Kassenwart vs. Vereinsvorstand – Wer darf was?
Was, wenn der Vorstand sich in die Aufgaben des Kassenwarts einmischen will? Das sagt das Vereinsrecht dazu.
19.06.2023 • 4 min Lesezeit
Die Aufgaben des Kassenwarts
Zu den üblichen Aufgaben eines Kassenwartes gehört es,
- die Kasse zu verwalten
- alle Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen und zu archivieren
- Betriebsmittel und Vereinsartikel zu beschaffen
- Spendenbescheinigungen auszustellen
- Rechnungen zu zahlen, schreiben und zu mahnen
- Mitgliedsbeiträge einzuziehen
- Mitgliedsbeitritte zu bearbeiten, Mitgliederzahlen an Verbände zu melden
- die Steuererklärung zu erledigen
- die Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen
- den Haushalt zu planen
- geeignete Anlagemöglichkeiten für Kapitalreserven zu wählen
- sich um die Versicherungen des Vereins zu kümmern
- Fördermöglichkeiten zu erschließen und Zuschüsse zu beantragen
Außerdem erstellt der Kassenwart Berichte über die Finanz- und Vermögenslage des Vereins. Damit macht er die Einnahmen und Ausgaben für die Mitgliederversammlung transparent und bietet dem Vorstand eine Übersicht der finanziellen Entwicklung des Vereins.
Die Aufgaben des Vereinsvorstands
Haben alle Gründungsmitglieder die Satzung unterzeichnet, besteht die erste Aufgabe des neuen Vorstands darin, den Verein im Vereinsregister eintragen zu lassen und ein Bankkonto zu eröffnen. Alle weiteren Aufgaben ergeben sich aus ihrem Vereinsziel und der Vereinssatzung. Grundsätzlich gehört es zu seinen Tätigkeiten, im Auftrag der Mitgliederversammlung:
- Vereinsräume anzumieten
- Verträge im Namen des Vereins abzuschließen
- die Mitgliederversammlung einzuberufen, sie und die Vorstandskollegen regelmäßig über wichtige Vorkommnisse zu unterrichten
- sportliche, wirtschaftliche und soziale Richtlinien festzulegen
- Beschlüsse zu verfolgen
- Schäden vom Verein abzuwenden
Tipp:
Zur Kontrolle des Kassenwarts wiederum ernennen manche Vereine auch Revisoren, denen der Kassenwart die Bücher in regelmäßigen Abständen – zumindest vor dem Jahresabschluss – zur Prüfung vorlegt und die sich gegenseitig beraten können.
Dürfen Vereinsvorstand und Kassenwart eine Person sein?
Nach deutschem Vereinsrecht gibt es keine Regelung, die verbietet, dass jemand gleichzeitig Vorstand und Kassenwart ist. Der Kassenwart muss zudem auch nicht zwingend Mitglied im Vorstand sein. Zwar ist eine Doppelfunktion als Kassenwart und Vereinsvorstand grundsätzlich erlaubt, aus Transparenz- und Risikomanagementgründen ist eine Trennung der Rollen jedoch durchaus sinnvoll. Besonders für steuerbegünstigte Vereine ist es ratsam, zur Wahrung der Finanztransparenz und -unabhängigkeit diese Positionen zu trennen.
Der Kassenwart ist der Herr der Finanzen. Der Vorstand hat Sorge dafür zu tragen, dass die Angelegenheiten des Vereins fristgerecht erledigt werden. Was also ist, wenn der Vorstand die Kassenunterlagen einfordert, um einen fälligen Tätigkeitsbericht zu erstellen und der Kassenwart sich weigert, diese herauszugeben? Darf er das? Oder darf der Vorstand das erst gar nicht fordern?
Was, wenn der Kassenwart sich stattdessen bereit erklärt, die benötigten Zahlen herauszusuchen, aber keinen Blick ins Buch gewähren will. Muss oder darf er so handeln?
Was, wenn der Kassenwart die Zahlen nicht liefert, aber still und heimlich einen informellen Wisch als Tätigkeitsbericht beim Finanzamt abgibt?
Kassenwart oder Vorstand im Recht? Der ARAG-Experte klärt auf
Der Kassenwart geht fahrlässig mit der Buchführung um und kann als BGB-Vorstand von den anderen Vorstandsmitgliedern abberufen werden. Es geht, wie im letzten Kommentar beschrieben, ums Vertrauen, das dadurch zerstört wird. Dabei kommt es nicht darauf an, ob dem Verein ein Schaden entstanden ist. Aber wäre dem Verein die Gemeinnützigkeit aberkannt und damit ein finanzieller Schaden verursacht worden, könnte der Kassenwart persönlich dafür haftbar gemacht werden.
Für den Tätigkeitsbericht selbst gibt es keine Formvorschriften, daher kann dem Finanzamt kein Vorwurf gemacht werden. Richtig gemacht hat der Kassenwart es aber trotzdem nicht zwangsläufig, wenn die Satzung besagt, dass der Bericht vom gesamten Vorstand beschlossen werden muss. Gehört es jedoch per Satzung zu allein seinen Aufgaben, hat der Kassenwart dafür zu sorgen, dass der Bericht pünktlich eingereicht wird. Hegt der Vorstand den Verdacht, dass er diese Pflicht nicht erfüllt, kann er alle Kassenunterlagen von ihm einfordern.
Praxisfall im Sportverein: Wenn beim Kassenwart eingebrochen wird
Auch Vorstandsmitglieder verreisen einmal. So wie der Kassenwart Uwe K. eines Hamburger Rudervereins. Während er an der Ostsee weilte, hatten Einbrecher ein Fenster seiner Wohnung aufgehebelt und waren ins Arbeitszimmer eingestiegen. Sie brachen den Schreibtisch auf und fanden eine Geldkassette mit dem Bargeld seines Vereins. Die 800 Euro nahmen sie mit.
Wer kommt bei einem Einbruch für den finanziellen Schaden des Vereins auf?
Gut, dass es in der Sportversicherung die Vertrauensschadenversicherung gibt, die eine Grundabsicherung mit bestimmten Höchstsummen bietet. Sie schützt das Geld und Geldwerte (z. B. Schecks) des Vereins.
Zum Glück war die Abrechnung über den Bargeldbestand noch auf dem Laptop, den der Kassierer mit in den Urlaub genommen hatte.
Gemeinsam mit dem Vereinsvorsitzenden nahm er Kontakt mit dem Versicherungsbüro beim LSB/LSV auf. Der Verein reichte die entsprechende Schadenmeldung und den Nachweis zur Schadenhöhe ein. Die ARAG erbrachte eine Versicherungsleistung in Höhe der gestohlenen 800 Euro.
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