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Auf den Punkt

 
  • Die meisten Vereine haben einen Kassenwart, der für die Finanzverwaltung verantwortlich ist. Dieses Amt wird von der Mitgliederversammlung besetzt.
  • Jeder Verein hat die Pflicht, mindestens eine Person zum Vorstand zu wählen. Der Vereinsvorstand leitet die Geschäfte des Vereins und vertritt ihn nach außen.
  • Was die Aufgaben des Kassenwarts sind und wozu er befugt ist, legen Sie mit Ihrer Vereinssatzung fest. Ebenso grenzen Sie darin ein, wie weit die Rechte des Vorstands reichen.
  • Übertritt der eine die Grenzen des anderen, stellt sich die Frage, wer letztlich am längeren Hebel sitzt. Im Falle von Konflikten zwischen dem Kassenwart und dem Vorstand kann der Kassenwart von den anderen Vorstandsmitgliedern abberufen werden.
 

Der Kassenwart im Sportverein

Einen Kassenwart im Verein zu haben ist keine Pflicht, aber da kein Verein um die Buchführung für das Finanzamt und die Mitgliederversammlung herumkommt, haben die meisten einen. Oft heißt er Kassenwart, manchmal auch Schatzmeister, Finanzvorstand oder Kassierer.
Die Mitgliederversammlung wählt ein fachkompetentes Mitglied des Vereins und beruft es in das vertrauensvolle Amt. Von da an hat der Kassenwart das Hoheitsrecht über die Finanzen. Manche Vereine vertrauen auf Mitglieder, die auch beruflich mit Finanzen und Steuern zu tun haben. Aber auch Mitglieder, die nicht Banker, Buchhalter oder Steuerberater sind, können sich in die Materie einarbeiten. Was die Aufgaben des Kassenwarts sind und wozu er befugt ist, legen Sie mit Ihrer Vereinssatzung fest.

 

Die Aufgaben des Kassenwarts

Zu den üblichen Aufgaben eines Kassenwartes gehört es,

  • die Kasse zu verwalten
  • alle Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen und zu archivieren
  • Betriebsmittel und Vereinsartikel zu beschaffen
  • Spendenbescheinigungen auszustellen
  • Rechnungen zu zahlen, schreiben und zu mahnen
  • Mitgliedsbeiträge einzuziehen
  • Mitgliedsbeitritte zu bearbeiten, Mitgliederzahlen an Verbände zu melden
  • die Steuererklärung zu erledigen
  • die Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen
  • den Haushalt zu planen
  • geeignete Anlagemöglichkeiten für Kapitalreserven zu wählen
  • sich um die Versicherungen des Vereins zu kümmern
  • Fördermöglichkeiten zu erschließen und Zuschüsse zu beantragen

Außerdem erstellt der Kassenwart Berichte über die Finanz- und Vermögenslage des Vereins. Damit macht er die Einnahmen und Ausgaben für die Mitgliederversammlung transparent und bietet dem Vorstand eine Übersicht der finanziellen Entwicklung des Vereins.

 
 
Kassenwart vs. Vereinsvorstand
 

Der Vereinsvorstand

Jeder Verein, ob eingetragen oder nicht, hat die Pflicht, mindestens eine Person zum Vorstand zu wählen. Diese führt die Geschäfte des Vereins und vertritt ihn nach außen gerichtlich wie außergerichtlich. Die meisten Vereine stellen ihren Vorstand mindestens aus einem 1. und einem stellvertretenden Vorsitzenden sowie einem Kassenwart zusammen.

 

Die Aufgaben des Vereinsvorstands

Haben alle Gründungsmitglieder die Satzung unterzeichnet, besteht die erste Aufgabe des neuen Vorstands darin, den Verein im Vereinsregister eintragen zu lassen und ein Bankkonto zu eröffnen. Alle weiteren Aufgaben ergeben sich aus ihrem Vereinsziel und der Vereinssatzung. Grundsätzlich gehört es zu seinen Tätigkeiten, im Auftrag der Mitgliederversammlung:

  • Vereinsräume anzumieten
  • Verträge im Namen des Vereins abzuschließen
  • die Mitgliederversammlung einzuberufen, sie und die Vorstandskollegen regelmäßig über wichtige Vorkommnisse zu unterrichten
  • sportliche, wirtschaftliche und soziale Richtlinien festzulegen
  • Beschlüsse zu verfolgen
  • Schäden vom Verein abzuwenden

Tipp:
Zur Kontrolle des Kassenwarts wiederum ernennen manche Vereine auch Revisoren, denen der Kassenwart die Bücher in regelmäßigen Abständen – zumindest vor dem Jahresabschluss – zur Prüfung vorlegt und die sich gegenseitig beraten können.

Eine Frage der Berechtigung: Kassenwart vs. Vorstand

Dürfen Vereinsvorstand und Kassenwart eine Person sein?

Nach deutschem Vereinsrecht gibt es keine Regelung, die verbietet, dass jemand gleichzeitig Vorstand und Kassenwart ist. Der Kassenwart muss zudem auch nicht zwingend Mitglied im Vorstand sein. Zwar ist eine Doppelfunktion als Kassenwart und Vereinsvorstand grundsätzlich erlaubt, aus Transparenz- und Risikomanagementgründen ist eine Trennung der Rollen jedoch durchaus sinnvoll. Besonders für steuerbegünstigte Vereine ist es ratsam, zur Wahrung der Finanztransparenz und -unabhängigkeit diese Positionen zu trennen.

 

Eine Frage der Berechtigung: Kassenwart vs. Vorstand

Der Kassenwart ist der Herr der Finanzen. Der Vorstand hat Sorge dafür zu tragen, dass die Angelegenheiten des Vereins fristgerecht erledigt werden. Was also ist, wenn der Vorstand die Kassenunterlagen einfordert, um einen fälligen Tätigkeitsbericht zu erstellen und der Kassenwart sich weigert, diese herauszugeben? Darf er das? Oder darf der Vorstand das erst gar nicht fordern?

Was, wenn der Kassenwart sich stattdessen bereit erklärt, die benötigten Zahlen herauszusuchen, aber keinen Blick ins Buch gewähren will. Muss oder darf er so handeln?

 

Kassenwart:
"Der Vorstand hat nichts in den Büchern verloren, das ist die Aufgabe des Kassenwarts! Er muss fristgerecht liefern."

Vorstand:
"Klar, darf der Vorstand das! Der Kassenwart ist doch nur erweiterter Vorstand. Der BGB-Vorstand hat letztlich das Sagen. Und wenn der Kassenwart seine Pflicht nicht erfüllt, dann muss er sich eben selbst darum kümmern. Per Beschluss kann der Vorstand jederzeit die Kassenführung übernehmen!"

 

Was, wenn der Kassenwart die Zahlen nicht liefert, aber still und heimlich einen informellen Wisch als Tätigkeitsbericht beim Finanzamt abgibt?

Kassenwart:
"Wenn er zum BGB-Vorstand gehört und alleinvertretungsberechtigt ist, dann ist das kein Problem."

Vorstand:
"Erklärungen abzugeben, gehört doch gar nicht zu seinen Aufgaben. Den Bericht hätte der Vorstand zuerst beschließen und dann vom ihm eingereicht werden müssen. Und wenn der Kassenwart damit jetzt Mist gebaut hat und die Gemeinnützigkeit des Vereins nicht anerkannt wird, kann der Vorstand Schadensersatz vom ihm fordern."

Kassenwart:
"Das Finanzamt hat den Tätigkeitsbericht aber anerkannt und schon einen Freistellungsbescheid erteilt. Also hat der Kassenwart alles richtig gemacht, und er muss niemandem einen Schaden ersetzen. Er ist schließlich dazu da, sich um die Finanzen zu kümmern."

Vorstand:
"Richtig ist der Weg aber nicht, der Kassenwart sollte seines Amtes enthoben werden. Dem vertraut doch keiner mehr."

 

Kassenwart oder Vorstand im Recht? Der ARAG-Experte klärt auf

Der Kassenwart geht fahrlässig mit der Buchführung um und kann als BGB-Vorstand von den anderen Vorstandsmitgliedern abberufen werden. Es geht, wie im letzten Kommentar beschrieben, ums Vertrauen, das dadurch zerstört wird. Dabei kommt es nicht darauf an, ob dem Verein ein Schaden entstanden ist. Aber wäre dem Verein die Gemeinnützigkeit aberkannt und damit ein finanzieller Schaden verursacht worden, könnte der Kassenwart persönlich dafür haftbar gemacht werden.

Für den Tätigkeitsbericht selbst gibt es keine Formvorschriften, daher kann dem Finanzamt kein Vorwurf gemacht werden. Richtig gemacht hat der Kassenwart es aber trotzdem nicht zwangsläufig, wenn die Satzung besagt, dass der Bericht vom gesamten Vorstand beschlossen werden muss. Gehört es jedoch per Satzung zu allein seinen Aufgaben, hat der Kassenwart dafür zu sorgen, dass der Bericht pünktlich eingereicht wird. Hegt der Vorstand den Verdacht, dass er diese Pflicht nicht erfüllt, kann er alle Kassenunterlagen von ihm einfordern.

 

So können sich Kassenwart und Vorstand absichern

Viele Landessportbünde/Landessportverbände haben die Vermögensschadenhaftpflicht und die D&O-Deckung bereits obligatorisch für ihre Vereine und Verbände vereinbart. Über Ihren individuellen Versicherungsbedarf berät Sie Ihr Versicherungsbüro gerne.

D&O-Versicherung

Mit der D&O-Versicherung für Funktionäre in Vereinen und Verbänden sichern wir Sie bei Schadenersatzforderungen ab.

Vermögensschadenhaftpflicht

Ihre Vermögensschadenhaftpflicht für Vereine, denn Ehrenamt braucht Rückendeckung.

 

Praxisfall im Sportverein: Wenn beim Kassenwart eingebrochen wird

Auch Vorstandsmitglieder verreisen einmal. So wie der Kassenwart Uwe K. eines Hamburger Rudervereins. Während er an der Ostsee weilte, hatten Einbrecher ein Fenster seiner Wohnung aufgehebelt und waren ins Arbeitszimmer eingestiegen. Sie brachen den Schreibtisch auf und fanden eine Geldkassette mit dem Bargeld seines Vereins. Die 800 Euro nahmen sie mit.

 

Wer kommt bei einem Einbruch für den finanziellen Schaden des Vereins auf?

Gut, dass es in der Sportversicherung die Vertrauensschadenversicherung gibt, die eine Grundabsicherung mit bestimmten Höchstsummen bietet. Sie schützt das Geld und Geldwerte (z. B. Schecks) des Vereins.

Zum Glück war die Abrechnung über den Bargeldbestand noch auf dem Laptop, den der Kassierer mit in den Urlaub genommen hatte.

Gemeinsam mit dem Vereinsvorsitzenden nahm er Kontakt mit dem Versicherungsbüro beim LSB/LSV auf. Der Verein reichte die entsprechende Schadenmeldung und den Nachweis zur Schadenhöhe ein. Die ARAG erbrachte eine Versicherungsleistung in Höhe der gestohlenen 800 Euro.

 

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