Auf den Punkt

 
  • Um die Vereinsarbeit gut zu organisieren, gibt es in Vereinen diverse Ämter.
  • Neben den sportlichen Funktionsträgern muss es auch verschiedene administrative Rollen geben, etwa den Schriftführer und den Kassenwart.
  • Je größer der Verein, desto sinnvoller ist es zudem, (Sonder-)Beauftragte für einzelne Sparten und ggf. auch einen Engagementmanager zu benennen.

Sie formen den Verein: Zusammenarbeit diverser Akteure

Vereine leben nicht nur von ihren Mitgliedern, sondern auch von den verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten, die diese übernehmen. Denn will ein Club vorankommen, braucht er dafür eine geordnete Struktur und die richtigen Repräsentanten. Doch welche wichtigen Funktionen gibt es in einem Verein überhaupt? Und welche Tätigkeiten und Zuständigkeiten gehen mit der jeweiligen Rolle einher? Mit der folgenden Übersicht verschaffen Sie sich einen ersten Überblick.

Wichtig zu wissen: Die Tätigkeitsbeschreibungen für die einzelnen Funktionen sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können je nach Art der Vereinsarbeit und den Zielen der Mitglieder individuell gestaltet und angepasst werden. Dementsprechend können die Aufgaben der Funktionsträger von Verein zu Verein leicht abweichen.

 
Akteure im Sportverein
Vorstand

Vorstand

Jeder Verein, ob eingetragen oder nicht, hat die Pflicht, mindestens eine Person zum Vorstand zu wählen. Diese führt die Geschäfte des Vereins und vertritt ihn nach außen gerichtlich wie außergerichtlich. Die meisten Vereine stellen ihren Vorstand mindestens aus einem ersten und einem stellvertretenden Vorsitzenden sowie einem Kassenwart zusammen.

Zu den ersten Aufgaben des Vereinsvorstands gehört die Eintragung des Vereins in das Vereinsregister und die Eröffnung eines vereinseigenen Bankkontos. Alle weiteren Aufgaben ergeben sich danach aus den jeweiligen Vereinszielen und der Vereinssatzung. Grundsätzlich gehört zu den Tätigkeiten des Vorstands jedoch:

  • die Anmietung von Vereinsräumen,
  • das Abschließen von Verträgen,
  • die Einberufung der Mitgliederversammlung
  • und die Festlegung von sportlichen, wirtschaftlichen und sozialen Richtlinien.

Der Vereinsvorstand lenkt nicht nur die Geschicke des Vereins – er ist oftmals auch verantwortlich, wenn etwas schiefläuft. Dementsprechend muss der Vereinsvorstand mitunter auch Haftung übernehmen und sich gegen Haftungsrisiken absichern.

Die ARAG Sportversicherung steht den Vorstandsmitgliedern und den Funktionären zur Seite. Zusätzlich können die Vermögensschaden-Haftpflicht- sowie die D&O-Versicherung vereinbart werden. Ihr Versicherungsbüro berät Sie gerne.

Vorsitzende

Vorsitzende

Die Aufgaben des 1. Vereinsvorsitzenden sind sowohl repräsentativer als auch organisatorischer Natur. Vorsitzende führen, kontrollieren und optimieren die Vereinsarbeit der Mitglieder und delegieren Aufgaben, um die Ziele des Vereins zweckgebunden zu erfüllen.

In erster Linie ist der Vorsitzende dementsprechend dafür verantwortlich:

  • die Befolgung der Vereinssatzung zu gewährleisten,
  • den Verein nach innen und außen zu repräsentieren
  • und zwischen Vereinsmitgliedern und der Öffentlichkeit sowie zwischen Verein und Verbänden/Dachorganisationen zu vermitteln.

Vereinsintern haben Vorsitzende zudem die Aufgabe:

  • Versammlungen einzuberufen und zu leiten,
  • Tagesordnungen aufzustellen,
  • den Geschäftsbericht vorzulegen,
  • Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu kontrollieren und zu überwachen,
  • Jahresberichte zu erstellen
  • und als Ansprechpartner in personellen Fragen zu fungieren.

Wichtig zu wissen: Der sogenannte 2. Vorsitzende ist der Stellvertreter des Vereinsvorsitzenden und muss dementsprechend so gut über die Arbeit des Vorsitzenden informiert sein, dass er die Geschäfte des Vereins in einer Notsituation zeitweise oder längerfristig weiterführen kann.

 
Kassenwart

Kassenwart

Auch wenn es keine Pflicht ist: Einen sogenannten Kassenwart – mitunter auch Finanzvorstand oder Schatzmeister genannt – sollte in der Regel jeder Verein in seinen Reihen haben. Denn, um die ordnungsgemäße Buchführung und Kontakt mit dem Finanzamt kommt kein Verein herum. Für das Amt wählt die Mitgliederversammlung üblicherweise ein fachkompetentes Mitglied des Vereins aus – am besten einen Buchhalter oder Steuerberater – und erteilt ihm die Vollmacht, die finanziellen Angelegenheiten zu verwalten.

Zu den Aufgaben des Kassenwarts gehört es unter anderem:

  • die Kasse zu verwalten,
  • alle Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen und zu archivieren,
  • Betriebsmittel und Vereinsartikel zu beschaffen,
  • Spendenbescheinigungen auszustellen,
  • Rechnungen zu zahlen, zu schreiben und zu mahnen,
  • Mitgliedsbeiträge einzuziehen,
  • Mitgliedsbeitritte zu bearbeiten,
  • Mitgliederzahlen an Verbände zu melden,
  • die Steuererklärung zu erledigen,
  • die Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen
  • und den Haushalt zu planen.

Zudem kümmert er sich in der Regel auch um die Versicherungen des Vereins und die Erschließung von Fördermöglichkeiten und Zuschüssen. Außerdem erstellt der Kassenwart Berichte über die Finanz- und Vermögenslage des Vereins. Damit macht er die Einnahmen und Ausgaben für die Mitgliederversammlung transparent und bietet dem Vorstand eine Übersicht der finanziellen Entwicklung des Vereins.

Abteilungsleiter

Abteilungsleiter

Existieren in einem Verein mehrere Abteilungen beziehungsweise Sparten, dann ist es sinnvoll, für jeden Bereich einen Abteilungsleiter zu benennen. In einem Mehrspartenverein kann es also etwa einen Abteilungsleiter Turnen und einen Abteilungsleiter Handball geben. Die Aufgabe der einzelnen Abteilungsleiter ist es dementsprechend, die Interessen ihrer Sportart gegenüber dem Vorstand und den anderen sportlichen Leitern zu vertreten und ihren Bereich weiterzuentwickeln. Dazu werden zusammen mit dem Vorstand und den Trainern:

  • Ziele formuliert,
  • Übungspläne erarbeitet und kommuniziert,
  • Turniere und Meisterschaften durchgeführt
  • und Informationsmaterialien erarbeitet.

Zudem sind die Abteilungsleiter auch verantwortlich für:

  • Trainer- und Schiedsrichterlizenzen,
  • die Ausweitung der Sportangebote,
  • die Koordination von wiederkehrenden Sportveranstaltungen
  • und die Kontrolle des Spielbetriebs.
Trainer

Trainer

Wenn ein Verein Sportangebote für Kinder, Jugendliche und Erwachsene anbietet, dann braucht er dafür qualifiziertes Personal und vor allem erfahrene Trainer bzw. Betreuer oder Übungsleiter. Trainer stehen im engen Austausch mit den Abteilungsleitern und sind direkt für die technische und strategische Ausrichtung ihrer Mannschaften und das entsprechende Mannschaftstraining verantwortlich. Zu den Aufgaben und Zielen der Trainer im Verein gehört zudem:

  • die Eingliederung neuer Spieler in die jeweiligen Mannschaften,
  • die Erstellung von Trainingsplänen,
  • die Kommunikation mit Spielern, Eltern und Interessenten
  • und die Leistungsüberwachung von Spielern und Schiedsrichtern.

Je nachdem, welche Qualifikationen für das Amt von Vereinsseite gefordert werden, sollten Trainer über einen entsprechenden Übungsleiterschein bzw. eine Trainerlizenz verfügen und sportspezifische Fachkenntnisse mitbringen. Nicht weniger wichtig sind darüber hinaus pädagogische und kommunikative Fähigkeiten.

Schriftführer

Schriftführer

Der sogenannte Schriftführer hat in einem Verein die Aufgabe, die Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen zu protokollieren und die Ergebnisse an den Vorstand und gegebenenfalls an die Mitglieder weiterzuleiten. Zudem unterstützt der Schriftführer den Verein in der Regel bei der Informationsvermittlung und Kommunikation (etwa in Form von Newslettern etc.) und bei Wahlen und Abstimmungen. Und auch das Führen der Mitgliederstatistik, etwaige Planungsaufgaben und das Überwachen der Einhaltung bestimmter Satzungs- und Ordnungsvorschriften während der Mitgliederversammlung können in seinem Verantwortungsbereich liegen. Kommunikationsfähigkeit und guter Ausdruck in Sprache und Schrift gehören deshalb zu den wichtigsten Voraussetzungen für das Amt.

Pressewart

Pressewart

Der Pressewart – also der Verantwortliche für die Öffentlichkeits- und Pressearbeit – ist für die Außendarstellung bzw. das Image des Vereins verantwortlich. Zu seinen Aufgaben gehört es deshalb:

  • ein schlüssiges Kommunikationskonzept zu erstellen und umzusetzen,
  • den Verein bei der Informationsvermittlung zu unterstützen,
  • Kontakte mit Sponsoren, Gemeinden, Firmen, Interessenten und der Presse zu pflegen,
  • das Netzwerk des Vereins zu erweitern
  • und den Austausch mit anderen Vereinen zu fördern.

Zudem ist der Pressewart auch für die Schaltung etwaiger Anzeigenwerbung in Vereinsbroschüren und Newslettern verantwortlich, verfasst Presseberichte, organisiert den Social-Media-Auftritt des Vereins und pflegt Einladungslisten und relevante E-Mail-Verteiler. Betreibt der Verein eine Webseite oder publiziert anderswo Text, Bild oder Musik, dann muss der Pressewart darüber hinaus sicherstellen, dass keine Urheberrechte verletzt und Informationen stets aktualisiert werden.

Sonderbeauftragte

(Sonder-)Beauftragte

Je nachdem, wie ein Verein aufgestellt ist und welche Sparten besonders im Fokus stehen (etwa die Jugendarbeit oder die Zusammenarbeit mit Senioren und Seniorinnen), sollte er auch entsprechende Sonderbeauftragte ernennen. Viele Vereine haben deshalb Mitgliederbeauftragte, Jugendbeauftragte oder Seniorenbeauftragte. Diese können sich nach innen und nach außen für die Belange der spezifischen Gruppe einsetzen und Beschwerden bzw. Verbesserungsvorschläge bündeln sowie zukunftsgerichtete Vorschläge machen und zwischen Mitgliedern, Abteilungsleitern und Vereinsspitze vermitteln. Wird in einem Verein viel mit Schulen zusammengearbeitet (etwa im Ganztagsunterricht), kann sich zudem auch die Ernennung eines Schulbeauftragen lohnen. Dieser kann sich dann um etwaige Kooperationen kümmern, Schülerinnen und Schüler in das Training integrieren, Projektwochen und Schulturniere organisieren und sich um die Gewinnung neuer Mitglieder kümmern.

Platzwart

Platzwart und Greenkeeper

Eine wichtige Rolle kommt in Vereinen auch dem sogenannten Platzwart zu. Dieser hat die Aufgabe, das Vereinsgelände bzw. die Vereinsanlagen und -geräte instand zu halten. Dazu können zum Beispiel Sportplätze, Sporthallen und auch Clubhäuser zählen. Wichtig ist hierbei insbesondere

  • die Vorbereitung der Sportplätze an Spieltagen,
  • die Mithilfe bei Veranstaltungen und Turnieren,
  • die Schadensaufnahme,
  • die Durchführung bzw. Beauftragung von Wartungsarbeiten
  • und der regelmäßige Austausch mit anderen Vereinsverantwortlichen.

Zudem hat der Platzwart im besten Fall auch die Aufgabe, die Plätze und Anlagen mit der Zeit weiterzuentwickeln und in Abstimmung mit dem Vorstand zu modernisieren.

Wichtig zu wissen: Oft wird in Vereinen statt von einem Platzwart auch von einem Greenkeeper geredet. Diese beiden Stellenbeschreibungen sind nicht deckungsgleich. Im Unterschied zu einem Platzwart ist ein Greenkeeper nämlich eine Fachkraft für die Instandhaltung von Rasensportplätzen (etwa für Fußball-, Hockey- oder Golfplätze) und verfügt dementsprechend über mehr Spezialkenntnisse zur Rasenpflege als ein Platzwart. Zu den Aufgaben eines Greenkeepers gehören:

  • das Mähen von Rasenflächen
  • das sogenannte Vertikutieren und Aerifizieren,
  • das Nachsäen von Rasen
  • und das Ziehen von Kalkstreifen sowie das Setzen von Fahnen und Löchern.
Sportwart

Sportwart

Um die verschiedenen sportbezogenen Rollen im Verein zusammenzubringen und zu koordinieren, gibt es den sogenannten Sportwart. Dessen Aufgabe ist es, die ordnungsgemäße Organisation des Sportbetriebs im Verein zu gewährleisten. Dazu betreut und koordiniert er die Abteilungen und Übungsleiter, verwaltet Sportgeräte und Sportausrüstung und legt in enger Abstimmung mit den anderen Vereinsverantwortlichen Pläne für die Abwicklung des kompletten Spiel- und Trainingsbetriebs vor. Je nach Verein kann es auch im Aufgabenbereich des Sportwarts liegen, besonders förderungswürdige Talente im Verein zu identifizieren (sowohl unter Spielern als auch unter Trainern und Schiedsrichtern), Freundschaftsspiele zu organisieren und sportbezogene Projektgruppen zu leiten.

Engagementmanager

Engagementmanager bzw. Mitgliederbeauftragter

Je größer ein Verein ist und je mehr Mitglieder sich in einem Verein engagieren, desto wichtiger ist es, diese Mitglieder selbst zu betreuen. Also nicht nur einen Platzwart für die Instandhaltung von Plätzen und einen Jugendwart für die Zusammenarbeit mit der Jugend zu beschäftigen, sondern auch einen Mitgliederbeauftragen bzw. Engagementmanager für die Kommunikation mit den „Mitmachern“ im Verein. In dieser Rolle geht es primär darum, eine gesunde vereinsinterne Atmosphäre zu schaffen und zu pflegen und die Entscheider und Engagierten im Verein (zum Beispiel einzelne Ausschüsse, Fan-Beauftragte oder Vereinsfotografen) bestmöglich miteinander zu vernetzen. Zu den Aufgaben des Mitgliederbeauftragten gehört es dementsprechend:

  • regelmäßige vereinsinterne Treffen zu initiieren,
  • neue engagierte Mitmacher zu finden bzw. zu identifizieren,
  • Bedarfsanalysen zu erstellen
  • und die vereinsinterne Zufriedenheit im Blick zu haben.
 

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