Prozent beschlossen werden. Bei der Änderung des Vereinszwecks müssen hingegen alle Vereinsmitglieder dafür stimmen. Über die Satzung kann von der gesetzlichen Regelung abgewichen werden.
Einladung zur Mitgliederversammlung
Bei der Einladung ist auf Zeitpunkt, Form und Inhalt zu achten. Grundsätzlich dürfen alle Mitglieder an der Mitgliederversammlung teilnehmen, egal, ob sie ein Stimmrecht haben oder nicht. Somit müssen Sie also auch passive und fördernde Mitglieder, Ehrenmitglieder und auch Minderjährige einladen. Das Teilnahmerecht kann den Mitgliedern nicht entzogen werden, auch nicht über die Satzung. Schließen Sie jemanden aus, können die auf der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse angefochten werden.
So laden Sie zur Mitgliederversammlung ein:
- Die Form der Einladung ergibt sich aus der Satzung. Je nach Regelung können Sie die Einladung per Post oder E-Mail versenden, sie am schwarzen Brett des Vereinshauses aushängen oder in der lokalen Zeitung veröffentlichen. Bei der Veröffentlichung in lokalen Zeitungen muss die Zeitung in der Satzung konkret benannt werden.
- Die Einladung muss jedem Vereinsmitglied ohne Mühe zugänglich sein.
- Geben Sie in der Einladung Zeit und Ort der Mitgliederversammlung an, wobei der Ort nicht zwingend ein realer Ort sein muss. Sie können Ihre Mitgliederversammlung auch virtuell oder hybrid abhalten.
- Listen Sie in der Einladung die Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung auf, um wirksame Beschlüsse dazu zu fassen.
- Wann Sie die Einladung versenden, können Sie ebenfalls mit der Satzung festlegen. Legen Sie die Frist aber nicht zu kurz an, sodass sich die Vereinsmitglieder diesen Termin noch gut freihalten und sich selbst vorbereiten können.
Gut zu wissen: Sollte es keine Regelung in der Satzung geben, erfolgt die Einladung per Brief mit angemessener Frist und ausreichenden Informationen zur Tagesordnung.
Vereine dürfen zur Mitgliederversammlung per E-Mail einladen
Schreibt eine Vereinssatzung die schriftliche Einladung zur Mitgliederversammlung vor, können die Mitglieder auch per E-Mail eingeladen werden. Laut dem Oberlandesgericht (OLG) Hamm unterscheidet sich dieses Schriftformerfordernis deutlich von der im allgemeinen Wirtschaftsleben vereinbarten Schriftform. Im Wirtschaftsleben strebe man wegen der Bedeutung bestimmter Erklärungen, zum Beispiel der Kündigung eines Vertragsverhältnisses, durch das Schriftformerfordernis eine größere Rechtssicherheit an. Bei der Einladung zu einer Vereinsmitgliederversammlung seien diese Funktionen demgegenüber von gänzlich untergeordneter Bedeutung (Beschluss des OLG Hamm vom 24.09.2015, Az.: 27 W 104/15).
Protokoll einer Mitgliederversammlung im Verein
Das Protokoll einer Mitgliederversammlung spielt eine besonders wichtige Rolle im Vereinsrecht: In der Endfassung ist es der rechtliche Nachweis über getroffene Aussagen, Entscheidungen und Beschlüsse der Vereinsmitglieder. Soll zum Beispiel eine Satzungsänderung oder ein neuer Vorstand beim Vereinsregister angemeldet werden, prüft das Registergericht anhand des Protokolls, ob ein ordnungsgemäßer Beschluss erfolgt ist. Alle Vereinsmitglieder haben ein Recht auf Einsicht in das Protokoll.
Beschlüsse müssen wortwörtlich aufgenommen werden. Der § 58 Nr. 4 BGB verlangt, dass die Satzung eine Vorschrift über die Beurkundung gefasster Beschlüsse enthält. Ein Beschluss über eine Vorstands-, Vereinszweck- oder Satzungsänderung muss in jedem Fall durch ein Protokoll beurkundet werden. Nur so kann dieser vom Amtsgericht im Vereinsregister eingetragen werden.
Geführt und unterzeichnet wird das Protokoll durch den Protokollanten oder die Protokollantin. Die Person wird entweder von der Satzung, der Leitung der Mitgliederversammlung oder durch die Jahreshauptversammlung bestimmt.
Form des Protokolls
Ist in der Satzung keine Form festgelegt, entscheidet die Versammlungsleitung, ob ein Ablauf- oder ein Ergebnisprotokoll geführt wird. In jedem Fall muss es aber sachlich und objektiv formuliert werden; eigene Kommentare oder Einschätzungen haben darin nichts zu suchen. Während das Ergebnisprotokoll nur die Ergebnisse der Beschlüsse und Wahlen aufführt, umfasst das Ablaufprotokoll auch die Anträge sowie die Diskussionen und Redebeiträge in indirekter Rede.
Was ein Protokoll beinhaltet
- Ordentliche/außerordentliche Mitgliederversammlung des Vereins
- Ort, Datum, Uhrzeit
- Name des Versammlungsleiters oder der Versammlungsleiterin und des Protokollführers oder der Protokollführerin
- Anzahl der stimmberechtigten und sonstigen Anwesenden
- Eröffnung der Versammlung
- Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung der Versammlung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
- Gestellte Anträge
- Art der Abstimmung
- Genaue Ergebnisse der Abstimmung
- Genaue Personalien der Gewählten und Erklärungen der Wahlannahme bei Wahlen
- Bei Beschlüssen genauer Wortlaut
- Zeitpunkt des Endes der Versammlung
Zeitnah nach der Mitgliederversammlung wird das Protokoll – am besten per Computer, aber in jedem Fall deutlich lesbar – in die Endfassung gebracht und unterschrieben. Vollständig wird die Beurkundung der Beschlüsse mit einem Beleg der ordnungsgemäßen Einberufung und der Anwesenheitsliste.
Einwände zum Protokoll sollten zeitig vorgebracht werden. Grundsätzlich haben Mitglieder das Recht dazu, wenn ihre Erklärungen nicht korrekt oder unvollständig wiedergegeben wurden oder wenn sie sich durch die Niederschrift beleidigt oder diskriminiert fühlen. Geändert wird das Protokoll dann, wenn alle Unterzeichner zustimmen. Die Änderung wird gesondert vermerkt und unterschrieben.
Hybride Mitgliederversammlung auch online möglich
Die Mitgliederversammlung muss nicht in Präsenz stattfinden. Nach § 32 Abs. 2 BGB haben Vereine auch die Möglichkeit, eine hybride Mitgliederversammlung durchzuführen. Das bedeutet, dass Vereine ihren Vereinsmitgliedern eine virtuelle Teilnahme an der Mitgliederversammlung und die virtuelle Ausübung ihrer Mitgliederrechte ohne physische Anwesenheit ermöglichen können, während andere Mitglieder in Präsenz an der Versammlung teilnehmen. Sollen rein virtuelle Mitgliederversammlungen durchgeführt werden, muss dies zuvor in einer Mitgliederversammlung beschlossen werden. Alternativ kann die Möglichkeit der virtuellen Mitgliederversammlung auch in der Satzung festgelegt werden.
Das Gesetz unterscheidet zwischen der hybriden und der virtuellen Mitgliederversammlung wie folgt:
- Hybrid ist eine Versammlung dann, wenn die Mitglieder auswählen können, ob sie persönlich vor Ort oder aus der Ferne elektronisch teilnehmen möchten.
- Eine virtuelle Jahreshauptversammlung liegt vor, wenn die Versammlung ausschließlich über elektronische Kommunikationsmittel stattfindet.
Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, so muss in der Einladung angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können. Dies soll gewährleisten, dass sich alle Teilnehmenden auf die technischen Voraussetzungen einstellen können. Wer an der Veranstaltung teilnimmt und satzungsgemäß ein Stimmrecht hat, darf abstimmen. Diese Vorschriften gelten durch eine Verweisvorschrift im Gesetz (§ 28 BGB) auch für Vorstandssitzungen.