Kopieren, scannen, fotografieren: Was ist beim Ausweis erlaubt?

In Zeiten von Smartphones, Tablets & Co. ist das Ablichten und die Weitergabe von Dokumenten keine Hürde mehr. Schnell ist ein Foto geschossen, eine Kopie gemacht, ein Scan erstellt. Mit wenigen Klicks ist das Dokument anschließend hochgeladen und online weitergeleitet. Auch Identitätsnachweise wie Personalausweis oder Reisepass dürfen seit 2017 unter bestimmten Voraussetzungen abgelichtet werden. Einerseits praktisch, andererseits gefährlich. Die ARAG Experten erklären, welche Einschränkungen es gibt.

Scan-Verbot bis 2017

Nach alter Rechtslage war es unzulässig, Ausweise zu scannen und elektronisch abzuspeichern. Fotokopien waren zwar nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt, doch gerade bei Behörden lag der gute alte ‚Perso‘ recht schnell mal eben im Kopiergerät. Praktisch halt. Um dieser mehr oder weniger gängigen Praxis eine legale Grundlage zu geben, hat der Gesetzgeber 2017 schließlich die Vorschriften geändert.

Ablichten erlaubt – aber nach festen Regeln

Unter dem abstrakten Begriff ‚Ablichten‘ werden alle Formen der Kopie erfasst. Ob Fotokopieren, Fotografieren oder Einscannen – dies alles ist nach den aktuellen Fassungen des Personalausweisgesetzes (PAuswG) und des Passgesetzes (PassG) für Personalausweise, Reisepässe und amtliche Pässe erlaubt.

Allerdings weisen die ARAG Experten darauf hin, dass es klare Regeln für das Ablichten von Identitätsnachweisen gibt (§ 20 Abs. 2 PAuswG und § 18 Abs. 3 PassG). So darf der Ausweis nur vom Ausweisinhaber oder von anderen Personen mit dessen Zustimmung abgelichtet werden. Dabei muss die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein; beispielsweise indem die Ablichtung in schwarz-weiß erstellt oder anschließend mit dem Hinweis ‚Kopie‘ versehen wird.
Name, Adresse, Foto, Seriennummer – bei der Kopie eines Ausweises werden naturgemäß jede Menge personenbezogene Daten abgelichtet. Daher muss der Ausweisinhaber ausreichend über die Datenerhebung und -verarbeitung informiert werden und seine Einwilligung dazu geben. Die Zustimmung zur Ablichtung allein reicht nach Angaben der ARAG Experten hierfür nicht aus.

Schwärzen erlaubt

Wer bestimmte Daten nicht preisgeben möchte, darf auf der Ablichtung die entsprechenden Stellen unkenntlich machen oder schwärzen, wenn sie für den jeweiligen Zweck nicht benötigt werden. Allerdings weisen die ARAG Experten darauf hin, dass Ausweisinhaber nicht mehr darauf hingewiesen werden muss, dass in Teilen geschwärzt werden darf.