Kassenprüfung im Verein

Sportvereine sollten ihre Finanzplanung stets im Griff haben und Mitglieder über die finanzielle Situation informieren. Dazu dient die alljährliche Kassenprüfung.

Auf den Punkt

• Eine Kassenprüfung sollte in einem Verein für jedes Finanzjahr vollzogen werden.
• Der Kassenprüfer wird für gewöhnlich direkt von der Mitgliederversammlung bestimmt.
• Zu den Aufgaben des Kassenprüfers gehört die Kontrolle der Finanzverwaltung im Verein, also der Kassenbücher und Bargeldbestände sowie der Belege, Rechnungen und Mitgliedszahlungen.
• Als Kontrollorgane des Vereins haften Kassenprüfer für potenzielle Fehler nur dann, wenn sie vorsätzlich sittenwidrig handeln, also z. B. gewisse Sachverhalte vertuschen.

Was ist eine Kassenprüfung im Verein?

Bei der Kassenprüfung wird überprüft, ob alle Einnahmen und Ausgaben des Finanzjahres korrekt verbucht wurden. Im Kontext von Sportvereinen bedeutet das: Der Kassenprüfer kontrolliert, ob das Vereinsvermögen von den Leitungsorganen des Vereins (also etwa der Geschäftsführung, dem Vorstand und dem Kassenwart) innerhalb eines definierten Zeitraums ordnungsgemäß verwaltet wurde. Dazu werden alle Zahlungen von Mitgliedsbeiträgen, Spenden und auch alle Rückerstattungen auf Korrektheit geprüft und mit dem Haushaltsplan abgeglichen.

Wichtig ist dieser Schritt in Vereinen insbesondere deshalb, weil durch die Vorlage eines entsprechenden Prüfberichts sichergestellt werden kann, dass alle Mitglieder über die finanziellen Verhältnisse des Vereins informiert sind. In diesem Sinne schafft die Kassenprüfung auch immer eine Vertrauensbasis zwischen Vorstand und Mitgliedern. Zudem können durch die Zustimmung des gesamten Vereins auch etwaige Schadensansprüche ausgeschlossen und der Vorstand entlastet werden.

Aufgaben des Kassenprüfers im Überblick

• Prüfung der Einnahmen und Ausgaben auf korrekte Zuordnung und der Einnahmen und Ausgaben aus der Barkasse, sowie Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Buchführungsvorschriften
• Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins
• Kontrolle des ordnungsgemäßen Eingangs der Mitgliedsbeiträge
• Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Buchführungsvorschriften
• Prüfung des Jahresabschlusses und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der Ausgaben
• Überprüfung der Übereinstimmung von Ausgaben mit Satzungsvorschriften
• Beurteilung der allgemeinen Finanzlage des Vereins
• Erstellung eines Kassenprüfberichts für die Mitgliederversammlung
• Meldung von Mängeln und Unregelmäßigkeiten an die Mitgliederversammlung
• Überprüfung des Vereinsvermögens

Bestimmung des Kassenprüfers im Verein – Rechte und Pflichten

In der Regel kann jedes qualifizierte Vereinsmitglied für die Rolle des Kassenprüfers in Betracht kommen. Zum Kassenprüfer sollte idealerweise jemand bestimmt werden, der sich mit Finanzen und Buchführung auskennt wie ein Banker oder Steuerberater. Ausgeschlossen sind jedoch (anders als beim Amt des Schatzmeisters) für gewöhnlich Vorstandsmitglieder oder Vereinsmitglieder aus einem anderen zu kontrollierenden Organ des Vereins. So soll garantiert werden, dass der Kassenprüfer bei der Kontrolle von Finanztransaktionen, an denen er womöglich selbst beteiligt war, nicht in einen Interessenskonflikt gerät. Ob es mehr als einen Kassenprüfer gibt, ist in der Satzung festgehalten.

Bestimmt und mit der Prüfung beauftragt wird der Kassenprüfer von der Mitgliederversammlung. Dies berechtigt ihn in der Folge dazu, Einsicht in alle Geschäftsunterlagen des Vereins zu nehmen und stattet ihn mit einem umfassenden Auskunfts- und Informationsrecht aus. Im Umkehrschluss gehört es ab diesem Zeitpunkt zur absoluten Pflicht des Kassenprüfers, Missstände und buchhalterische Verstöße, die ihm im Zuge seiner Arbeit begegnen, umgehend zu benennen und diese niemals im Sinne des Vereins zu verschweigen.

Kassenprüfbericht und Kassenbericht im Verein

Zu unterscheiden ist im Rahmen der Kassenprüfung zwischen dem sogenannten Kassenprüfungsbericht und dem Kassenbericht. Denn Letzterer hat zunächst einmal nichts mit dem Kassenprüfer zu tun, sondern wird in der Regel vom Schatzmeister des Vereins angefertigt. Darin listet dieser alle Einnahmen und Ausgaben, inklusive aller relevanten Belege und Rechnungen, auf. Später dient dieser Kassenbericht dann dem Kassenprüfer als Grundlage für den Kassenprüfbericht. In gewisser Weise ist der Kassenprüfbericht also die Bestätigung (oder Beanstandung) des Kassenberichts durch den Kassenprüfer.

In dem Kassenprüfbericht geht es dementsprechend um:

• die Kontrolle der Kassenbücher und der Bargeldbestände,
• die Überprüfung von Belegen, Rechnungen und Mitgliedszahlungen,
• das Nachvollziehen von Einnahmen und Ausgaben
• und einen Überblick über die Forderungen und die Verbindlichkeiten des Vereins.

Was beinhaltet der Kassenprüfbericht?

Da es keine konkrete gesetzliche Vorgabe dafür gibt, wie ein Kassenprüfbericht auszusehen hat, können Vereine ihre inhaltliche Vorgehensweise in der Vereinssatzung selbst definieren. Klar ist jedoch auch, dass gewisse Inhalte und Eckpunkte im Kassenprüfbericht nicht fehlen sollten, um eine komplikationslose Abnahme des Berichts durch die Mitgliederversammlung zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem

• die Angabe des Prüfungsgegenstands (Welcher Verein wurde geprüft?),
• das Datum und die Dauer der Prüfung,
• die namentliche Nennung des Prüfers und
• ein Verweis auf den Prüfungsauftrag durch die Mitgliederversammlung.

Zudem sollte in dem Prüfbericht detailliert festgehalten werden, welche Unterlagen dem Prüfer vorlagen, wie diese geprüft wurden und welche Dokumente und Vorgänge dabei aus welchen Gründen von besonderem Interesse waren. All diese Informationen führen dann zum Ergebnis der Kassenprüfung – und zu der Frage, ob der Kassenprüfer der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands empfiehlt.

Entlastung des Vorstands

Als Entlastung des Vorstands bezeichnet man einen formellen Akt, der für gewöhnlich im Rahmen der Mitgliederversammlung – manchmal auch Jahreshauptversammlung genannt – stattfindet. Hierzu sollen die Vereinsmitglieder den Vorstand von Bereicherungs- und Schadensersatzforderungen freisprechen. In seltenen Fällen kann der Vorstand – je nach Satzung – auch von anderen Vereinsorganen entlastet werden.

Da die Entlastung des Vorstands nur dann stattfinden kann, wenn die Vereinsmitglieder alle relevanten Informationen zur Arbeit des Vorstands erhalten haben, bildet auch der Kassenprüfbericht eine wichtige Grundlage für die Entlastung. Denn sollten Erkenntnisse aus der Kassenprüfung darauf hindeuten, dass in den Kassenbüchern des Vereins Unregelmäßigkeiten bestehen oder der Vorstand den Verein in anderen finanziellen Belangen nicht ordnungsgemäß vertreten hat, dann muss dieser Umstand zwangsläufig in die Bewertung der Mitgliederversammlung miteinfließen. Im Zweifelsfall können die Mitglieder dann auch entscheiden, den Vorstand nicht zu entlasten und stattdessen weitere Untersuchungen zu veranlassen.

Gut zu wissen: Sieht die Satzung zwei Kassenprüfer bei der Versammlung vor, ist aber nur einer anwesend, führt er die Kassenprüfung allein durch. Die Mitgliederversammlung ist trotzdem gültig.

Kassenprüfung im Verein: Checkliste

Eine detaillierte Vorlage zur Kassenprüfung im Verein gibt es nicht, da diese nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Auch Muster und Leitfäden stellen keine allgemeingültigen Vorlagen dar. Trotzdem gibt es für angehende Kassenprüfer eine ganze Reihe von Eckpunkten, die vor und während der Kassenprüfung beachtet bzw. abgearbeitet werden sollten. Unter anderem die folgenden Fragen können dem Kassenprüfer dabei als Orientierung dienen:

• Hat der Verein seine finanziellen Pflichten eingehalten?
• Wurde der bestehende Haushaltsplan befolgt?
• Wurden bei Anschaffungen stets Vergleichsangebote eingeholt?
• Wurden die Bestimmungen der Kassenordnung eingehalten?
• Sind in der Buchführung alle Konten enthalten?
• Wird für die Buchführung ein geprüftes EDV-Programm verwendet?
• Ist das Kassenbuch vollständig?
• Gibt es Belege für alle Einnahmen und Ausgaben?
• Sind die Belege systematisch angeordnet?
• Gibt es ungeklärte Überschüsse?
• Sind Fehlbeträge gekennzeichnet?

Was Kassenprüfer zur neuen E-Rechnungspflicht wissen sollten

Die am 1. Januar 2025 eingeführte E-Rechnungspflicht gilt auch für Vereine, die wirtschaftlich tätig sind – etwa durch Vereinsfeste, Kursangebote, Sponsoring oder die Vermietung von Vereinsräumen. Die rechtliche Grundlage bildet § 14 UStG in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V). Betroffen sind nicht nur große Vereine, sondern auch kleinere gemeinnützige Organisationen, sobald Leistungen den unternehmerischen Bereich des Vereins betreffen.

Vereine müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen wie "XRechnung" oder "ZUGFeRD" zu empfangen, auszulesen und für zehn Jahre revisionssicher im Originalformat aufzubewahren. Ein einfaches PDF genügt nicht mehr. Zur Umsetzung benötigen Sie eine geeignete Software oder Online-Lösung, die den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen ermöglicht. Für kleinere Vereine reichen oft kostenlose Plattformen oder einfache Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnungsmodul aus.

Gut zu wissen: Für die Ausstellung von E-Rechnungen an Geschäftskunden gelten noch Übergangsfristen, der Empfang ist jedoch seit 2025 Pflicht. Rechnungen an Privatpersonen und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben von der Regelung ausgenommen.

Haftet der Kassenprüfer im Verein – und welche Konsequenzen drohen?

Da Kassenprüfer als Kontrollorgane des Vereins fungieren und zuvor selbst nicht in die Prozesse und Transaktionen eingebunden gewesen sein sollten, die sie fortan kontrollieren, kann ihnen für gewöhnlich auch keine Haftung übertragen werden. Gerade bei umfangreichen Prüfungsprozessen kann der Kassenprüfer zudem nicht dafür garantieren, alle Fehler und Missstände lückenlos aufzudecken.

Das bedeutet allerdings nicht, dass ein Kassenprüfer nicht nach bestem Wissen und Gewissen handeln muss. Im Gegenteil: Handelt der Prüfer bei seiner Arbeit grob fahrlässig, macht bewusst falsche Angaben oder unterschlägt gewisse Informationen, kann er durchaus dafür belangt werden. In diesem Fall kann nämlich beispielsweise eine Haftung nach § 826 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) wegen einer „sittenwidrige vorsätzliche Schädigung“ bestehen, für die Schadensersatz fällig werden kann.

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