Mitgliederversammlung
im Verein

Was ist eine Mitgliederversammlung?

Die Mitgliederversammlung entscheidet die grundlegenden Angelegenheiten des Vereins: Sie wählt den Vorstand, beschließt die Satzung und hat Recht auf Auskunft gegenüber dem Vorstand. Als wichtigstes Vereinsorgan kann die Mitgliederversammlung neben vielfältigen Beschlüssen auch die Satzung ändern und den Verein auflösen.

Einberufen wird die Jahreshauptversammlung – sofern die Satzung nichts anderes vorsieht – durch das in der Satzung genannte Einberufungsorgan. Unter § 58 Nr. 4 BGB ist festgelegt, dass die Satzung gewisse „Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung zu berufen ist“ enthalten muss. Einberufen wird immer dann, wenn es die Satzung vorsieht oder es im Interesse des Vereins für sinnvoll gilt. Kommt der Vereinsvorstand oder das Einberufungsorgan dem nicht nach, können die Mitglieder eine Einberufung zur Mitgliederversammlung erzwingen.

Unterschied zwischen ordentlicher und außerordentlicher Mitgliederversammlung

Das Gesetz macht keinen Unterschied zwischen ordentlicher und außerordentlicher Mitgliederversammlung. Je nach Satzung können sich Einberufungszeiten und -fristen jedoch voneinander unterscheiden. Grundsätzlich sind ihre Besonderheiten aber folgende:

Ordentliche Mitgliederversammlung

Ordentliche Mitgliederversammlungen finden turnusmäßig statt – meist einmal jährlich. Je nach Verein kann sie aber auch alle zwei, drei oder vier Jahre stattfinden. Ihre Tagesordnungspunkte sind in der Satzung größtenteils festgelegt. Auch wie Sie die Mitglieder einladen, legt die Satzung fest. Das geschieht zum Beispiel über das schwarze Brett im Vereinshaus, per Brief oder E-Mail.

Außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen

Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann vom Vorstand einberufen oder auch von den Mitgliedern eingefordert werden. Wenn die Satzung keine abweichende Aussage enthält, dann hat der Vorstand eine Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn mindestens zehn Prozent der Mitglieder dies vom Vorstand verlangen. Auch zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung ist satzungsgemäß einzuladen.

So läuft eine Jahreshauptversammlung im Verein ab

Das Gesetz trifft für den Ablauf der Mitgliederversammlung nur wenige Vorgaben. Halten Sie die abgestimmten Formalitäten von der Einladung über die Mitgliederversammlung bis zur Beschlussfassung ein, denn gerne werden formale Fehler herangezogen, um Beschlüsse zu kippen, wenn sich Mitgliedergruppen nicht durchsetzen konnten.

Die Jahreshauptversammlung soll so durchgeführt werden, dass die Vereinsaufgaben erledigt und Beschlüsse gefasst werden können. Ein Vorstandsmitglied leitet die Mitgliederversammlung, sofern die Satzung keinen anderen Versammlungsleiter vorsieht.

Die Versammlungsleitung muss:

• die Mitgliederversammlung eröffnen und einen Protokollführer oder eine Protokollführerin ernennen, sofern keiner per Satzung bestimmt ist
• die ordnungsgemäße Einberufung sowie die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung feststellen
• die Tagesordnungspunkte sowie deren Reihenfolge bekannt geben, genehmigen lassen und aufrufen
• jedes Mitglied gleich behandeln und gegebenenfalls Redezeiten der Vereinsmitglieder beschränken, ihnen das Wort entziehen und sie bei massiven Störungen von der Mitgliederversammlung ausschließen

Jedes Vereinsmitglied hat ein Rederecht, ein Antragsrecht und einen Anspruch auf Auskunft. Jeder darf seine Meinung frei äußern, auch als scharfe, negative Kritik. Jedoch ohne beleidigend zu werden. Sollte es auf der Mitgliederversammlung mal zu heiß hergehen, kann die leitende Person Ordnungsmaßnahmen anordnen – verhältnismäßig, versteht sich.

Tagesordnung der Mitgliederversammlung

Die Tagesordnungspunkte einer ordentlichen Jahreshauptversammlung ergeben sich größtenteils aus der Satzung und werden bereits in der Einladung vom Vorstand bestimmt. Die Tagesordnung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung wird hingegen individuell formuliert. Mit einem fristgerechten Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung können Vereinsmitglieder weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen, soweit die Satzung das vorsieht.

Legen Sie in Ihrer Satzung am besten ein besonderes Prozedere für wichtige Ergänzungen zur Tagesordnung fest. Zum Beispiel, wenn die Satzung oder der Vereinszweck geändert oder der Verein aufgelöst werden soll. In diesen Fällen müssen Sie die Mitglieder rechtzeitig und möglichst eindeutig informieren, damit ihnen genug Zeit bleibt, um sich vorzubereiten. Ansonsten können Sie selbst ermessen, ob Sie sie zusammen mit der Einberufung der Versammlung über neue Punkte informieren, oder ob es ausreicht, diese anfangs bekanntzugeben. Geben Sie die neuen Punkte nicht rechtzeitig vorher bekannt, können die Mitglieder darüber diskutieren, aber nichts beschließen.

Das Protokoll der vorherigen Jahreshauptversammlung muss nicht unbedingt verlesen werden. Oft geben die Vorsitzenden eine Zusammenfassung oder legen das Protokoll zur Einsicht aus. Viele Vereine versenden es zusammen mit der Einladung zur aktuellen Mitgliederversammlung.

Mögliche Tagesordnungspunkte einer Mitgliederversammlung

• Begrüßung durch den Versammlungsleiter oder die Versammlungsleiterin
• Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit
• Jahresbericht des Vorstands für das abgelaufene Jahr
• Kassenbericht oder Finanzbericht des Kassenwarts bzw. Schatzmeisters
• Bericht des Kassenprüfers oder der Kassenprüferin, sofern vorhanden
• Aussprache zu den Berichten
• Entlastung des Vorstands (Ein Vertrauensbeweis nach dem Motto: „Alles richtig gemacht.“ Im Rechtsstreit kann sie die Organe vor Schadensersatzansprüchen bewahren.)
• Genehmigung des Haushaltsplans für das laufende oder kommende Jahr
• Aussprache über die Vereinsziele
• Bei Neuwahlen: Wahl eines Wahlvorstandes, Wahl der oder des Vorsitzenden etc.
• Verschiedenes, Anträge (u. a. Tagesordnungspunkte der Mitglieder)

Beschlussfassung auf der Mitgliederversammlung

Sie wollen in Ihrem Verein einen Beschluss fassen, zum Beispiel über die Höhe des Mitgliedsbeitrags oder ob bestimmte Informationen auf der Vereins-Website veröffentlicht werden? Dann sollten Sie den entsprechenden Antrag präzise formulieren und zu einer Ja-Nein-Entscheidung aufbereiten. Prüfen Sie, ob sich der Antrag mit dem Tagesordnungspunkt deckt, ob er mit Vereinsnormen, Mitgliedschaftspflichten, Bescheiden, Verträgen und Rechtsvorschriften vereinbar und zweckmäßig ist. Nur dann ist der Beschluss am Ende auch wirksam.

Jedes Vereinsmitglied hat eine Stimme, die es persönlich abgeben kann. Das Stimmrecht kann nur auf eine vertretende Person übertragen werden, wenn dies die Satzung erlaubt. Eine Ausnahme stellen gesetzliche Vertreter dar. Zur Entscheidung: Besagt die Satzung nichts anderes, entscheidet die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Gut zu wissen: Laut gesetzlicher Regelung können Satzungsänderungen nur mit einer Mehrheit von 75 Prozent beschlossen werden. Bei der Änderung des Vereinszwecks müssen hingegen restlos alle dafür stimmen. Über die Satzung kann von der gesetzlichen Regelung abgewichen werden.

Einladung zur Mitgliederversammlung

Bei der Einladung zur Mitgliederversammlung müssen Sie darauf achten, dass Sie alle Mitglieder einladen. Grundsätzlich sind alle Mitglieder teilnahmeberechtigt, egal ob sie ein Stimmrecht haben oder nicht. Somit müssen Sie also auch passive und fördernde Mitglieder, Ehrenmitglieder und auch Minderjährige einladen. Das Teilnahmerecht kann Mitgliedern nicht entzogen werden, auch nicht über die Satzung. Schließen Sie jemanden aus, können die auf der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse angefochten werden.

So laden Sie zur Mitgliederversammlung ein:

• Sie können die Einladung schriftlich versenden, sie am schwarzen Brett des Vereinshauses aushängen oder in der lokalen Zeitung veröffentlichen. Die Form der Einladung ergibt sich aus der Satzung heraus. Bei der Veröffentlichung in lokalen Zeitungen muss die Zeitung dort konkret benannt werden.
• Die Einladung muss jedem Vereinsmitglied ohne Mühe zugänglich sein.
• Geben Sie in der Einladung Zeit und Ort der Mitgliederversammlung an, wobei der Ort nicht zwingend ein realer Ort sein muss. Sie können Ihre Mitgliederversammlung auch virtuell oder hybrid abhalten. Hierfür bedarf es aber aktuell einer Satzungsgrundlage, da diese Möglichkeit gesetzlich derzeit nicht verankert ist.
• Listen Sie in der Einladung die Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung auf, um wirksame Beschlüsse dazu fassen.
• Wann Sie die Einladung versenden, können Sie ebenfalls mit der Satzung festlegen. Legen Sie die Frist aber nicht zu kurz an, sodass sich die Vereinsmitglieder diesen Termin noch gut freihalten und sich selbst vorbereiten können.

Vereine dürfen zur Mitgliederversammlung per E-Mail einladen

Schreibt eine Vereinssatzung die schriftliche Einladung zur Mitgliederversammlung vor, können die Mitglieder auch per E-Mail eingeladen werden. Laut OLG unterscheidet sich dieses Schriftformerfordernis deutlich von der im allgemeinen Wirtschaftsleben vereinbarten Schriftform. Im Wirtschaftsleben strebe man wegen der Bedeutung bestimmter Erklärungen, zum Beispiel der Kündigung eines Vertragsverhältnisses durch das Schriftformerfordernis eine größere Rechtssicherheit an. Bei der Einladung zu einer Vereinsmitgliederversammlung seien diese Funktionen demgegenüber von gänzlich untergeordneter Bedeutung (Beschluss des OLG Hamm vom 24.09.2015, Az.: 27 W 104/15).

Protokoll einer Mitgliederversammlung im Verein

Das Protokoll einer Mitgliederversammlung spielt eine große Rolle im Vereinsrecht: In der Endfassung, ist es der rechtliche Nachweis der getroffenen Aussagen, Entscheidungen und Beschlüsse der Vereinsmitglieder. Bei berechtigtem Interesse dürfen die Mitglieder Einsicht nehmen oder wenn das Protokoll ohnehin für eine Anmeldung beim Vereinsregister vorgesehen ist.

Beschlüsse müssen wortwörtlich aufgenommen werden. Der § 58 Nr. 4 BGB verlangt, dass die Satzung eine Vorschrift über die Beurkundung gefasster Beschlüsse enthält. Ein Beschluss über eine Vorstands-, Vereinszweck- oder Satzungsänderung muss in jedem Fall durch ein Protokoll beurkundet werden, damit das Amtsgericht den Eintrag im Vereinsregister entsprechend abändern kann.

Geführt und unterzeichnet wird das Protokoll durch den Protokollanten oder die Protokollantin. Er oder sie wird entweder von der Satzung dazu bestimmt oder durch den Leiter oder die Leiterin der Mitgliederversammlung oder durch die Mitgliederversammlung selbst. Neben dem Protokollführer oder der Protokollführerin verantwortet der Leiter oder die Leiterin der Mitgliederversammlung die Richtigkeit des Protokolls.

Ein Ergebnisprotokoll führt nur die Ergebnisse der Beschlüsse und Wahlen auf. Ein Ablaufprotokoll umfasst auch die Anträge und die Diskussionen und Redebeiträge in indirekter Rede. Ist in der Satzung keine Form festgelegt, entscheidet der Versammlungsleiter oder die Versammlungsleiterin, ob ein Ablauf- oder ein Ergebnisprotokoll geführt wird. In jedem Fall muss es aber sachlich und objektiv formuliert werden, eigene Kommentare oder Einschätzungen haben darin nichts zu suchen.

Was ein Protokoll beinhaltet

• Ordentliche/außerordentliche Mitgliederversammlung des Vereins …“
• Ort, Datum, Uhrzeit
• Name des Versammlungsleiters oder der Versammlungsleiterin und des Protokollführers oder der Protokollführerin
• Anzahl der stimmberechtigten und sonstigen Anwesenden
• Eröffnung der Versammlung
• Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung der Versammlung
• Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
• Gestellte Anträge
• Art der Abstimmung
• Genaue Ergebnisse der Abstimmung
• Genaue Personalien der Gewählten und Erklärungen der Wahlannahme bei Wahlen
• Bei Beschlüssen genauer Wortlaut
• Zeitpunkt des Endes der Versammlung

Zeitnah nach der Mitgliederversammlung wird das Protokoll – am besten über den Computer, aber in jedem Fall deutlich lesbar – in die Endfassung gebracht und unterschrieben. Vollständig wird die Beurkundung der Beschlüsse mit einem Beleg der ordnungsgemäßen Einberufung und der Anwesenheitsliste.

Einwände zum Protokoll sollten zeitig vorgebracht werden. Grundsätzlich haben Mitglieder das Recht dazu, wenn ihre Erklärungen nicht korrekt oder unvollständig wiedergegeben wurden oder wenn sie sich durch die Niederschrift beleidigt oder diskriminiert fühlen. Geändert wird das Protokoll dann, wenn alle Unterzeichner zustimmen. Die Änderung wird gesondert vermerkt und unterschrieben.

Mitgliederversammlung online abhalten

Die Mitgliederversammlung muss nicht in Präsenz stattfinden. Im Deutschen Bundestag wurde am 9. Februar 2023 das „Gesetz zur Ermöglichung hybrider und virtueller Mitgliederversammlungen im Vereinsrecht“ verabschiedet.

Mit dem neuen §32 Abs.2 BGB wurde für Vereine die Möglichkeit geschaffen, eine hybride Mitgliederversammlung durchzuführen. Das bedeutet, dass Vereine ihren Vereinsmitgliedern eine virtuelle Teilnahme an der Mitgliederversammlung und die virtuelle Ausübung ihrer Mitgliederrechte ohne physische Anwesenheit ermöglichen können, während andere Mitglieder in Präsenz an der Versammlung teilnehmen. Sollen rein virtuelle Mitgliederversammlungen durchgeführt werden, muss dies zuvor in einer Mitgliederversammlung beschlossen werden.

Einer Satzungsänderung bedarf es mit der Einführung des neuen Gesetzes nun nicht mehr. Sie kann aber Sinn machen, um die Regelung für alle sichtbar zu machen. Grundsätzlich können Vereine in ihrer Satzung aber auch hybride oder virtuelle Mitgliederversammlungen ausschließen.

Wird eine hybride oder virtuelle Mitgliederversammlung einberufen, so muss in der Einladung angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können. Dies soll gewährleisten, dass sich alle Teilnehmenden auf die technischen Voraussetzungen einstellen können. Wer an der Veranstaltung teilnimmt und satzungsgemäß ein Stimmrecht hat, darf abstimmen.

Diese Vorschriften gelten durch eine Verweisvorschrift im Gesetz (§28 BGB) auch für Vorstandssitzungen.

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