Die wichtigsten Funktionen und Positionen im Sportverein
Kein Verein ohne die entsprechenden Ämter und Rollen: Doch welche Funktionen sind in der Vereinsarbeit zentral? Eine Übersicht vom Greenkeeper bis zum Vorstand.
Auf den Punkt
- Um die Vereinsarbeit gut zu organisieren, gibt es in Vereinen diverse Ämter.
- Neben den sportlichen Funktionsträgern muss es auch verschiedene administrative Rollen geben, etwa Vorstand, Abteilungsleitung oder Schriftführer.
- Je größer der Verein, desto sinnvoller ist es zudem, Beauftragte für einzelne Sparten zu benennen.
Die wichtigsten Vereinsfunktionen
Ein Verein funktioniert nur, wenn viele mit anpacken. Hier sind die wichtigsten Rollen auf einen Blick.
Vom Vorsitz bis zum Platzwart: Diese Rollen halten den Vereinsbetrieb am Laufen.
Sie formen den Verein: Zusammenarbeit diverser Akteure
Vereine leben nicht nur von ihren Mitgliedern, sondern auch von den verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten, die diese übernehmen. Mit dem Überblick beantworten wir alle wichtigen Fragen: Welche wichtigen Funktionen gibt es in einem Verein überhaupt? Und welche Tätigkeiten und Zuständigkeiten gehen mit der jeweiligen Rolle einher?
Wichtig: Welche Aufgaben die einzelnen Funktionsträger übernehmen, hängt von Größe, Struktur und Zielen des Vereins ab und kann in der Praxis variieren.
Vorstand
Jeder Verein, ob eingetragen oder nicht, hat die Pflicht, mindestens eine Person zum Vorstand zu wählen. Diese führt die Geschäfte des Vereins und vertritt ihn nach außen gerichtlich wie außergerichtlich. Die meisten Vereine stellen ihren Vorstand mindestens aus einem ersten und einem stellvertretenden Vorsitzenden sowie einem Kassenwart zusammen.
Zu den ersten Aufgaben des Vereinsvorstands gehört die Eintragung des Vereins in das Vereinsregister und die Eröffnung eines vereinseigenen Bankkontos. Alle weiteren Aufgaben ergeben sich danach aus den jeweiligen Vereinszielen und der Vereinssatzung. Grundsätzlich gehört zu den Tätigkeiten des Vorstands jedoch:
- Anmietung von Vereinsräumen,
- Abschließen von Verträgen,
- Einberufung der Mitgliederversammlung
- Festlegung von sportlichen, wirtschaftlichen und sozialen Richtlinien
Der Vereinsvorstand lenkt nicht nur die Geschicke des Vereins – er ist oftmals auch verantwortlich, wenn etwas schiefläuft. Dementsprechend muss der Vereinsvorstand mitunter auch Haftung übernehmen und sich gegen Haftungsrisiken absichern.
Die ARAG Sportversicherung steht den Vorstandsmitgliedern und den Funktionären zur Seite. Zusätzlich können die Vermögensschaden-Haftpflicht- sowie die D&O-Versicherung vereinbart werden. Ihr Versicherungsbüro berät Sie gerne.
Vorsitzende
Die Aufgaben des 1. Vereinsvorsitzenden sind sowohl repräsentativer als auch organisatorischer Natur. Vorsitzende führen, kontrollieren und optimieren die Vereinsarbeit der Mitglieder und delegieren Aufgaben, um die Ziele des Vereins zweckgebunden zu erfüllen.
In erster Linie ist der Vorsitzende verantwortlich für:
- Gewährleistung der Befolgung der Vereinssatzung
- Repräsentation des Vereins nach innen und außen
- Vermittlung zwischen Vereinsmitgliedern sowie zwischen Verein und Verbänden/Dachorganisationen
Vereinsintern haben Vorsitzende zudem diese Aufgaben:
- Einberufung und Leitung der Versammlungen
- Aufstellen der Tagesordnungen
- Vorlage der Geschäftsberichte
- Kontrolle der Beschlüsse der Mitgliederversammlung
- Erstellung der Jahresberichte
- Ansprechpartner in personellen Fragen
Wichtig zu wissen: Der sogenannte 2. Vorsitzende ist der Stellvertreter des Vereinsvorsitzenden und muss dementsprechend so gut über die Arbeit des Vorsitzenden informiert sein, dass er die Geschäfte des Vereins in einer Notsituation zeitweise oder längerfristig weiterführen kann.
Kassenwart
Auch wenn es keine Pflicht ist: Einen sogenannten Kassenwart – mitunter auch Finanzvorstand oder Schatzmeister genannt – sollte in der Regel jeder Verein in seinen Reihen haben. Denn um die ordnungsgemäße Buchführung und Kontakt mit dem Finanzamt kommt kein Verein herum. Für das Amt wählt die Mitgliederversammlung üblicherweise ein fachkompetentes Mitglied des Vereins aus – am besten einen Buchhalter oder Steuerberater – und erteilt ihm die Vollmacht, die finanziellen Angelegenheiten zu verwalten.
Zu den Aufgaben des Kassenwarts gehört unter anderem:
Verwaltung der Kasse und Planung des Haushalts
Aufzeichnung und Archivierung der Geschäftsvorgänge
Beschaffung von Betriebsmitteln und Vereinsartikeln
Ausstellen von Spendenbescheinigungen
Rechnungslegung
Verwaltung der Mitgliedsbeiträge
Steuererklärung
Gewinn- und Verlustrechnung
Zudem kümmert er sich in der Regel auch um die Versicherungen des Vereins und die Erschließung von Fördermöglichkeiten und Zuschüssen. Außerdem erstellt der Kassenwart Berichte über die Finanz- und Vermögenslage des Vereins. Damit macht er die Einnahmen und Ausgaben für die Mitgliederversammlung transparent und bietet dem Vorstand eine Übersicht der finanziellen Entwicklung des Vereins.
Abteilungsleiter
Existieren in einem Verein mehrere Abteilungen beziehungsweise Sparten, dann ist es sinnvoll, für jeden Bereich Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter zu benennen. In einem Mehrspartenverein kann es also etwa einen Abteilungsleiter Turnen und einen Abteilungsleiter Handball geben. Die Aufgabe der einzelnen Abteilungsleiter ist es dementsprechend, die Interessen ihrer Sportart gegenüber dem Vorstand und den anderen sportlichen Leitern zu vertreten und ihren Bereich weiterzuentwickeln. Zusammen mit dem Vorstand und den Trainern geht es meist um:
Formulieren von Zielen
Erarbeitung der Übungspläne
Durchführung von Turnieren und Meisterschaften
Erarbeiten von Informationsmaterialien
Zudem sind die Abteilungsleiter auch verantwortlich für:
Trainer- und Schiedsrichterlizenzen
Ausweitung des Sportangebots
Koordination von Sportveranstaltungen
Kontrolle des Spielbetriebs
Beisitzer im Verein
Nicht jeder Verein verteilt alle Aufgaben auf Vorstand, Kassenwart oder Schriftführer. In größeren Vereinen oder bei wachsender Vereinsarbeit kann es sinnvoll sein, zusätzliche Vorstandsmitglieder als Beisitzerin oder Beisitzer zu benennen. Sie unterstützen den Vorstand, übernehmen klar abgegrenzte Aufgaben und entlasten die Vereinsführung im Alltag dort, wo im Verein zusätzlicher Bedarf besteht.
Zu den typischen Aufgaben von Beisitzern gehören:
- Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft
- Übernahme einzelner Projekte oder Themenbereiche
- Mitarbeit bei Veranstaltungen und Vereinsaktionen
- Ansprechpartner für Mitglieder oder bestimmte Zielgruppen
- Unterstützung bei Kommunikation, Organisation oder Verwaltung
Müssen Beisitzer im Verein gewählt werden? Das hängt von der Vereinssatzung ab. Sind sie dort als offizielles Amt vorgesehen, müssen sie in der Regel auch von der Mitgliederversammlung gewählt werden. Sind Beisitzer in der Satzung nicht ausdrücklich vorgesehen, können unterstützende Aufgaben auch ohne offizielles Wahlamt verteilt werden.
Trainer
Wenn ein Verein Sportangebote für Kinder, Jugendliche und Erwachsene anbietet, dann braucht er dafür qualifiziertes Personal und vor allem erfahrene Trainer bzw. Betreuer oder Übungsleiter. Trainerinnen und Trainer stehen im engen Austausch mit den Abteilungsleitenden und sind direkt für die technische und strategische Ausrichtung ihrer Mannschaften und das entsprechende Mannschaftstraining verantwortlich. Zu den Aufgaben und Zielen der Trainer im Verein gehört zudem:
Eingliederung neuer Spielerinnen und Spieler in die Mannschaften
Erstellung von Trainingsplänen
Kommunikation mit Spielern, Eltern und Interessenten
Leistungsüberwachung von Spielern
Je nachdem, welche Qualifikationen für das Amt von Vereinsseite gefordert werden, sollten Trainer über einen entsprechenden Übungsleiterschein bzw. eine Trainerlizenz verfügen und sportspezifische Fachkenntnisse mitbringen. Nicht weniger wichtig sind darüber hinaus pädagogische und kommunikative Fähigkeiten.
Schriftführer
Der sogenannte Schriftführer oder die Schriftführerin hat in einem Verein die Aufgabe, die Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen zu protokollieren und die Ergebnisse an den Vorstand und gegebenenfalls an die Mitglieder weiterzuleiten. Zudem unterstützt der Schriftführer den Verein in der Regel bei der Informationsvermittlung und Kommunikation (etwa in Form von Newslettern etc.) und bei Wahlen und Abstimmungen. Und auch das Führen der Mitgliederstatistik, etwaige Planungsaufgaben und das Überwachen der Einhaltung bestimmter Satzungs- und Ordnungsvorschriften während der Mitgliederversammlung können in seinem Verantwortungsbereich liegen. Kommunikationsfähigkeit und guter Ausdruck in Sprache und Schrift gehören deshalb zu den wichtigsten Voraussetzungen für das Amt.
Pressewart
Die Pressewartin oder der Pressewart – also der oder die Verantwortliche für die Öffentlichkeits- und Pressearbeit – ist für die Außendarstellung bzw. das Image des Vereins verantwortlich. Zu den Aufgaben gehört deshalb:
Erstellung eines Kommunikationskonzepts
Unterstützung des Vereins bei der Informationsvermittlung
- Kontaktpflege mit Sponsoren, Gemeinden, Firmen, Interessenten und der Presse
Erweiterung des Vereins-Netzwerks
Förderung des Austauschs mit anderen Vereinen
Zudem ist der Pressewart auch für die Schaltung etwaiger Anzeigenwerbung in Vereinsbroschüren und Newslettern verantwortlich, verfasst Presseberichte, organisiert den Social-Media-Auftritt des Vereins und pflegt Einladungslisten und relevante E-Mail-Verteiler. Betreibt der Verein eine Webseite oder publiziert anderswo Text, Bild oder Musik, dann muss der Pressewart darüber hinaus sicherstellen, dass keine Urheberrechte verletzt und Informationen stets aktualisiert werden.
(Sonder-)Beauftragte
Je nachdem, wie ein Verein aufgestellt ist und welche Sparten oder Zielgruppen wichtig sind, sollte er auch entsprechende Sonderbeauftragte ernennen. Viele Vereine haben deshalb Mitgliederbeauftragte, Jugend- oder Seniorenbeauftragte oder solche, die sich um Inklusion kümmern. Diese können sich nach innen und nach außen für die Belange der spezifischen Gruppe einsetzen und Beschwerden bzw. Verbesserungsvorschläge bündeln sowie zukunftsgerichtete Vorschläge machen und zwischen Mitgliedern, Abteilungsleitern und Vereinsspitze vermitteln. Wird in einem Verein viel mit Schulen zusammengearbeitet (etwa im Ganztagsunterricht), kann sich zudem auch die Ernennung eines Schulbeauftragten lohnen. Dieser kann sich dann um etwaige Kooperationen kümmern, Schülerinnen und Schüler in das Training integrieren, Projektwochen und Schulturniere organisieren und sich um die Gewinnung neuer Mitglieder kümmern.
Platzwart und Greenkeeper
Eine wichtige Rolle kommt in Vereinen auch dem sogenannten Platzwart oder der Platzwartin zu. Diese haben die Aufgabe, das Vereinsgelände bzw. die Vereinsanlagen und -geräte instand zu halten. Dazu können zum Beispiel Sportplätze, Sporthallen und auch Clubhäuser zählen. Wichtig ist hierbei insbesondere:
- Vorbereitung der Sportplätze an Spieltagen
- Mithilfe bei Veranstaltungen und Turnieren
- Schadensaufnahme
- Durchführung bzw. Beauftragung von Wartungsarbeiten
- Austausch mit anderen Vereinsverantwortlichen
Zudem hat der Platzwart im besten Fall auch die Aufgabe, die Plätze und Anlagen mit der Zeit weiterzuentwickeln und in Abstimmung mit dem Vorstand zu modernisieren.
Wichtig zu wissen: Oft wird in Vereinen statt von einem Platzwart auch von einem Greenkeeper gesprochen. Diese beiden Stellenbeschreibungen sind nicht deckungsgleich. Im Unterschied zu einem Platzwart ist ein Greenkeeper nämlich eine Fachkraft für die Instandhaltung von Rasensportplätzen (etwa für Fußball-, Hockey- oder Golfplätze) und verfügt dementsprechend über mehr Spezialkenntnisse zur Rasenpflege als ein Platzwart. Zu den Aufgaben eines Greenkeepers gehören:
Mähen von Rasenflächen
Vertikutieren und Aerifizieren
Nachsäen von Rasen
Ziehen von Kalkstreifen
Setzen von Fahnen und Löchern
Pflege von Kunstrasenflächen
Sportwart
Um die verschiedenen sportbezogenen Rollen im Verein zusammenzubringen und zu koordinieren, gibt es Sportwartinnen und Sportwarte. Deren Aufgabe ist es, die ordnungsgemäße Organisation des Sportbetriebs im Verein zu gewährleisten. Dazu betreuen und koordinieren sie die Abteilungen und Übungsleiter, verwalten Sportgeräte und Sportausrüstung und legen in enger Abstimmung mit den anderen Vereinsverantwortlichen Pläne für die Abwicklung des kompletten Spiel- und Trainingsbetriebs vor. Je nach Verein kann es auch im Aufgabenbereich des Sportwarts liegen, besonders förderungswürdige Talente im Verein zu identifizieren (sowohl unter Spielern als auch unter Trainern und Schiedsrichtern), Freundschaftsspiele zu organisieren und sportbezogene Projektgruppen zu leiten.
Engagementmanager bzw. Mitgliederbeauftragter
Je größer ein Verein ist und je mehr Mitglieder sich in einem Verein engagieren, desto wichtiger ist es, diese Mitglieder selbst zu betreuen. Also nicht nur einen Platzwart für die Instandhaltung von Plätzen und einen Jugendwart für die Zusammenarbeit mit der Jugend zu beschäftigen, sondern auch einen Mitgliederbeauftragen bzw. Engagementmanager für die Kommunikation mit den „Mitmachern“ im Verein. In dieser Rolle geht es primär darum, eine gesunde vereinsinterne Atmosphäre zu schaffen und zu pflegen und die Entscheider und Engagierten im Verein (zum Beispiel einzelne Ausschüsse, Fan-Beauftragte oder Vereinsfotografen) bestmöglich miteinander zu vernetzen. Zu den Aufgaben des Mitgliederbeauftragten gehört dementsprechend:
Initiierung vereinsinterner Treffen
Finden neuer engagierter Mitglieder
Erstellung von Bedarfsanalysen
Überblick über die vereinsinterne Zufriedenheit