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Es empfiehlt sich, alte Rechnungen und Kontoauszüge regelmäßig auszusortieren. Doch Vorsicht: Es gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen! Und zwar sowohl für geschäftliche als auch für private Unterlagen. Deshalb sollten Sie genau prüfen, was wirklich in den Schredder kann.

Sie türmen sich auf dem Schreibtisch. Ballen sich in Schubladen, Schachteln und Regalen. Und quellen aus Ihren Ordnern. Papiere! Kein Zweifel: Das papierlose Büro ist noch längst nicht Wirklichkeit geworden. Ganz im Gegenteil. Es wird mehr gedruckt und aufgehoben als je zuvor.

Dabei spricht vieles dafür, die zunehmende Flut an Papieren einzudämmen. So gewinnt man Platz und Transparenz. Man kann sich wieder besser auf das Wesentliche konzentrieren. Doch bevor Sie jetzt den Reißwolf einschalten, sollten Sie diesen Artikel aufmerksam lesen. Denn wir haben für Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zusammengestellt.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente von Privatpersonen

Auch im privaten Bereich ist es oftmals vorgeschrieben oder zumindest empfehlenswert, wichtige Unterlagen aufzubewahren:

Ein Leben lang

Standesamtliche Urkunden (z. B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)
Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse
Ärztliche Gutachten
Belege über Wohneigentum

Mindestens bis zur Rente

Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)

Für die gesamte Laufzeit

Versicherungsunterlagen für jegliche Policen
Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z. B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan)

Für die gesamte Gebrauchsdauer

Nachweise für die Hausratversicherung (z. B. Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck)

30 Jahre

Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen

6 Jahre

Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von Steuerpflichtigen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt

4 Jahre

Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)

3 Jahre

Alte Mietverträge, Kautionsquittungen, Übergabeprotokolle

2 Jahre

Kassenbelege (Gewährleistungszeit in der Regel zwei Jahre)
Handwerkerrechnungen (ausnahmsweise fünf Jahre bei der Errichtung von Bauwerken)

Platz sparen mit gesetzlicher Erlaubnis

Ihre räumlichen Kapazitäten stoßen angesichts der Fülle an Dokumenten an Grenzen? Keine Sorge: Nur die Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse müssen in physischer Form aufbewahrt werden. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können Sie einfach auf Datenträgern speichern. Sie haben jedoch zu gewährleisten, dass die Daten zehn Jahre lang lesbar sind. (Für spezielle Zolldokumente gibt es Sonderregelungen.)

Tipp

Sprechen Sie vor jeder größeren Aktenvernichtung sicherheitshalber mit Ihrem Steuerberater. Wenn Sie sich bei Belegen hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist unsicher sind, können Sie auch direkt bei dem für Sie zuständigen Finanzamt nachfragen. Damit es bei einer eventuellen Betriebsprüfung kein böses Erwachen gibt.

Für Gewerbetreibende

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO

Für Gewerbetreibende gilt eine Aufbewahrungspflicht, wenn sie gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind. Das bedeutet, dass Sie Ihre Geschäftsunterlagen verfügbar halten müssen. Jedenfalls für die festgesetzte Zeit.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Diese schreibt ab einem Umsatz von 600.000 Euro bzw. ab einem Gewinn von 60.000 Euro pro Jahr eine Buchhaltung und das Führen von Aufzeichnungen vor.

Im Bereich „Handelsrecht“ gelten die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Darüber hinaus existieren noch Gesetze und Verordnungen für spezielle Berufe und Tätigkeiten, die zur Buchhaltung verpflichten. Grundsätzlich gilt: Abhängig vom jeweiligen Dokument kann die Aufbewahrungsfrist sechs oder zehn Jahre betragen.

 

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Buchungsbelege (je nach Geschäftsvorfall betrifft das beispielsweise folgende Bereiche:
    Rechnungen, Kontoauszüge, Bewertungsunterlagen, Quittungen, Schecks, Wechsel, Eigenbelege, Saldenlisten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kassenberichte, Steuerbescheide, Lieferscheine, Auftragszettel, Vertragsurkunden, Reisekostenabrechnungen und Warenbestandsaufnahmen)
  • Eröffnungsbilanzen und (für deren Verständnis erforderliche) Organisationsunterlagen
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Lageberichte
 

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz (sowohl die empfangenen als auch die von Ihrem Unternehmen versandten)
  • Alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen

Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen

Ganz gleich, ob Sie Eigentümer oder Mieter einer Immobilie sind: Als Auftraggeber von Handwerksleistungen sind Sie seit 2004 verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren (UStG § 14b Abs. 1 Satz 5). Dazu zählen nicht nur Nachweise über sämtliche Bauleistungen einschließlich Bauplanung und Bauüberwachung, sondern beispielsweise auch Gerüstbau und das Anlegen von Bepflanzungen.

Gut zu wissen

Eine Frist zur Aufbewahrung des Steuerbescheides und der Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht mehr. Das heißt: Sobald der Steuerbescheid rechtskräftig ist, kann er grundsätzlich entsorgt werden.

Eine Ausnahme gilt laut Abgabenordnung nur für Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt. Sie müssen die Steuerunterlagen und Belege sechs Jahre aufbewahren.

Tipp

Fertigen Sie von jedem wichtigen Dokument eine Kopie an und bewahren Sie diese getrennt vom Original auf – am besten in einem Safe oder Bankschließfach. Sie können die Unterlagen auch einfach scannen und digital ablegen. Idealerweise nicht zuhause. So stellen Sie sicher, dass Sie auch nach einem Einbruch oder Feuer darauf zugreifen können.

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