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Auf den Punkt

 
  • Als Nebenkosten werden alle Kosten bezeichnet, die durch die Nutzung der Mietsache zusätzlich zur reinen Miete entstehen, wie beispielsweise für Heizung und Wasser.
  • Erst recht während der Energiekrise sollten Sie Ihre Nebenkostenabrechnung genaustens prüfen.
  • Ihr Vermieter ist dazu verpflichtet, Ihnen die Nebenkostenabrechnung spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zuzustellen.
  • Die sogenannten „umlagefähigen Nebenkosten“ können von Ihrem Vermieter an Sie weitergegeben werden.
  • Als Mieter können Sie 20 Prozent der Lohnkosten für haushaltsnahe Leistungen und Aufwendungen für Handwerker bis zum jeweils geltenden Höchstbetrag steuerlich absetzen.

Was sind Nebenkosten und was ist in ihnen enthalten?

Als Nebenkosten werden alle Kosten bezeichnet, die einem Vermieter durch die Nutzung eines Mietobjekts entstehen. Dazu zählen unter anderem Kosten für Reparaturen, Steuern, Versicherungen, den Hausmeister und die Heizungswartung. Qua Gesetz dürfen Vermieter einen Teil dieser Kosten, auch umlagefähige Nebenkosten oder Betriebskosten genannt, auf die Mieter umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist.

Dazu heißt es in § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) zu den Vereinbarungen über Betriebskosten: „Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“

 

Umlagefähige Nebenkosten vs. nicht umlagefähige Nebenkosten

Unter die Nebenkosten, die auf Mieter umgelegt werden können, fallen gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) unter anderem:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung und Entwässerung
  • Heizkosten und Warmwasser
  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Gebäudereinigung, Gartenpflege und Schornsteinreinigung
  • Beleuchtung und Aufzüge
  • Hausmeister

Zu den Kosten, die nicht umlagefähig sind und in jedem Fall vom Vermieter beglichen werden müssen, zählen alle Posten, die dem Unterhalt eines Hauses oder der Einrichtung einer Mietwohnung dienen. Dazu gehören gemäß § 1 der BetrKV:

  • Verwaltungskosten, also „die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung“.
  • Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also „die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen“.

Gut zu wissen: Vermieter dürfen die Kosten für eine Notfallbereitschaft des Hausmeisters nicht ihren Mietern aufbrummen. Dies ergab ein entsprechendes Urteil des BGH (Az.: VIII ZR 144/19).

 

Wie hoch darf der Vermieter die Nebenkosten erhöhen?

Grundsätzlich dürfen Vermieter Ihre Nebenkosten erhöhen. Jedoch nicht um eine beliebige Summe. Vielmehr dient als Grundlage dafür die Nebenkostenabrechnung des vergangenen Jahres. Heißt: Haben Ihre Vorauszahlungen im letzten Jahr nicht ausgereicht und es kam mit der aktuellen Nebenkostenabrechnung zu einer Nachzahlung, darf Ihr Vermieter künftig höhere Abschläge verlangen. Auf ein ganzes Jahr betrachtet darf die Erhöhung der Nebenkosten durch den Vermieter allerdings nur um den Betrag der letzten Nachzahlung erhöht werden. Da Betriebskosten mit der monatlichen Miete vorausgezahlt werden, ergibt sich eine Erhöhung der monatlichen Vorauszahlung in Höhe von 1/12 des gesamten Nachzahlungsbetrags.

Eine Beispielrechnung: Sie zahlen 120 Euro Betriebskosten monatlich im Voraus. Bei Ihrer letzten Abrechnung mussten Sie 300 Euro nachzahlen. Zum nächsten Abrechnungszeitraum darf Ihr Vermieter die Nebenkosten um 25 Euro (300 Euro : 12 Monate = 25 Euro) erhöhen. Die neue monatliche Betriebskostenvorauszahlung beträgt nun 145 Euro.

 

Ihr Recht auf einen korrekten Verteilerschlüssel der Nebenkosten

Mieter haben Anspruch auf eine Abrechnung ihrer Heizkosten nach dem korrekten Verteilungsschlüssel. Sie können nicht darauf verwiesen werden, eine falsche Abrechnung abzuwarten und diese dann zu kürzen. Das stellt der Bundesgerichtshof in einem am 07.02.2019 veröffentlichten Urteil vom 16.01.2019 klar (Az.: VIII ZR 113/17).

Vorauszahlung vom Vermieter zu niedrig bemessen, was tun?

Grundlegend ist es verboten, unangemessen hohe Vorauszahlungen festzulegen. Liegen jedoch keine besonderen Umstände vor, begeht der Vermieter keine Pflichtverletzung beim Vertragsschluss, wenn er mit dem Mieter zu niedrige Vorauszahlungen für Nebenkosten vereinbart. So hat der BGH entschieden (Az.: VIII ZR 195/03). Besondere Umstände können entstehen, wenn der Vermieter Ihnen bei Vertragsschluss die Angemessenheit der Nebenkosten ausdrücklich zusichert oder Sie über den Umfang der tatsächlichen Mietbelastung täuschen und so zum Abschluss des Mietvertrages führen wollte. Nachweisen müssen Sie dies allerdings selbst.

 

Mietvertrag auf richtige Nebenkostenregelung prüfen

Wir empfehlen allen, ihre Mietverträge im Hinblick auf die Nebenkostenregelung genau zu prüfen. Insbesondere in älteren Verträgen sind häufig Nebenkostenpauschalen oder Inklusivmieten vereinbart. Damit sind alle zusätzlichen Betriebskosten abgegolten. Vorsicht heißt es auch bei schwammigen Formulierungen wie „plus die üblichen Betriebskosten“, denn was ist schon üblich?

Idealerweise enthält der Mietvertrag den Hinweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV), in dem alle Betriebskosten genau aufgelistet sind. Aufwendungen, die über die dort enthaltenen Punkte hinausgehen – wie z. B. Aufwendungen für die Reinigung der Dachrinne oder die Wartung des Blitzableiters – müssen explizit im Vertrag erwähnt werden, sonst sind Sie nicht verpflichtet, dafür zu zahlen.

 

Formale Vorgaben einer Nebenkostenabrechnung

Vermieter haben sich bei der Nebenkostenabrechnung an einige formale Vorgaben zu halten. Formfehler können sogar dazu führen, dass der Vermieter am Ende auf den Kosten sitzen bleibt. Grundsätzlich muss die Abrechnung für jeden verständlich sein – und zwar ohne, dass man ein BWL-Studium absolviert hat. Dabei gilt: Je detaillierter die Abrechnung, desto besser ist sie. Folgende Angaben müssen in jedem Fall enthalten sein:

  • Abrechnungszeitraum
  • Zeitpunkt der Erstellung
  • Angaben zur abgerechneten Wohnung
  • Kenntlichmachung des Ausstellers (Vermieter oder Verwaltung)
  • Auflistung der Gesamtkosten
  • Erläuterung des Umlageschlüssels
  • Berechnung des Anteils des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen
 

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Nebenkostenabrechnung bis wann? Das sind die Fristen

Zahlen Sie Ihre Nebenkosten zusammen mit der Miete, also in Form einer sogenannten Nebenkostenvorauszahlung, dann ist Ihr Vermieter nach § 556 des BGB dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Diese sollte Ihnen spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden, denn sonst sind Nachforderungen ausgeschlossen. Konkret heißt das: Hat der Vermieter zum Beispiel bis zum Ende des Jahres 2022 keine Abrechnung von 2021 geschickt, kann er in der Regel nichts mehr nachfordern. Er kann in diesem Fall auch nicht behaupten, er habe die Abrechnung 2021 mit der von 2022 zusammenfassen wollen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass die Verzögerung nicht auf ihn zurückzuführen ist, etwa dann, wenn das Finanzamt den Grundsteuerbescheid zu spät geschickt hat.

Haben Sie die Abrechnung erhalten, dann haben Sie qua Gesetz bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Erhalt der Abrechnung Zeit, diese zu prüfen. Der Abrechnungszeitraum muss immer zwölf Monate betragen. Dabei ist egal, in welchem Monat die Abrechnung startet. Das bedeutet auch, dass Sie nur anteilige Kosten zahlen, wenn Sie eine Wohnung mitten im Abrechnungszeitraum beziehen.

Eine gute Nachricht für Mieter: Wer in Unkenntnis der Rechtslage eine verspätet eingegangene Nebenkostenabrechnung bezahlt hat, kann die Zahlung auch später noch zurückverlangen. Ergibt sich andererseits bei der Abrechnung durch geleistete Vorauszahlungen ein Guthaben für Sie, können Sie auch nach der Zwölf-Monats-Frist Ihre Nachzahlungen vom Vermieter fordern. Erstellt der Vermieter gar keine Abrechnung, können Sie die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten.

 

Explodierende Energiepreise: So können Sie hohen Betriebskosten vorbeugen

Aufgrund der Energiekrise 2022 fürchten sich viele Mieter vor hohen Betriebskosten-Nachzahlungen aufgrund der gestiegenen Energiepreise. Es gibt einige Maßnahmen, mit denen Sie Ihren Energieverbrauch reduzieren und somit die Kosten in Schach halten können.

  • Energieeffizienz verbessern: Heizen wird teurer, das heißt aber nicht, dass man gänzlich darauf verzichten muss, denn übermäßiges Frieren und die Gefahr von Schimmel in der Wohnung sind keine langfristigen Alternativen. Damit Sie die von der Heizung abgegebene Wärme richtig halten, legen Sie am besten selbst Hand an. Dämmstoffplatten hinter den Heizkörpern verhindern, dass Energie durch die Wand verloren geht. Zieht es durch Fenster und Türen, können Sie mit speziellen Dichtungsbändern oder Decken abdichten. Das ist jedoch keine dauerhafte Lösung. Im Falle von undichten Fenstern sind in der Regel Vermieter für die Instandsetzung verpflichtet. Hier gibt es weitere Tipps, wie Sie effektiv Strom sparen.
  • Verbrauch kontrollieren: Heizungen müssen nicht 24/7 laufen, schon gar nicht auf Stufe vier oder fünf. Über Nacht oder in Zeiträumen, in denen niemand zu Hause ist, kann die Heizung ruhig auf Stufe eins bis zwei bleiben. Viele elektrische Thermostate lassen sich so programmieren, dass Räume nur dann warm sind, wenn sich wirklich jemand darin aufhält. Diese automatischen Heizregler können auch von Laien in wenigen Handgriffen an sämtlichen Heizkörpern nachträglich installiert werden. So wird die ideale Zimmertemperatur gehalten und Sie sparen effizient Heizkosten.
  • Rückstellungen bilden: Um im kommenden Jahr nicht von einer hohen Nachzahlung überrascht zu werden, ist Vorsicht besser als Nachsicht. Es empfiehlt sich daher bereits jetzt Rückstellungen zu bilden. Wie hoch diese sein sollten, kann nicht pauschal gesagt werden, schließlich sind die Heiz- und Nebenkosten abhängig von der Größe der Wohnung und der Anzahl der darin lebenden Personen. Als ungefähren Richtwert können Sie auf die Nebenkostenabrechnung des vergangenen Jahres ca. 40 Prozent für Heizöl bzw. 60 Prozent aufgrund der Gaspreiserhöhung draufschlagen. Haben Sie beispielsweise im letzten Jahr 500 Euro für Gas bezahlt, kann der Preis im nächsten Jahr durchaus auf 800 Euro steigen.
 

Kann ich die Nebenkosten steuerlich absetzen?

Ja, insbesondere Kosten für die Reinigung und Wartung können steuerlich abgesetzt werden. Instandsetzungs-, Reparatur- und Materialkosten werden derweil nicht berücksichtigt. Insgesamt können Sie 20 Prozent der Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen absetzen. Und das sogar, wenn Ihr Vermieter die Arbeiten beauftragt hat. Der Lohnkostenanteil wird direkt von Ihrer Steuerschuld abgezogen.

Die Höchstgrenze der absetzbaren Handwerkerleistungen liegt bei 6.000 Euro. 20 Prozent davon entsprechen einer Steuerminderung von 1.200 Euro. Die Obergrenze bei den haushaltsnahen Dienstleistungen wiederum liegt bei 20.000 Euro. 4000 Euro können also maximal von der Steuer abgesetzt werden. Diese Beträge werden durch die Nebenkosten allein aber selten erreicht. Sie können sie anfüllen mit den Lohnkosten beispielsweise des Malermeisters, den Sie selbst beauftragt haben, oder mit den Kosten für Ihre eigene Reinigungskraft.

Übrigens: Gehen die hier spezifizierten Aufwendungen aus Ihrer Nebenkostenabrechnung nicht hervor, dann muss Ihr Vermieter Ihnen eine Bescheinigung über die Kosten, die Sie steuerlich absetzen können, ausstellen.

 

Wo werden die Nebenkosten in der Steuererklärung eingetragen?

Ihre Nebenkosten können Sie ab Zeile 71 im Mantelbogen Ihrer Steuererklärung (ESt 1 A) eintragen. Dort können Steuerermäßigungen für Kosten beantragt werden, die durch Haushaltshilfen, Handwerkerleistungen und weitere Dienstleistungen rund um Ihren Haushalt entstanden sind. Darunter fallen auch haushaltsnahe Beschäftigungen, wie etwa von einem Hausmeister oder einem Gärtner verrichtete Arbeiten. Können Sie die entsprechenden Zeilen in Ihrem Steuerprogramm nicht finden, dann suchen Sie nach dem Feld „Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, Dienstleistungen und Handwerkerleistungen“.

Nebenkostenabrechnung prüfen: Wie gehe ich vor?

Egal ob Sie einen Formfehler entdeckt haben oder vermuten, dass Ihre Betriebskosten zu hoch ausgefallen sind: Sie sollten Ihre Nebenkostenabrechnung in jedem Fall prüfen. Kontrollieren Sie dafür zunächst, ob Ihr Vermieter eine dem § 259 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) entsprechende Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben gemacht hat. Zu den notwendigen Angaben zählen die Auflistung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, der berechnete Anteil des Mieters und die Angabe über erfolgte Betriebskostenvorauszahlungen. Zudem sollten Sie auch ein Auge darauf haben, ob Ihr Vermieter den richtigen Abrechnungszeitraum festgelegt hat. Dieser muss nämlich in jedem Fall zwölf Monate betragen. Bei einer Abweichung von diesem Zeitraum ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam.

Hat sich Ihr Vermieter an die Mindestangaben und andere Formalitäten gehalten, dann sollten Sie des Weiteren kontrollieren, ob die Berechnung Ihrer Vorauszahlungen richtig ist. Bei einem ungewohnt hohen Preisanstieg zum Vorjahr könnte ein Fehler vorliegen. Ist dies nach Angaben Ihres Vermieters nicht der Fall und haben Sie trotzdem eine begründete Vermutung, dass die Betriebskosten zu hoch angesetzt sind, dann sollten Sie die Nebenkosten persönlich prüfen. Dazu haben Sie das Recht auf Akteneinsicht. Vermieter sind beim Stellen ihrer Forderungen dazu verpflichtet, Ihnen auf Wunsch Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu gewähren. Dazu gehören nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs (Az.: VIII ZR 118/19) nicht nur Rechnungen, sondern auch Zahlungsbelege. Denn nur so können Sie die Rechnungen prüfen.

Bitten Sie Ihren Vermieter falls nötig also um einen Termin, denn laut einem Urteil des Bundesgerichtshofs haben Sie grundsätzlich keinen Anspruch auf eine Zusendung von Fotokopien der Rechnungsbelege, insofern Ihr Vermieter nicht weit entfernt wohnt. Verweigert Ihnen Ihr Vermieter die Akteneinsicht, dann haben Sie für die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen ein Zurückbehaltungsrecht.

 

Was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung falsch ist?

Haben Sie in Ihrer Nebenkostenabrechnung einen Fehler ausfindig gemacht, dann können Sie innerhalb von zwölf Monaten nach Eingang der Abrechnung Widerspruch einlegen. Für den Widerspruch selbst gibt es zwar keine Formvorgaben, es ist jedoch empfehlenswert, ihn in schriftlicher Form einzureichen und sicherzugehen, dass er seinen Empfänger erreicht. Dies können Sie entweder sicherstellen, indem Sie das Widerspruchsschreiben in Anwesenheit von Zeugen persönlich an Ihren Vermieter übergeben oder es in seinen Hausbriefkasten einwerfen. Noch sicherer ist es, einen unabhängigen Boten mit der Zustellung des Schreibens zu beauftragen. Im Streitfall kann dieser dann als Zeuge den Einwurf des Schreibens bestätigen.

Da die Nebenkostenabrechnung für viele Mieter nur schwer durchschaubar ist und – genauso wie die Rechtsprechung hinsichtlich der Betriebskosten – auf den ersten Blick kompliziert wirken kann, ist es mitunter sinnvoll, den Rat eines Anwalts einzuholen. Insbesondere dann, wenn Sie mit Ihrem Vermieter wegen der Abrechnung keine Einigkeit erzielen können und sich womöglich auf dem Weg in eine offene juristische Auseinandersetzung befinden, ist eine gute Rechtsberatung lohnenswert.

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