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17.03.2016

Aufbewahrungsfristen: Welche Papiere dürfen in den Reißwolf?

Sie wollen den Papierberg in Ordnern, Schachteln und Regalen abbauen? Nur zu. Bevor Sie den Aktenvernichter anschalten, sollten Sie jedoch wissen, welche Dokumente und Belege Sie behalten sollten – manche sogar ein Leben lang.

Frühjahrsputz in den Papieren

Damit die Papierberge nicht zu hoch wachsen, sollte man einmal im Jahr einen Blick in die Ordner werfen und zum Beispiel alte Rechnungen oder Kontoauszüge aussortieren. Dabei ist allerdings zu beachten, dass einige Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen als andere. Also genau hinschauen, was weg kann – und was nicht.

Warum Handwerkerrechnungen gesammelt werden müssen

Auch für scheinbar Nebensächliches können offizielle Aufbewahrungsfristen bestehen. Auftraggeber von Handwerkerleistungen sind beispielsweise nach § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Bestimmung betrifft seit 2004 alle Empfänger der entsprechenden Leistungen – ob Eigentümer oder Mieter – und damit letztendlich jeden Steuerzahler. Das dient der verstärkten Bekämpfung von Schwarzarbeit und der damit zusammenhängender Steuerhinterziehung.

Dokumente nicht einfach in den Hausmüll werfen

Immer wieder nutzen Gauner und Betrüger private Informationen für ihre Machenschaften. Deshalb ist stets Vorsicht geboten: Dokumente mit sensiblen Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten sollten nicht einfach im Papierkorb entsorgt, sondern zuvor geschreddert werden. Im Büro- und Elektrohandel gibt es Aktenvernichter, die für den privaten Haushalt geeignet sind, schon für wenig Geld.

Praxistipp: Doppelt hält besser

Oft ist es sinnvoll, von wichtigen Dokumenten Kopien anzufertigen und diese getrennt vom Original zu hinterlegen. Oder scannen Sie sie ein und legen sie virtuell ab. Um sich für den Fall eines Einbruchs oder Hausbrands abzusichern, lässt sich für die Originale ein Safe oder Bankschließfach nutzen. Gut aufbewahrt werden sollte auch eine Liste mit allen wertvollen Einrichtungsgegenständen. Diese Aufstellung hilft laut ARAG Experten der Hausratversicherung im Schadensfall, die Kosten zu beziffern.

 

Erst lesen, dann ausmisten! Denn manche Dokumente braucht man ein Leben lang.

Die wichtigsten Ausbewahrungsfristen
Ein Leben lang
Standesamtliche Urkunden (z.B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)
Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse
Ärztliche Gutachten
Belege über Wohneigentum
Mindestens bis zur Rente
Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (z.B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)
Für die gesamte Laufzeit
Versicherungsunterlagen für jegliche Policen
Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z.B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan)

Für die gesamte Gebrauchsdauer
Nachweise für die Hausratversicherung (z.B. Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck)
30 Jahre
Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen
4 Jahre
Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)
3 Jahre
Alte Mietverträge, Übergabeprotokolle, Kautionsquittungen
2 Jahre
Kassenbelege (Gewährleistungszeit in der Regel zwei Jahre)
Handwerkerrechnungen (ausnahmsweise fünf Jahre bei der Errichtung von Bauwerken)

Ein Mann, ein Wort

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