Workation: Mobiles Arbeiten im Ausland

Wer zeitweise aus dem Ausland arbeitet, sollte sich nicht nur um stabiles WLAN kümmern, sondern auch um rechtliche Fragen rund um Steuern, Sozialversicherung und Versicherungsschutz.

Auf den Punkt

• Eine Workation im Ausland ist nicht automatisch erlaubt und sollte immer mit den Arbeitgebenden abgestimmt werden.
• Schon kurze Aufenthalte können Auswirkungen auf Steuern, Sozialversicherung oder den Versicherungsschutz haben.
• Für Tätigkeiten innerhalb der EU/EWR oder der Schweiz wird eine A1-Bescheinigung benötigt.
• Arbeitgebende müssen auch bei einer Workation Arbeitsrecht, Datenschutz und IT-Sicherheit beachten.
• Je länger und regelmäßiger aus dem Ausland gearbeitet wird, desto größer werden mögliche rechtliche und steuerliche Risiken.

Was ist eine Workation?

Der Begriff „Workation" setzt sich aus „Work" und „Vacation" zusammen. Gemeint ist damit nicht etwa eine Mischung aus Arbeit und Urlaub, sondern reguläres Arbeiten von einem anderen Ort aus – häufig aus dem Ausland und oft aus klassischen Reiseländern wie Spanien, Italien oder Portugal. Der Urlaubs-Aspekt bezieht sich lediglich auf den Aufenthaltsort, nicht auf die Arbeitsleistung: Gearbeitet wird ganz normal, nur eben nicht vom heimischen Schreibtisch.

Spätestens seit der Pandemie ist das Thema in der Arbeitswelt angekommen. Eine Selbstverständlichkeit ist es deshalb aber nicht. Einige größere Unternehmen bieten interne Regelungen an, die zeitweises Arbeiten aus dem Ausland unter bestimmten Bedingungen ermöglichen. Gleichzeitig entstehen dabei Berührungspunkte zu mindestens vier Rechtsgebieten: Arbeitsrecht, Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Datenschutz.

Abgrenzung zu anderen Arbeitsformen

Im Arbeitsrecht werden verschiedene Formen des ortsflexiblen Arbeitens unterschieden, die jeweils unterschiedlichen Rechtsfolgen unterliegen.

Darf ich einfach aus dem EU-Ausland arbeiten?

Nein. Auch innerhalb der EU gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf grenzüberschreitendes mobiles Arbeiten. Die Arbeitnehmerfreizügigkeit (Art. 45 AEUV) erlaubt zwar, in einem anderen Mitgliedstaat eine Beschäftigung aufzunehmen – aber nicht, den bestehenden Job eigenmächtig ins Ausland zu verlagern.

Selbst wenn Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung mobiles Arbeiten erlauben, bezieht sich das im Regelfall auf das Inland. Arbeitgebende bestimmen den Arbeitsort über das Direktionsrecht (§ 106 GewO). Für eine Workation braucht es daher eine ausdrückliche, idealerweise schriftliche Vereinbarung.

Wer ohne Genehmigung aus dem Ausland arbeitet, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen – von der Abmahnung bis zur Kündigung. Hinzu kommen mögliche Auswirkungen auf den Versicherungsschutz, etwa bei einem Arbeitsunfall ohne genehmigte Auslandstätigkeit.

Wann werden Steuern beim Arbeiten im Ausland relevant?

Rund um Workation kursieren viele Halbwahrheiten – insbesondere in Social Media und im „Digital-Nomad“-Umfeld. Besonders häufig fällt dabei die sogenannte „183-Tage-Regel“, die oft missverstanden wird.

Die steuerliche Bewertung hängt allerdings nicht allein von der Aufenthaltsdauer ab. Entscheidend sind auch folgende Faktoren:

• Wer zahlt das Gehalt? Deutsche oder ausländische Arbeitgebende?
• Wo hat der Arbeitgebende seinen Sitz oder eine Betriebsstätte?
• Entsteht durch die Tätigkeit eine wirtschaftliche Präsenz im Aufenthaltsland?
• Wie regelmäßig und in welchem Umfang findet die Tätigkeit statt?
• Werden Verträge abgeschlossen oder Kunden vor Ort betreut?

Kritisch wird es bei wiederkehrenden Aufenthalten, vertriebsnahen Tätigkeiten, Vertragsabschlüssen aus dem Ausland oder bei Führungspositionen mit Entscheidungsbefugnis.

Im Extremfall können für Arbeitnehmende und Arbeitgebende Steuerpflichten und Registrierungspflichten im Aufenthaltsstaat entstehen.

Was passiert mit der Sozialversicherung, wenn ich im Ausland arbeite?

Bei einer Workation innerhalb der EU/EWR oder der Schweiz bleibt in der Regel das deutsche Sozialversicherungsrecht bestehen. Vorausgesetzt, die nötigen Nachweise liegen vor.

Zentral ist die A1-Bescheinigung. Sie bestätigt gegenüber Behörden im Aufenthaltsland, dass Beschäftigte weiterhin dem deutschen Sozialversicherungssystem unterliegen. Die Bescheinigung ist bei jeder grenzüberschreitenden Tätigkeit in der EU/EWR/Schweiz erforderlich – auch bei kurzen Aufenthalten (Art. 19 Abs. 2 VO (EG) 987/2009).

Beantragt wird sie über die zuständige Krankenkasse oder bei Privatversicherten über die Deutsche Rentenversicherung bzw. über die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen. Der Antrag sollte vor Reiseantritt gestellt werden. Fehlt die Bescheinigung bei einer Kontrolle, drohen Bußgelder oder im schlimmsten Fall eine nachträgliche Beitragspflicht im Aufenthaltsland.

Wird dagegen dauerhaft oder überwiegend im Ausland gearbeitet, kann ein Wechsel des anwendbaren Sozialversicherungsrechts eintreten (Art. 13 VO (EG) 883/2004) mit Auswirkungen auf Beiträge, Leistungen und Rentenansprüche.

Bin ich bei einer Workation unfallversichert?

Der gesetzliche Unfallschutz gilt grundsätzlich auch während einer genehmigten Workation. Allerdings nicht pauschal rund um die Uhr. Entscheidend ist, ob ein Unfall in unmittelbarem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht.

Versichert sind typischerweise:

• Arbeit am Laptop,
• berufliche Videokonferenzen,
• dienstliche Telefonate und
• Wege, die unmittelbar der Arbeit dienen.

Nicht versichert sind private Aktivitäten wie Schwimmen, Sightseeing oder der Gang zum Restaurant.

Da bei einer Workation die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit stärker verschwimmen als im Homeoffice, empfiehlt es sich, Arbeitszeiten, Arbeitsort, Genehmigungen und dienstliche Tätigkeiten zu dokumentieren. Fehlt die Genehmigung des Arbeitgebenden, kann der Unfallversicherungsträger den Schutz im Einzelfall verweigern.

Welche Versicherungen sollte ich prüfen?

Folgende Policen sollten idealerweise vor der Workation geprüft werden:

• Auslandskrankenversicherung: Die europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) ermöglicht innerhalb der EU Zugang zu medizinisch notwendigen Leistungen im öffentlichen Gesundheitssystem. Privatärztliche Behandlungen, Rücktransporte oder Zahnbehandlungen sind aber nicht abgedeckt. Eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung gehört deshalb zur Grundausstattung jeder Workation.
• Rechtsschutzversicherung: Bei Konflikten rund um Arbeit, Verträge oder Haftungsfragen im Ausland kann eine Rechtsschutzversicherung helfen – etwa bei Streitigkeiten über Arbeitsunfälle, bei Mietrechtskonflikten oder behördlichen Auseinandersetzungen. Wichtig: Prüfen Sie vorab, ob Ihr Tarif Auslandsaufenthalte und berufliche Streitigkeiten einschließt.
• Private Haftpflichtversicherung: Nicht jeder Tarif einer Haftpflichtversicherung deckt automatisch Schäden an Ferienunterkünften oder beruflich genutzter Technik ab. Bei längeren Aufenthalten lohnt ein Blick in die Versicherungsbedingungen.
• Cyberversicherung und IT-Schutz: Öffentliche WLANs und der Verlust mobiler Geräte erhöhen das Risiko für Datenverluste. Die Absicherung liegt überwiegend auf Arbeitgeberseite (Cyberversicherung, Sicherheitsstandards). Prüfen Sie vor der Workation, welche Vorgaben Ihr Unternehmen macht.

Arbeitgeberpflichten bei mobilem Arbeiten im Ausland

Auch bei einer Workation bleiben Arbeitgebende an ihre Pflichten gebunden. Diese enden nicht an der Landesgrenze.

Arbeitszeit und Ruhezeiten

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch bei einer Workation, solange deutsches Arbeitsrecht anwendbar ist. Höchstarbeitszeiten (§ 3 ArbZG: i. d. R. 8, maximal 10 Stunden) und Mindestruhezeiten (§ 5 ArbZG: 11 Stunden) müssen eingehalten und dokumentiert werden.

Datenschutz und IT-Sicherheit beim Arbeiten im Ausland

Außerhalb des Unternehmensnetzwerks steigen die Risiken für personenbezogene Daten. Arbeitgebende müssen sicherstellen, dass die DSGVO auch bei einer Workation erfüllt wird. Typischerweise durch:

• VPN-Pflicht
• Verschlüsselung aller mobilen Geräte
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Verbot privater Endgeräte für dienstliche Zwecke
• Vorgaben zur Vertraulichkeit in öffentlichen Räumen

Werden personenbezogene Daten in ein Land außerhalb des EWR übertragen (Drittlandtransfer), gelten zusätzliche Anforderungen nach Art. 44 ff. DSGVO.

Fürsorgepflicht

Die Fürsorgepflicht (§ 618 BGB, § 3 ArbSchG) besteht auch bei einer Workation fort. Da sich die Arbeitsbedingungen vor Ort kaum kontrollieren lassen, begrenzen viele Unternehmen Workations zeitlich oder knüpfen sie an Genehmigungen und interne Richtlinien.

So planen Sie eine rechtssichere Workation

Der wichtigste Schritt ist die vorherige Abstimmung mit den Arbeitgebenden. Vorab sollten insbesondere folgende Punkte geklärt werden:

• Aufenthaltsland und Aufenthaltsdauer
• Konkrete Tätigkeit während der Workation
• Interne Regeln zu Remote Work im Ausland
• Vorgaben zu Datenschutz und IT-Sicherheit
• Anforderungen rund um Sozialversicherung oder Steuern
• Erreichbarkeit und Zeitzonen-Differenz

Ebenso wichtig ist die Vorbereitung der Unterlagen. Je nach Situation können unter anderem relevant sein:

• Schriftliche Genehmigung der Workation
• A1-Bescheinigung (Antrag bei der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger)
• Nachweis der Krankenversicherung (EHIC / Auslandskrankenversicherung)
• Technische Vorgaben (VPN, verschlüsselte Geräte)
• Bei Nicht-EU-Ländern: Visum oder Arbeitserlaubnis

Checkliste für die Workation

Workations außerhalb der EU

Außerhalb der EU sind Ziele wie Thailand, die Vereinigten Arabischen Emirate oder Länder in Lateinamerika beliebt. Rechtlich gelten dort oft strengere oder weniger klar geregelte Vorgaben.

• Visum und Arbeitserlaubnis
  Berufliche Tätigkeiten (auch Remote Work für einen ausländischen Arbeitgebenden) sind mit einem Touristenvisum häufig nicht erlaubt. Mehr als 60 Länder bieten inzwischen eigene Digital-Nomad-Visa an. Die Bedingungen (Einkommensnachweise, Mindestaufenthalt, Steuerpflicht) unterscheiden sich jedoch erheblich.
• Sozialversicherung
  Die EU-Verordnungen zur Sozialversicherungskoordinierung gelten außerhalb der EU/EWR/Schweiz nicht. Ob deutsches Recht weiter anwendbar bleibt, hängt vom Land ab. Mit einigen Staaten bestehen bilaterale Abkommen; eine Ausstrahlung nach § 4 SGB IV kommt nur unter bestimmten Voraussetzungen in Betracht.
• Datenschutz
  Bei Tätigkeiten außerhalb des EWR gelten die Regeln zum Drittlandtransfer (Art. 44 ff. DSGVO). Arbeitgebende müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten auch dort angemessen geschützt sind.

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