Bezahlung im Sportverein: Aufwandsentschädigung & Co.
Freiwillige Arbeit ist zentraler Bestandteil in Vereinen – und das meist unentgeltlich. Durch Aufwandsentschädigungen und andere Formen der Vergütung können Sie die Arbeit monetär honorieren.
14.04.2025 • 6 min Lesezeit
Häufige Beschäftigungsformen im Sportverein
Wenn Vereine Übungsleitungen und Lehrkräfte beschäftigen, müssen sie das Steuerrecht, das Sozialversicherungsrecht und das Arbeitsrecht beachten. Und aktuell auch ein Urteil aus 2022, in dem es um Scheinselbstständigkeit geht. Die Praxis zeigt, dass sie sich dabei schwertun und eine große Unsicherheit besteht. Nachfolgend geben wir Ihnen eine grobe Orientierung an die Hand. Entscheidend ist aber immer der Einzelfall.
Drei Statusformen sind üblich
Bei der Beschäftigung von Übungsleitungen und Lehrkräften unterscheidet man …
- Ehrenamtliche Tätigkeit gegen Zahlung einer pauschalen Aufwandsentschädigung im Rahmen des Übungsleiter-Freibetrags
- Tätigkeit im Rahmen eines sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere eines Arbeitsverhältnisses z. B. als Minijob/geringfügige Beschäftigung
- Beauftragung auf Basis einer selbstständigen Tätigkeit (Honorartätigkeit)
Welche Arten von Aufwandsentschädigungen gibt es in Sportvereinen?
Engagement in einem Verein ist freiwillig und eine Bezahlung kein Muss. Das Ehrenamt kann dennoch honoriert werden. Schließlich wird hier die eigene Freizeit in Vereinsarbeit investiert. Mit Aufwandsentschädigung sind in der Regel die Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale gemeint. Wichtig: Die beauftragte Person muss nebenberuflich durch eine steuerbegünstigte Körperschaft zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke eingesetzt werden. Die Vergütung ist in diesem Fall sowohl für den Auftraggeber als auch die Lehrkraft steuer- und sozialversicherungsfrei. Es bestehen grundsätzlich keine Meldepflichten. Die Übungsleitung ist in diesem Rahmen nicht gesetzlich rentenversicherungspflichtig. Der Verein muss als Auftraggeber die Erklärung der Lehrkraft, dass der Freibetrag durch diese nicht bereits anderweitig genutzt wird, einholen und dokumentieren. Das gilt auch bei Zahlung der Ehrenamtspauschale.
Ehrenamtspauschale
Die Ehrenamtspauschale wird an Vereinsmitglieder ausgezahlt, die freiwillige und unbezahlte Dienste leisten. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Sportverein, einen Kulturverein oder eine andere gemeinnützige Organisation handelt. Sie ist so etwas wie ein kleines Dankeschön für all diejenigen, die sich regelmäßig im Verein engagieren. Dazu zählen beispielsweise reine Funktionstätigkeiten wie Schatzmeister und Schriftführer. Die steuerfreie Ehrenamtspauschale beträgt 840 Euro pro Jahr und Person.
Übungsleiterpauschale
Eine weitere Form der Aufwandsentschädigung ist die Übungsleiterpauschale (auch Übungsleiterfreibetrag). Sie wird speziell an Trainerinnen und Trainer, Betreuerinnen und Betreuer sowie Kursleiterinnen und Kursleiter gezahlt, die ihre Zeit und Expertise in den Dienst des Vereins stellen. Im Gegensatz zur Ehrenamtspauschale ist die Übungsleiterpauschale 2025 deutlich höher und bis 3.000 Euro im Jahr steuerfrei. Sie kann einmalig komplett oder über das Jahr verteilt ausgezahlt werden.
Besonderheit: Kombination von Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale
Die Ehrenamtspauschale kann nur dann mit der Übungsleiterpauschale kombiniert werden, wenn beide Pauschalen für unterschiedliche Aufgaben gewährt werden. Deshalb sollte sorgfältig darauf geachtet werden, dass beide Pauschalen klar differenzierte Tätigkeiten betreffen.
Ein Beispiel: Julia ist in einem Fußballverein sowohl als Trainerin der Juniorenmannschaft als auch als Vorstandsmitglied tätig. Für ihre Traineraufgaben erhält sie die Übungsleiterpauschale und für ihre administrativen Aufgaben im Vorstand die Ehrenamtspauschale. Beide Tätigkeiten sind klar voneinander getrennt – entsprechend können beide Pauschalen problemlos gezahlt werden.
Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung
Die Beauftragung von Übungsleiterinnen und Übungsleitern kann im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses erfolgen, wenn zum Beispiel der Freibetrag nicht mehr zur Verfügung steht. Aber auch im Arbeitsverhältnis besteht die Möglichkeit, den Übungsleiter-Freibetrag mit dem Arbeitsentgelt zu kombinieren, zum Beispiel im Rahmen eines Minijobs mit aktuell 556 Euro im Monat zzgl. 250 Euro im Rahmen des Übungsleiterfreibetrags.
Das Vertragsverhältnis ist meldepflichtig in der Sozialversicherung – zum Beispiel bei der Minijobzentrale. Auf die Vergütung sind Steuern und Sozialabgaben abzuführen. Ausgenommen hiervon sind Zahlungen im Rahmen des Freibetrags. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind über den Minijob rentenversicherungspflichtig, können sich hiervon aber befreien lassen. Die Übungsleitungen sind im Rahmen des Sportversicherungsvertrags und in der gesetzlichen Unfallversicherung als Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmer versichert. Das Arbeitsrecht ist anwendbar. Zahlungen müssen als steuer-/sozialversicherungspflichtige und steuerfreie Zahlungen im Lohnkonto erfasst werden.
Selbstständige Tätigkeit vs Scheinselbstständigkeit
Selbstständige Mitarbeitende sind nach Ort, Zeit und Inhalt der Tätigkeit nicht weisungsgebunden. Sie arbeiten ohne persönliche Abhängigkeit und sind nicht in die Arbeitsorganisation des Vereins eingegliedert. Unter diesen Voraussetzungen kommt eine Beauftragung im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit in Frage. Die Übungsleitung oder Lehrkraft stellt die erbrachten Leistungen in Rechnung und muss ihre Einnahmen im Rahmen der Steuererklärung deklarieren. Für den Verein bestehen keine Meldepflichten. Die Zahlungen sind nicht steuer- bzw. sozialversicherungspflichtig.
Wichtig zu wissen: Auch der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer steht der Übungsleiterfreibetrag bis zu 3.000 Euro zur Verfügung, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Grundsätzlich können selbstständige Lehrkräfte rentenversicherungspflichtig sein. Solange die Einnahmen geringfügig sind, besteht jedoch keine Beitragspflicht für selbstständige Lehrerinnen und Lehrer bzw. Erzieherinnen und Erzieher. Die Einnahmen sind als geringfügig anzusehen, wenn sie regelmäßig monatlich 806 Euro nicht übersteigen. Dieser Betrag setzt sich zusammen aus der aktuellen Minijobgrenze von 556 Euro und einem Zwölftel des Übungsleiterfreibetrages von 250 Euro. Die selbstständigen Lehrkräfte müssen keine Umsatzsteuer abführen, da sie Kleinunternehmer sind, solange die unternehmerischen Umsätze im Vorjahr 25.000 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigen. Sie sind in den Sportversicherungsvertrag einbezogen, allerdings nicht in die gesetzliche Unfallversicherung. Hierin besteht ein Unterschied zu den beiden anderen genannten Statusformen. Das Arbeitsrecht ist auf das Vertragsverhältnis ebenfalls nicht anwendbar.
Aktuelle Entwicklung: Herrenberg-Urteil
Das sogenannte „Herrenberg-Urteil“ oder auch „Musikschullehrer-Urteil“ des Bundessozialgerichts aus dem Jahr 2022 verunsichert Vereine, Bildungsanbieter und Honorarkräfte. Der Deutsche Bundestag hat am 30. Januar 2025 einen Aufschub bis Ende 2026 beschlossen, soweit besondere Voraussetzungen vorliegen.
Rechtsanwalt Elmar Lumer, Spezialist für Vereins- und Vereinssteuerrecht, erklärt im Interview, worum es geht.
Was ist das Herrenberg-Urteil?
Das Bundessozialgericht hat sich mit den Arbeitsbedingungen für Honorarlehrkräfte an Musikschulen, im speziellen Fall in der Stadt Herrenberg beschäftigt. Die Deutsche Rentenversicherung hatte dort festgestellt, dass die Arbeitsbedingungen eines Musiklehrers den Kriterien einer abhängigen Beschäftigung entsprachen. Zum Problem werden hier die höheren Kosten für die Auftraggeber und die drohende Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen.
Was hat der Bundestag beschlossen?
Der Bundestag hat eine Übergangsregelung bis Ende 2026 für die selbstständige Tätigkeit von Lehrkräften im Rahmen von Honorarverträgen beschlossen, wenn gewisse Voraussetzungen vorliegen. Eine durch die Rentenversicherung festgestellte Versicherungs- und Beitragspflicht für selbstständig tätige Lehrkräfte greift bei Vorliegen gewisser Voraussetzungen erst ab dem 1. Januar 2027.
Sinngemäß heißt es im Gesetzesbeschluss: „Stellt ein Versicherungsträger fest, dass bei einer Lehrtätigkeit eine Beschäftigung vorliegt, so tritt Versicherungspflicht aufgrund dieser Beschäftigung erst ab dem 1. Januar 2027 ein, wenn die Vertragsparteien bei Vertragsschluss übereinstimmend von einer selbstständigen Tätigkeit ausgegangen sind und die Person, die die Lehrtätigkeit ausübt, zustimmt. Sofern keine solche Feststellung vorliegt und die Vertragsparteien bei Vertragsschluss übereinstimmend von einer selbstständigen Tätigkeit ausgegangen sind und die Person, die die Lehrtätigkeit ausübt, gegenüber dem Vertragspartner zustimmt, tritt bis zum 31. Dezember 2026 keine Versicherungs- und Beitragspflicht aufgrund einer Beschäftigung ein.“
Was müssen Vereine schon jetzt, aber spätestens ab 2027 beachten?
Sie müssen die Kriterien kennen, nach denen man eine selbstständige Arbeit von einer scheinselbstständigen unterscheidet und ihre Übungskräfte und Lehrkräfte richtig beurteilen.
Unter welchen Voraussetzungen sind Lehrer und Dozenten in Vereinen als Arbeitnehmer einzuordnen?
„Lehrer, Dozenten, Lehrbeauftragte an Universitäten, Hoch- und Fachhochschulen, Fachschulen, Volkshochschulen, Musikschulen sowie an sonstigen – auch privaten – Bildungseinrichtungen oder Vereinen gelten in den Schulbetrieb als eingegliedert und stehen in einem Beschäftigungsverhältnis zu diesen Schulungseinrichtungen, wenn die Arbeitsleistung insbesondere unter folgenden Umständen erbracht wird:
- Pflicht zur persönlichen Arbeitsleistung
- Festlegung bestimmter Unterrichtszeiten und Unterrichtsräume (einzelvertraglich oder durch Stundenpläne) durch die Schule/Bildungseinrichtung
- Kein Einfluss auf die zeitliche Gestaltung der Lehrtätigkeit
- Meldepflicht für Unterrichtsausfall aufgrund eigener Erkrankung oder sonstiger Verhinderung
- Ausfallhonorar für unverschuldeten Unterrichtsausfall
- Verpflichtung zur Vorbereitung und Durchführung gesonderter Schülerveranstaltungen
- Verpflichtung zur Teilnahme an Lehrer- und Fachbereichskonferenzen oder ähnlichen Dienst- oder Fachveranstaltungen der Schuleinrichtung (dem steht eine hierfür vereinbarte gesonderte Vergütung als eine an der Arbeitszeit orientierter Vergütung nicht entgegen)
Selbstgestalteter Unterricht auf der Grundlage von Lehrplänen als Rahmenvorgaben geht nicht mit typischen unternehmerischen Freiheiten einher. Die zwar insoweit bestehende inhaltliche Weisungsfreiheit kennzeichnet die Tätigkeit insgesamt nicht als eine in unternehmerischer Freiheit ausgeübte Tätigkeit, insbesondere
- wenn keine eigene betriebliche Organisation besteht und eingesetzt wird,
- kein Unternehmerrisiko besteht oder
- keine unternehmerischen Chancen bestehen, weil zum Beispiel die gesamte Organisation des Schulbetriebs in den Händen der Schuleinrichtung liegt und keine eigenen Schüler akquiriert und auf eigene Rechnung unterrichtet werden können, sowie die geschuldete Lehrtätigkeit nicht durch Dritte erbracht werden kann.“
Zitiert aus dem Besprechungsprotokoll: Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs am 04.05.2023.
Was gilt für die Vergütung des Vereinsvorstands?
Vorstandsmitglieder arbeiten in der Regel unentgeltlich, also ohne Vergütung. So sieht es auch das Gesetz in § 27 BGB vor. Erhält ein Vorstandsmitglied für seine Tätigkeit dennoch eine Vergütung, muss dies in der Vereinssatzung festgelegt sein. Das gilt auch für eine pauschale Aufwandsentschädigung. Dann können Vorstandsmitglieder auch die Ehrenamtspauschale von bis zu 840 Euro pro Jahr steuerfrei erhalten oder auch im Rahmen eines sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses vergütet werden.
Vom steuerlichen Standpunkt aus gesehen, kann eine zu hohe Vergütung dazu führen, dass der Verein seine Gemeinnützigkeit verliert. Die finanziellen Mittel sollen nämlich vorrangig für gemeinnützige Zwecke eingesetzt werden. Deshalb muss die Vergütung eines Vorstandsmitglieds immer in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten stehen, die das Amt mit sich bringt. Was als "angemessen" gilt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe des Vereins oder dessen Budget.
Aufwendungsersatz im Verein
Der Aufwendungsersatz bezeichnet die Erstattung von Kosten, die einem Vereinsmitglied im Zuge seiner Tätigkeit für den Verein entstanden sind. Ein Aufwendungsersatz ist keine Vergütung für die erbrachte Leistung, sondern dient dazu, entstandene Kosten auszugleichen. Die Zahlungen müssen genau dokumentiert und nachgewiesen werden. Sie sind grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei, da es sich um eine Erstattung handelt.
Beispielhafte Kosten für einen Aufwendungsersatz:
Weitere Kosten für Aufwendungsersatz können beispielsweise durch Telefon, Internet, Porto oder Reisen anfallen.
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