Buchhaltung im Verein: Die Inventur

Besteht eine Inventurpflicht für Vereine?

Ja, Vereine und Verbände müssen eine Inventur machen. So steht es im Einkommenssteuergesetz in § 4 Abs. 3. Demnach muss alles, was der Verein gekauft hat oder was zum Vereinsvermögen gehört, aufgeschrieben werden – inklusive Kaufdatum und Anschaffungskosten.

Gut zu wissen: Die Inventur muss am Ende des jeweiligen Geschäftsjahres gemacht werden. Dies ist bei den meisten Vereinen und Verbänden in der Regel identisch mit dem Kalenderjahr. Und einmal im Jahr aufräumen und ausmisten kann richtig gut tun!

So gehen Sie bei einer Inventur im Verein vor

Die Durchführung der Bestandsaufnahme mag auf den ersten Blick herausfordernd erscheinen. Wo fängt man am besten an und was muss man eigentlich mit in die Inventur aufnehmen? Mit einem klaren Plan und dem gemeinsamen Engagement der Mitglieder oder Inventurhelferinnen und -helfer wird sie jedoch zu einer lohnenswerten Angelegenheit.

Hier sind drei Schritte, die Sie bei der Inventur im Verein beachten sollten

Anschließend erhalten Sie einen klaren Überblick über das gesamte Vereinsvermögen sowie die vorhandenen Gegenstände. Das bietet dem Verein eine solide Grundlage für die zukünftige Ressourcen- und Vermögensplanung.

Körperliche Inventur im Verein

Am besten beginnen Sie Ihre Vereinsinventur durch die körperliche Bestandsaufnahme. Das heißt, Sie zählen, messen und zur Not schätzen alle infrage kommenden materiellen Vermögensgegenstände. Die Art und Anzahl der Gegenstände können je nach Verein und dessen Aktivitäten stark variieren. Dazu zählen beispielsweise:

Für jeden Gegenstand sind die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten zu ermitteln. Am einfachsten geht das mit der passenden Einkaufsrechnung. Hier ist der Nettobetrag zu verwenden. Gleiche Gegenstände werden zu einer Position zusammengefasst und die Werte addiert. Der errechnete Betrag ohne Umsatzsteuer ist der Inventarwert, den Sie anschließend in das Inventarverzeichnis des Vereins eintragen.

Gut zu wissen: Das Inventarverzeichnis sollte regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass alle Änderungen im Vermögensbestand korrekt erfasst werden. In vielen Fällen wird es auch archiviert, um einen historischen Überblick über die Vermögensentwicklung des Vereins zu erhalten. Generell muss das Inventarverzeichnis für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Anlagevermögen des Vereins bestimmen

Inventurrelevante Güter sind nicht nur vom Verein neu gekaufte Waren. Auch das Anlagevermögen zählt dazu. Das sind Sachen, die Ihr Verein über einen längeren Zeitraum benutzt, wie Immobilien, Möbel und Geräte. Diese Güter gehören in das Anlageverzeichnis. Da sie über die Nutzungsdauer an Wert verlieren, werden sie abgeschrieben – meist nach den amtlichen Tabellen für die Absetzung für Abnutzung oder auch Abschreibungstabellen (Afa-Tabellen). Auch der Wertverlust wird im Anlageverzeichnis dokumentiert. Die Anlageninventur kann übrigens die körperliche Inventur für Güter des beweglichen Anlagevermögens ersetzen.

Ist für das Anlageverzeichnis eine bestimmte Form vorgeschrieben?
Nein, Sie müssen keine bestimmte Form einhalten und können ein Muster aus dem Internet verwenden. Im Verzeichnis der Anlagegüter selbst müssen jedoch Zeitpunkt und Kosten der Anschaffung, Wertverlust über den Nutzungszeitraum und der Gewinnermittlungszeitraum enthalten sein.

Gut zu wissen: Wirtschaftsgüter wie Grundstücke oder Beteiligungen verlieren nicht an Wert. Angaben über die Nutzungsdauer sind nicht nötig. Im Anlageverzeichnis werden sie nur mit ihrem Kaufpreis aufgeführt.

Vereinsvermögen für die Inventur ermitteln

Sobald das Anlagevermögen bestimmt und alle Gegenstände erfasst sind, ermitteln Sie im nächsten Schritt noch Guthaben, Forderungen sowie laufende Kredite des Vereins. Im letzten Schritt können Sie nun eine Gesamtaufstellung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Guthabens und der Schulden machen. Nun haben Sie die Inventur geschafft und ein aktuelles Bild des gesamten Vereinsvermögens.

Checkliste für die Inventur im Verein

Haben Sie an alles gedacht und wirklich nichts vergessen? Um sicherzustellen, dass Sie bei der Inventur Ihres Vereins nichts übersehen, empfehlen wir, eine spezielle Inventur-Checkliste zu erstellen. Hier sind alle notwendigen Schritte und zu erfassenden Gegenstände aufgelistet, was Ihre Arbeit deutlich erleichtert.

Inventur durchführen – Checkliste mit folgenden Punkten:

Berücksichtigen Vereine diese Punkte, können sie sicherstellen, dass ihre Inventur ordnungsgemäß durchgeführt wird und wertvolle Einsichten in den Zustand ihres Vermögens gewonnen werden.